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复眼—企业管理信息系统



复眼——企业管理信息系统

《复眼——企业管理信息系统》管理信息系统概述
信息是一种资源。

一、管理信息系统与用户


□信息是一种资源 在过去的三十年中,各行各业往往都有不少管理人员和行政首脑孤立地
看待数据处理和计算机。造成这种看法的原因是,数据处理(DP)和信息服 务(IS)人员不愿使用容易被用户(即“使用”计算机的人员)理解的语言 同用户进行交流。管理人员对这种交流缺乏兴趣和无能为力,导致延缓了计 算机系统的开发,从而在许多其它方面助长了闭关自守和冗余劳动的现象。 在用户同信息服务人员的交流方面,没有一个单位指望能做到尽善尽 美,但是,确有某些单位已经取得了比较好的成功经验。用户同信息服务人 员配合默契的一些单位认为:这种成功的原因在于,用户已经掌握了计算机 和信息资源管理方面的基本知识。可见,用户管理人员掌握这方面的知识是 非常必要的。诚然,信息服务专业人员是具备这方面知识的,但是要使用户
管理人员获得这些知识,就必须通过正规的学习、阅读和实践。 妥善处理用户同信息服务人员之间的关系,可以加强双方的互相配合。
为了建立和维护一个高质量的信息系统,各方都必须尊重对方的意愿。系统 质量的优劣是直接与用户同信息服务人员之间互相配合的好坏成正比的。
凡是那些不愿意掌握有关计算机和信息资源管理方面基本知识的用户管
理人员和行政首脑,必将成为落伍者,特别是在当前这种鼓励用户直接参与 信息系统开发过程的发展趋势下。过去,用户管理人员在很大程度上是依靠 信息服务人员来推荐、开发和实现所需要的信息系统的。鉴于信息服务需要 不断的发展变化,现在把鉴别和提高系统的责任留给了用户——这也是理所 应当的。用户更多地参与信息系统的开发,这种趋势早在七十年代中期就开 始了,而且,自那时以后不断地发展,现在已进入了信息服务人员同用户合 作的时代。因为只有用户更了解他们自己想从信息系统中得到什么。
用户参与信息资源管理(IRM)的典型事例表现在分布式数据处理(DDP)
方面。在这方面,用户不仅要参加系统的开发,而且还要负责管理系统运行 所需要的硬件设备和人员。
直到最近几年,人们才认识到:信息是一种资源,必须把这种有价值的
资源加以利用,不使其白白浪费掉。在竞争激烈的环境里,管理人员和行政 首脑必须有效地利用信息,不然就难以立足于不败之地。过去,管理人员仅 仅把计算机看成是省钱的工具;而现在,计算机被看成是创造利润的工具。 每个公司都有大量的、尚未发掘的、可利用计算机和信息资源的潜力。发掘 这种潜力所需要具有的计算机和信息处理的知识水平,是大多数管理人员和 行政首脑力所能及的。
  下面给出的是这种抵制非自主开发的产品之倾向是怎样影响到系统成功 的上千个例子之一。一个规模很大的大学的校长突然决定买一个价值 8 万美 元的成套的学生信息系统。而该大学的系统人员和程序设计人员一直渴望着 有机会被批准自己内部来开发这样一个系统。而现在,在未征求他们意见的 情况下,就通知了这一决定。在大约过了三年,并且花了 30 万美元之后,这 个项目流产了。后来一个顾问把这次失败归结为抵制非自主开发产品的倾 向。这类情况经常反复出现。
  我们所以提到这种倾向,是为了强调在决策过程中整体考虑的重要性。 尽管分析员和程序员是由信息服务经理负责的,但是用户管理人员也应该清
  
楚地知道他们做出的有关成套软件的决定会影响到分析员和程序员的态度, 甚至会影响到他们业务上的发展。考虑到这一原因,用户管理人员应该特别 注意征求分析员和程序员以及信息服务管理人员的意见。当所做的决定得到 这些人的支持后,实现起来就容易得多了。
□对用户的忠告
  (1)“没有一个成套的软件系统是万能的”。一个库存控制系统在 ABC 公司可以工作并受到人们的欢迎,并不意味着该软件包在 XYZ 公司会得出同 样的结果。对每一个软件包应该谨慎地进行评价并且极其小心地付诸实现。 一个成套的软件系统可能是有好处的,但不能指望它解决所有的问题。
  (2)“不要当第一个买主”。这是很遗憾的事,因为许多软件商号对买 主只承诺就他们的软件进行例行的现场测试。也就是说,在这些软件包实现 之后很少考虑进行全面地测试和调试。
  (3)“在一个软件包正式投放市场之前,不要与卖主签订购买合同”。 即便某个公司已经成功地使用了这一软件也不能这样做。因为在某些情况 下,有的软件商试图推销一些不成熟的系统(比如,资料短缺、软件不完全 等)。
  (4)在没有深入查看有关资料并且观看该系统的一次完整的表演之前, “不要假设软件包只需要少量的修改”。将要受此推荐的成套系统影响的所 有业务方面的管理人员都应当仔细地检查该系统的每一方面,并且提请信息 服务管理部门注意系统需要修改的那些方面。
(5)“在完成或大部分完成用户验收之前,不要往下进行”。成套的软
件包必然要求某些用户在有些方面作出妥协。而在签合同之前,尚未认可系 统的用户将不愿意作出必要的妥协。这一点很可能最终推迟了系统的实现, 有时甚至会引起项目失败。
(6)“采购价格可能只表示安装成套系统全部成本的 25%”。通常都
把修改部分的开销估计得太小,而且在经济分析中不加考虑,然而,这种修 改可能而且事实上也是昂贵的,几乎在所有情况下,修改部分的开销都是系 统实现的一个要成本。
(7)“专利软件的转换和实现阶段并不容易”。实现一个系统(无论是
内部开发的还是购买的)是一个困难的任务,而管理人员应该预料到这些类 似的问题。

二、用户和信息服务部门的作用和责任


  一个信息系统的质量和一个公司未来的利益,在相当大的程度上依赖于 是否清楚地规定了用户和信息服务部门的作用及责任。
  下面的作用和责任对于多数单位是适合的,然而为了适合自己的情况还 应该作少量的修改。
□用户的作用和责任
1.信息系统政策委员会(ISPC) 信息服务高级协调委员会,通常由用户的高级领导人组成。因此,该委
员会的责任就是用户的责任。ISPC 批准对信息服务的一些重大要求,建立优 先级体系,解决各部门之间的差别以及建立公司一级的信息服务对策。
2.接受改革 计算机化,就其本质而言,就意味着改革。而人本质上是不愿接受改革
的。某业务领域的整个部门拒绝实现一个信息系统的情况并非少见。即便向 该部门的人员保证并且他们也相信最终产品将提高他们工作的生产率并使个 人满意的情况下,也仍然如此。用户管理人员有责任创造适当的环境以接受 不可避免的改革——在该公司实现一个计算机信息系统。表演或许是鼓励接 受改革的最好的途径之一。表演一个成功的信息系统(不管是公司内部的或 外部的)需要适当地花费一些时间。应该鼓励人们与那些在计算机化方面受 过“挫折”的人进行交流。
3.系统服务请求
编写服务请求并提交给信息服务部门是最终用户的责任。
4.对信息服务项目的支持 即便不是一个项目组的成员,用户管理人员还是应该参与项目的活动,
因为项目组的最后产品最终将对部门的方法、工作和成功产生重大影响。应
该要求用户管理人员在每一个重要的阶段完成后“签字认可”。有些用户管 理人员存在一种天真的想法,他们认为项目的正常进展是理所当然的,而系 统将会完全按照所希望那样被完成。签字认可的手续是用户的责任,而且对 于项目的成功是至关重要的。
这种签字不仅表示对基本系统设计的满意和赞同,而且也表示对详细的
功能说明书的认可。用户经理和他们的职员应该会见有关的项目组成员,就 他们理解和赞同所建议的系统的每一方面进行核实。在第 II 阶段结束时还不 能过分强调签字认可的重要性,因为那时系统功能说明书还是“被冻结的”。 在第 II 阶段所做的修改比之系统实现后做同样修改所需要的人力要少得 多。例如,在第 II 阶段中对某文件设计的修改可能只需要一个人不到一天就 能完成,而在系统实现后,做同样的修改可能要求几个人做几个月。用户应 该尽早找出缺陷,而且在彻底了解系统之前,在使用部门满意之前,不要签 字认可。
5.教育 用户管理人员和用户人员负责对信息服务人员提供业务方面的培训(例
如,库存方式、记帐原则等等)。根据项目组的大小,这种培训可以以个人 形式或以小组会晤形式进行。如果用户管理人员能够推荐一些可利用的信息 来源(如书、杂志、正规的课程等)对培训也是有帮助的。
用户也可能需要某些与培训有关的计算机和信息系统的知识。信息服务

部门将负责这种培训。用户只是参加培训。这种培训的内容包括像如何使用 计算机硬件,基于计算机系统的工作原理以及涉及不深的一般计算机知识的 培训等课题。
6.数据的录入 根据传统信息服务职能分布的范围,用户团体可能参与了信息服务的几
乎所有方面(包括从数据录入到程序设计)。至少,用户部门要负责系统的 输入。在联机系统中,数据输入还包括把来自视频显示设备的原始数据转换 为机器可读的形式。在成批处理系统中,用户负责完成准确和合法的原始资 料。然后将这些原始资料分批并发送到信息服务的数据录入部门。这种成批 转录处理的一个严重问题是原始资料中许多字符是“非法”的,这就会引起 经常给用户部门打电话或找上门或者在数据库中存进了坏的或者错误的数 据。用户管理人员应该认识到字符的合法性与准确性同等重要。应该鼓励文 书人员认识到准确和整洁二者的重要性。
7.为所提供的信息服务交费 根据各公司政策的不同,用户部门可能对信息服务部门提供的服务支付
全部或部分费用或者不付费,已经采用了一个典型收费系统的那些公司将对 内部咨询、分析员和程序设计服务、使用硬件联机、使用存贮器以及材料, 对用户记帐收费。
8.定期评价信息系统
  一个信息系统(其所有权)由用户部门所拥有,而不是由信息服务部门 所拥有。因此,定期地对他们的信息系统进行正规的评论是用户管理人员的 责任。这些评论,对于改进系统会起到一种积极的作用。
□信息服务部门的作用和责任
1.保持技术上的先进性 由于现代的技术每天都在变化,公司不能忽视降低成本和提高性能的机
会。为了利用现有的技术,信息服务人员必须齐心协力来保持技术上的先进
性。信息服务部门和用户管理部门应该注意到那些有可能提高生产率和效率 的技术发明。
2.起促进作用
  在发现新的信息系统和提高现有的信息系统方面,信息服务人员应该起 促进作用。任何改善数据处理或管理决策过程的机会都应该引起有关业务领 域管理人员的注意。
3.提供建议来源
  信息服务人员是向用户团体提供建议和咨询的源泉。信息服务部门应该 提供一个机构(例如,用户联络部门),以便用户能够通过该机构要求有关 计算机和信息处理的建议。
4.在系统开发过程中帮助用户 系统开发过程按一半对一半的比例,由业务领域的专家与(信息系统方
面)技术专家相结合,共同开发一个以计算机为基础的信息系统。
  在 1980 年之前,在用户和信息服务人员中流行的看法是系统开发是信息 服务部门的责任。今天,信息系统为用户所拥有,因此,系统开发是用户的 责任。信息服务部门的责任是“帮助”用户实现他们的信息系统项目。
5.为信息系统提供运行能力 信息服务部门负责一个生产系统与硬件有关的部分。当然,这点并不适

合于分布数据处理环境。所谓与硬件有关的部分包括机房、控制、输出的发 送和数据录入(仅对成批处理环境)。
  有关数据库的责任,有时会产生混淆。公司数据库存储在由信息服务人 员控制和操作的大容量存储设备上。数据库管理员负责数据库的物理和逻辑 上的维护。然而,对数据库的任何改变是由用户输入来进行推动的,因此, 数据库的正确性由用户负责,而不是由数据库管理员负责。
6.维护信息系统的资料 对任何一个现有的信息系统,全套资料包括系统和程序设计资料、计算
机操作员的“运行命令”、数据库资料(可能支持一个或多个信息系统)以 及用户手册。对系统的任何改进必须反映在上述资料中,这些资料由信息服 务人员来分发和维护。
7.为公司整体化提供帮助 数据成为综合(组合)一个公司的工具。每一个公司、教育部门和政府
代理机构在数据和程序方面都存在冗余性。信息服务部门有责任提供技术上 的能力(硬件和专家)来消除这种现象。
8.向用户提供教育方案(大纲) 当今普遍的看法是,用户在计算机和信息处理方面的教育,对于一个单
位的成功有着重大的影响。用户经理和高级行政领导正在充分利用专业报告
会、面向用户的书籍以及内部讨论会。信息服务部门负责组织用户管理人员 的内部报告会。对于计算机和信息处理知识,存在着这样一种要求,即对用 户教育合理收费,即使在小公司山如此。
根据用户的不同要求,可以向大组、小组或个人正规地提供下述的教学
大纲。
  (1)用户管理人员报告会。这种报告会适合于在操作级、战术级以及战 略级的各级经理。
(2)用户分析员报告会。很多业务领域的管理人员雇用分析员与信息服
务人员联系,虽然这些分析员中有一些出色的信息服务基础知识,但多数不 是这样。
(3)信息系统的方向(目标)。这部分教学大纲的目的是提供一个具体
的以计算机为基础的信息系统的轮廓,这部分大纲主要是以用户手册的内容 为基础。
(4)一般信息服务方向(目标)。这部分大纲面向秘书、行政管理助手
和文书人员。其目的是说明信息服务组织和它在公司中的作用,同时鼓励受 以计算机为基础的信息系统直接影响的那些人参加进来。
  (5)专门职能报告会。在已经取得技术进步和新的能力时,使用户了解 这些能力的最好办法是举办专门职能报告会,这类报告会可以介绍以下有关 概念:分布数据处理,新设备,如何使用查询语言,字处理,过程控制,数 据库管理系统以及新的设计思想等等。
9.在可响应性和可靠性之间保持平衡 由于开发和维护一个信息系统可用的资源是有限的。因此,信息服务部
门必须在系统可响应性和可靠性之间保持平衡。例如,一个信息服务管理人 员不能把为某个项目的可响应性先前提供的资源转给另一个用户。信息服务 管理人员不能忽略保持已批准的项目按计划进行的责任。这几乎是信息服务 管理人员必须解决的一个日常冲突。

10.信息服务的战略规划 信息服务的战略规划,由高级信息服务的指导委员会来制定(如果该委
员会存在)。而信息服务人员作为执行人员来开发由指导委员会批准的这个 规划。
11.与厂商的谈判 根据公司的政策,应该把硬件和软件的厂商请到一个中心地点(至少在
开始时如此)。由于信息服务管理人员要例行地与各种厂商谈判,因此,信 息服务部门是最初与厂商谈判的一个合理的地点。这种做法最大限度地避免 了某些不负责的厂商向无经验的用户提交一大堆产品清单的情况。这种方法 的另一个理由是标准化。例如,采购独立的字处理计算机的情形是很普遍的, 但是如果一个公司每个部门所采购的字处理计算机与其他部门都不同,则将 抵消了硬件兼容性所带来的明显的利益。
12.字处理 指定信息部门来负责字处理系统的理由与指定他们负责与厂商谈判的理
由非常接近。为了作出字处理方法和字处理设备的一次性的决定,用户管理 人员将花费大量的时间,为了作出一项非正式的决定,他们必须去熟悉品种 繁多的字处理方法。信息服务部门主要负责技术支持和建议,而不必负责具 体的字处理应用。通常是将字处理硬件分发给用户。
13.获得硬件
  所获得的任何计算机硬件应该集中,指定信息服务部门负责这件事是唯 一的合理办法。这种集中措施的主要理由是维护硬件和保持软件的兼容性。
  
三、信息系统的类型


□信息系统的基本类型 信息系统可以是人工的或基于计算机的,独立的或综合的,成批处理的
或联机的。通常的信息系统是上述各种类型的组合。当然它不能既是独立的 又是综合的。
  (1)独立的系统是为了满足某个特定的应用领域(如,人事管理)而设 计的。独立系统有它自己的文件,这些文件必然带有一定的冗余性。
  (2)综合的信息系统通过它们使用的数据而被综合在一起。系统利用一 个资源共享的数据库来达到综合的目的。例如,工资系统要求能正常地从人 力资源系统和会计系统中找到数据。
  (3)以人工系统为基础已经开发出各种各样的计算机信息系统。到目前 为止,在进行人工“计算机化”时,仍然缺乏设计经验和(或)缺少信息服 务人员与用户之间的交流。也就是说,基于计算机的系统的工作流程直接借 鉴了人工系统的工作流程。通常这些系统是独立的,而且把计算机仅仅用作 为数据处理机。在设计这些系统时,很少考虑到最终要将它们综合的意图。
  (4)信息系统也能按成批处理,联机处理或二者组合来分类。在成批处 理系统中,将事务和数据分批地处理或产生报表。例如,银行将大量的支票 编码,然后在一天结束时,将所有支票分批、排序并进行处理。又如,为了 防止航空公司在塔拉斯的一个售票点与在亚特兰大的另一个售票点同时出售 从洛杉矶到旧金山的某一航班的最后一张机票,航空公司系统订票必须是联 机的,以反映数据库当前的状态。多数联机信息系统也有成批处理的要求。 即使出现了信息资源管理(IRM)系统,而且计算机信息系统的潜力得到 了广泛的承认之后,大多数系统仍然是独立的成批处理系统。如今这些系统 中多数已经失去了使用价值,而且被重新设计成综合的、联机的系统。通过 定义可知,“综合”要求业务领域经理和公司领导密切地合作。信息服务专 业人员可以作为顾问,而有关综合信息系统与业务领域的冲突和差异则应该 由用户团体来解决。解决这些差异以真正实现综合的环境是信息服务人员向
用户经理提出的挑战。
□社会团体的信息系统 在每个社会团体的每个专业领域都能发现数据处理系统或信息系统的潜
力。下面我们按社会团体列举出这些实行计算机化的专业或应用领域。对于
某种程度在专业上相近的系统多数可以综合在一起(例如,工资,会计和人 事)。下面给出的清单只是为了说明可能的应用领域,并不包括所有的应用 领域。
1.通用系统
(1)工资;
(2)收帐;
(3)付帐;
(4)总帐;
(5)库存管理和控制;
(6)人力资源开发;
(7)预算;
(8)财务分析;

(9)采购;
(10)字处理。
2.制造业
(1)定货输入和处理;
(2)分配和发送;
(3)生产调度;
(4)制造资源计划(MRP,通常又称物料需求);
(5)市场分析;(6)计算机辅助设计(CAD);(7)计算机辅助制造
(CAM);(8)项目管理和控制;
(9)成本标准化。
3.保健
(1)病人结帐;
(2)病房统计;;
(3)配方(包括药剂的相互影响);(4)护士站调度;
(5)诊断;
(6)入院管理;
(7)病历。
4.零售
(1)销售点管理;
(2)供应商管理。
5.大学和学院
(1)入学管理;
(2)注册和分班;
(3)计算机辅助教学(CAI);(4)发展校友;
(5)安置服务;
(6)寄宿管理;(7)财务补助。
6.银行
(1)储蓄;
(2)借贷;
(3)电子资金汇兑;
(4)租约;
(5)信托;
(6)投资。
7.出版
(1)发行;
(2)排版。
8.运输
(1)预定;
(2)汽车(飞机、轮船)维修;(3)流量分析。
9.保险
(1)方针管理;
(2)赔偿处理;
(3)委托和代办报告;
(4)保险统计;

(5)税率和契据(汽车、房产等)。
10.地方政府
(1)公用事业议案;
(2)税收;
(3)治安和火灾紧急处理;
(4)城市规划;
(5)执照和许可证管理;
(6)福利;
(7)社会安全;
(8)公路巡逻。
□信息系统的分级
1.分级管理 通常,设计一个信息系统用来处理数据是在事务处理这一级,而用来提
供给经理作决策的信息是在所有的管理级。一个公司的管理活动可以分成四 级:战略级、战术级、操作级和事务级。在与设计组交换意见时,用户管理 人员必须十分清楚应该使信息满足哪一级的管理要求。
  一个信息系统的质量是直接与其输出的利用率成正比的。如果事务级和 战略级都同样提供 20 页摘要报告,这个系统就失去了信息系统的作用。秘书 从来也不利用这些报告,因为她没有必要知道,而且也没有要求她知道;公 司部总裁也从来不利用这些报告,因为花费很长的时间才能从中抽出一点点 重要的信息。这种情况比预料的要普遍得多。用户经理负责将有关信息的具 体要求告诉设计组。中断这种联系将导致信息太多或太少,甚至会产生无用 的信息。
2.有效的信息系统其关键是在各种活动级“筛选”信息
  (1)事务级。事务级的人员主要关心一个信息系统的事务处理部分。事 务员(文书)通常用来称呼那些做重复工作的人员。在一个收帐系统中,一 个负责检查发票的数据录入操作员只关心作为一个控制值来处理的发票总数 与实际的计数是否相符合。
(2)操作级。操作级的人员有明确的任务,完成这些任务可能要花一天、
一周或者三个月那样多的时间。这些任务从本质上说,还是短期的。对他们 的要求是提供性能报告和直接操作反馈所要求的报告。在收帐系统的例子 中,信贷经理可能要一份拖欠 60 天未还贷款的所有客户的报告。
(3)战术级。在战术级,经理们关心的是实现那些满足在战略级所建立
的目标所要求的一系列具体的目标。这种信息要求通常是定期的(但有时也 有随时需要的),经理们要求“如果??则??”一类的报告。战术级的经 理主要关心逐年的经营情况和预算。在收帐系统的例子中,控制者可能从总 的发票数和消帐情况的月报中有所得益。
  (4)战略级。在战略级,经理们只关心目标。他们对信息系统的要求经 常是一次性报告、“如果??则??”报告以及发展趋势分析。以收帐系统 为例,公司总裁可能要求一张提供统计分析(一段时间内)的发票和销帐图 表。
  一个信息系统的质量取决于能否在恰当的时间给恰当的人以恰当的信 息。
  
四、信息系统的社会影响


  估计各种公司信息系统的社会影响是信息服务经理和专业领域管理人员 的责任。应该检查所有计划中的和现有的信息系统,以判别这些系统是否会 带来有害的社会影响。特别应该定期地检查现有的系统。
  社会影响可能是内部的,也可能是外部的或者二者兼而有之。影响的严 重程度将涉及从职工不喜欢某种新方法这种短期影响到由于计算机化而使得 一些职工被精减这样的长期影响。这些情况说明了信息系统有害的内部社会 影响。如果事先知道实现(在某些情况下,仅仅是设计)某个计算机化的特 定应用系统将带来有害的社会影响,那么用户经理应该与信息服务经理及公 司管理部门合作,把这种影响反应缩小到最小程度。
  外部社会影响涉及到与公司有来往的那些人(顾客,委托人,服务人员, 债权人等)。某种手续的改变也可能对公司的形象带来重大的影响,从而也 影响到公司的利润。例如,一个相当大的全国性的公共事业公司决定撤消它
在 12 个小镇上的服务机构,然后要求这些镇的居民将付款邮寄公司本部,该 公司并未估计这种政策上的改变所带来的影响。居民们对于不能直接交款(或 邮款)给本地机构感到气愤。唯一的结果是公共事业公司必须重新开设那些 地方机构,并且从头检验新安装的收帐系统。

五、信息系统与技术转移


□技术转移的必要性 在当今技术迅速发展的时期,人们往往认为计算机或信息处理领域是高
度自动化的,而且多少有点不依赖于人的。但是情况并非如此。当然这话也 不能反过来说——尽管许多信息服务工作是由计算机帮助完成的,但是信息 服务人员才是真正紧张的劳动者。对于复杂的事情,有限的人员起着高薪的 白领职员的作用。然而,有限的信息服务人员并没有减缓人们对更多、更好 的信息系统的要求。有时,在信息服务经理看来所有请求都是高优先级的, 而且是今天就需要解决的!这就更加加剧了这种情况。
  除了少数例外,实际上每个计算中心都深受人力不足的影响,而且强烈 要求增加人员。
  摆脱这种困境的一个途径是技术转移。技术转移是一句老话,它意味着 将已有的技术应用到当前的问题或情况中去。许多公司(和卖主)花了将近
20 年的时间才认识到信息服务技术转移的潜力。解决问题的方法可以是技术 转移,也可能不是技术转移,但是作为一种方针,应该调查它的可能性。有 些公司在系统开发过程的可行性研究阶段就把调查技术转移的可能性作为一 种要求提了出来。
□技术转移的来源
  技术转移可以采取提供某种方法、经验教训、软件、资料、代替的办法 等形式,下面给出技术的转移之来源:
(1)软件卖主;
(2)硬件卖主;
(3)其他同类公司;
(4)顾问;
(5)有关计算机和信息处理的书籍;
(6)杂志和期刊;
(7)学术会议;
(8)专业报告会。 软件卖主可以提供带有资料的完整的信息系统。硬件卖主可以协助与有
类似情况的单位进行联系。同类公司可以指出在具体实现一个系统时可能遇
到的问题。顾问们可以利用他们的经验和专门知识来填补技术上的空白,书 籍、杂志和专业会议是最新技术的源源不断的来源。
□专利软件 尽管技术转移的内容是从数据库管理系统到计划技术应有尽有的,但是
通常把专利软件(又称作成套系统)作为技术转移的同义词。专利软件是软 件商投放到市场上的产品。这些产品由程序(软件)和有关的资料组成。软 件商经常还负责有关的培训和咨询。
1.专利软件的内容 专利软件可以分为五个主要方面:与硬件相关的部分,系统软件,数据
管理,系统设计和应用软件。用户经理感兴趣的主要一类是应用软件(例如, 收帐系统、病人帐单系统、工资系统等)。通常,用户经理有权最后决定接 受或拒绝应用软件。
软件商所面临的一个严重的问题是专利软件被“剽窃”。多数的许可证

协议阻止获许可证者复制专利软件和把资料给其他公司使用。这件事表面上 看是很容易做到的,而且,即使违反这种合同看来也是不受损害的。但是它 是不合法的。曾经有一个无知的审计员要求复制一个专利系统以使一个承包 项目的程序设计组在其公司的计算机系统上工作方便。当卖主向法院提出赔 偿要求时,这种决策的错误使得该公司付出了很高的代价。
2.编制还是购买 采购专利软件包还是自己开发一个信息系统,这个决定应根据传统的编
制/购买理由判定式来做出。然而,还应该考虑到其他一些因素。任一特定的 公司都有一个购买专利软件和自己开发软件的最佳混合比例。作为一条经验 法则,分析员和程序员的工作应该被引导到开发那些具有该公司特殊特性的 系统。而相对标准的那些系统可以考虑从专利软件中挑选。大公司(凭着它 们的规模以及在接受成套系统功能说明书上的不灵活性)是难于选择专利软 件的,即便对非常标准的系统也是如此。
  不利用专利软件潜力的公司就不能有效地利用公司信息服务的人力。另 一方面,如果全面地使用成套系统对这些么司也有其不利的一面。这些公司 将不获得自己开发软件的有价值的专门知识。没有这种专门知识,将减少他 们响应即时请求以及在需要时开发专门的信息系统的灵活性。
3.用户接受一个成套系统
  当由内部人员开发系统时,某些传统的方法将保持原样。然而为完成同 样功能设计的专利软件包必定会使用不同的方法。实现一个成套系统的策略 是,或者改变内部方法,或者修改软件包。改变内部传统方法是很难被接受 的。整个 70 年代,绝大多数的公司都选择修改软件包的做法。一半以上的系 统由获许可证者所修改,而三分之一的系统由卖主修改。只有 10—20%的系 统直接安装使用而没有修改,而且通常是在非常小的计算中心里。
从七十年代得到的一个教训是,修改一个成套系统比内部开发一个同样
系统要贵得多,而且这种情况还相当普遍。业务领域明智的经理将尽一切努 力去实现成套系统而又很少或不修改软件。用户管理人员有责任检查成套系 统的资料,并且在实现之前,或者接受,或者拒绝系统的每一方面。在多数 情况下,在熟悉系统的工作之前,管理部门将等待系统完成和运行。这样就 太晚了。事先的评价对于一个成套信息系统的最终成功是至关重要的。
4.抵制“非自主开发产品”的倾向
  用户和信息服务人员都有一些微妙的个人考虑。一个用户经理,他已经 主持开发过成功地运行了 20 年的许多程序,当他发现为了容纳一个新的软件 包而必须修改那些程序时,就会有其个人考虑。另一方面,当公司管理部门 放弃了一个现有系统而又拒绝内部开发一个新的、更好的系统机会时,信息 服务专业人员认为这是胡闹。其结果是出现了抵制“非自主开发的产品”的 倾向。出自人类的本性,程序员和分析员都相信他们能够开发出比国内其他 地区的某软件商要好得多的信息系统。甚至当用户和信息服务人员同意购买 一成套系统这个决定时也仍然如此。这种抵制非自主开发产品的倾向是值得 认真考虑的一个因素。因为通常是委托公司内部的程序员和分析员来修改别 人开发的产品,而修改与开发相比,后者容易得多。出自这一原因,程序员 和分析员多少有些不愿意合作。
  
《复眼——企业管理信息系统》管理人员、计算机和信息系统


计算机太复杂了。 在全面介绍计算机和信息系统的基本概念之前,首先让我们看一个例
子。开发计算机成本会计系统,系统分析员的职责是,在用户向信息服务部 门请求服务时,使成本会计系统能及时地作出响应。由于系统分析员基本上 不懂得会计原理,更不懂得成本会计,所以他只能依靠人事部门提供的从事 成本会计的人员配备清单。为了与公司的自上而下地处理设计问题的方针取 得一致,系统分析员还要我两位副总裁会谈,其中一位是负责服务请求业务 的,会谈的目的是为了解公司中的与成本会计有关的事务,以确定开发成本 会计系统的总体方案。
  采用上面这种惯用的方法来设计成本会计系统,其结果不可能真正达到 高效地交换信息这一目的。这是因为系统分析员不懂得成本会计,不知道要 提什么问题,也不会懂得副总裁所说的话及有关决定的意义,分析员充其量 只能领会副总裁所说内容的一半。如果副总裁不具备有关计算机和信息处理 方面的知识,同样也不大可能明智地提出问题,也不会理解分析员所说的内 容。从上面的分析可以看出,系统的质量是与上面所说的谈话的效率以及以 后用户和分析员之间的相互交流的水平成正比的。
从这里得到的启发是,所有的用户都应具备有关计算机和信息处理方面
的知识。信息处理和信息服务专业人员应具备与他们所从事的工作有关的专 收知识。否则,无论是个人还是公司都会蒙受损失。
本章的目的是向在职的和未来的管理人员提供计算机和信息处理的基本
知识。管理人员掌握了这样的基本知识,就能够与信息服务人员及信息服务 系统高效地进行信息交换。另外,本章的内容还有助于扩大用户和信息服务 部门之间的信息交流,提高业务工作和信息服务的效率,提供更方便、更有 效的工作环境,以及给个人在事业上带来更多的成功机会。

一、管理信息系统的关键术语


□常用的关键术语的定义 计算机工业和信息处理产业令人吃惊的相似之处是都把新造的词汇和缩
写词引入专业词汇表中。本章的很大部分致力于介绍和阐明这类术语。各业 务领域的管理人员和公司的决策人应该知道,从事信息服务的所有专业人员 不可能对这些术语有统一的理解。通常在使用这些木语时,很少有人给这些 术语下明确的定义,这样就容易产生各种各样的误解。
  有数百个信息服务术语和概念是用户管理人员应该熟悉和掌握的。这些 术语将在本章中加以详细说明。下列木语的概念是用户管理人员和信息服务 专业人员容易混淆的,我们首先加以介绍。
  (1)数据处理(DP)。顾名思义,就是指对数据的加工处理,可以由人 来直接处理,也可以用电子设备来处理。
  (2)电子数据处理(EDP)。是指用电子计算机或电子记录设备对数据 进行处理。这一术语的提出主要是为了与人工数据处理相区别。
  (3)自动数据处理(ADP)。它是电子数据处理的另一种说法,是一种 较通用的术语。
(4)信息系统。是指计算机化的处理系统,它既能对数据进行处理,又
能进行决策处理。
  (5)信息处理。这个提法本身不太确切,因为信息是经处理产生出来的, 不是被处理的对象。然而,它已成为一个被普遍接受的术语。它包含两层含 意:第一,它意味着对数据进行处理,并产生信息;第二,它用来泛指与信 息服务业务有关的系统、人员、软件和硬件。
(6)计算机化的信息系统(CBIS)。它与通常说的信息系统是同一概念。
  (7)管理信息系统(MIS),这一术语是为了强调相近功能系统的综合, 建立公司一级的数据库,消除系统的冗余度而提出的。尽管大多数公司实际 上达不到上面提出的目标,该术语又不太确切,但现在这一术语仍然流行, 并可与信息系统这一术语交换使用。
(8)决策支持系统(DSS)。这是近来作为一个新术语而被引入信息处
理业中的。而实际上它并非是一个新概念。所谓新的东西是指技术革新、新 的模型、新的面向用户的查询语言以及先进的硬件(如彩色图形显示),这 些不仅能提高生产能力,而且能提供支持决策过程的信息。一个信息系统是 逐级开发和实现的。决策支持系统是信息系统的一个组成部分,它利用有效 的数据和信息来进行决策处理。
  (9)信息资源管理(IRM)的概念是,把信息看成是一种资源,从而也 应当对其进行管理。信息资源管理也可以由个人负责,一般由信息资源管理 员负责。从理论上讲,应该指定有高级职务的人(如公司副总裁)来担任信 息资源管理员,由他来负责管理全公司的信息资源。信息资源管理员这个职 务与传统的信息服务业务(如服务、程序设计、操作等等)的管理人员不能 混同。
  (10)当前,人们对办公室自动化和字处理(WP)给予极大的重视,所 以也应列入关键术语表中。对于办公室自动化的种种非议都是没有根据的。 办公室自动化是指在办公室以通常方式使用计算机并进行信息服务。办公室 自动化是计算机的一项重要应用,但决不是如某些人吹嘘的那样是什么革命
  
性的新概念。字处理泛指利用计算机硬件和软件来处理文件。通常把它看成 是办公室自动化的一个组成部分。
  由系统分析员和程序员组成的小组,在同用户管理人员进行系统功能讨 论时,使用上述可以互相替换的术语是常见的事情。虽然会引起一些麻烦, 但也是无关大局的。尽管这些术语之间存在着细微的差别,但在大多数情况 下是可以互换使用的。如果这类术语用在含意较深的文章中,则要求阐述清 楚。
  在本章中,信息服务是公司在开发和维护信息系统过程中经常使用的一 个术语。为使读者有统一的理解,在同样的上下文中,“管理信息系统”、 “信息系统”和“计算中心”等术语都可以与“信息服务系统”交换使用。
□管理信息系统的定义 如果随便请五个公司的行政领导给管理信息系统下定义,必定是各人有
各人的说法。从管理和信息服务专业人员使用这一术语之广泛程度来看,这 的确是有点荒谬。
  如果执行委员会(C.E.O.或 V.P.S.)还没有对产品、生产成本以及市场 潜力深入地了解,就批准引进一条新的生产线,这是经济上冒险的行为。如 果执行委员会对开发的管理信息系统缺乏统一的认识(甚至缺乏统一认识的 要求),却打算批准开发一个没有明确目的、范围和目标的,耗资数百万美 元的管理情息系统,就必然给系统的开发设置重重障碍。因此,成功地实现 系统的可能性也就很小。
尽管执行委员会的每个成员都对所提出的管理信息系统有了统一的认
识,但每个人对实现该系统可以有不同的方法。盲目的开发会使信息系统开 发工作带来混乱。正确的开发方法总是从系统的总体方案研究开始,然后逐 步深入。在此过程中,可能经常需要返工以便作一些必要的修改。如果从事 此项工作的那些人对于信息系统的开发不仅有统一的认识而目有明确的分 工,那么这种返工是可能避免的。如果认为进一步修改是得失相当或得不偿 失时,那么,系统也就最终完成了。但实际上很少有人对所完成的系统真正 满意。
我们并非一定要求整个工业界和计算机界都遵守一个共同使用的关于管
理信息系统的定义。实际上,信息服务专业人员已经把管理信息系统的开发 称为一种方法、一种职能、一种途径、一种过程、一种结构和一种模式。最 重要的是,公司的行政领导和管理人员对特定的信息系统或管理信息系统的 目的、范围和目标要有统一的理解。我们对管理信息系统的定义提出如下看 法:
  假定一个公司由若干级和若干小组组成,为了实现管理信息系统的统一 目标,各级各小组必须有明确的职责。一个管理信息系统是具有综合能力的 数据库系统。它的信息流遍及各级各小组,能够很快地收集、传递信息。
  之所以作出上述定义是为了阐明最终的目标,事实上一个系统只有力求 优化和高度综合才能真正实用。即便最终状态不完全符合上述的定义,用户 和信息服务专业人员也要朝着这一目标去努力。公司的行政领导、用户管理 人员和信息服务管理人员花点时间在一起研究信息系统的目标是值得的。一 种表达确切的定义能够为系统开发和资源利用提供较好的准则。
  
二、信息服务发展模式


  许多计算中心在最初的五至二十年中,有一个标准的发展模式,但是, 后来就不是这样的情况了。信息服务发展模式一般遵循由吉布森(Gibson) 和诺伦(Nolan)最先提出的“S”型曲线。他们最初认为有四个发展阶段, 后来诺伦又提出有六个发展阶段。阶段的个数仅仅与理论研究有关,重要的 是,用户通过这方面的研究要认识到信息服务发展模式是客观存在的。
□数据处理和信息系统的发展 在最初使用计算机时,要给对利润有明显潜力的数据处理和信息系统以
最高的优先权。一个公司应该首先在诸如工资发放、收帐和总帐管理等这样 的应用领域实现计算机化。具有专门职能的那些单位,比如饮料批发中心, 可以建立一个路径计算系统;而在医院,可以建立一个病人帐单系统。只要 计算机系统获得效益,还没有使用计算机的其它业务领域的管理人员就一定 会看到计算机的重要作用。这样计算机的应用就会逐步发展起来。第二个发 展高潮通常是实现包括如存货管理控制、订货单登记和处理以及市场分析这 样的系统。在此阶段中,许多部门安装了各种基本的、独立的计算机数据处 理系统。一旦这些系统投入运行并尝到了甜头,用户管理人员便开始寻求用 新的方法来改进原有的基本系统以满足新的需要。例如,审计员可能要求增 加提供现金流动分析的功能;工厂管理人员也可能要求把功能相近的系统都 合并到一个制造业资源计划系统中,等等。
当公司的行政领导和用户管理人员在他们职责范围内对计算机的应用成
为内行时,继续强调建立独立的系统必定会使数据有很大的冗余度。有见识 的管理人员极易发现这一点。未来系统的规划不仅受到公司工作一体化需要 的支配,而且受到计算机信息系统本身一体化需要的支配。
□信息系统的改进
  与五十年代末和六十年代初不同,大多数公司都可以很容易地买到具有 先进技术的硬件和软件。尽管不是必然规律,后来使用计算机的大多数公司 一般都步其前辈(开始干批处理系统)的后尘。由于批处理系统越来越不能 满足实际需要,于是,他们对联机、数据库这样一些先进的技术产生了兴趣。 因此,新的发展是由面向批量数据处理转变为改进型的批量数据处理。在这 个改进阶段中,人们仅仅对基本系统作了部分修改。这样的系统还是不能满 足业务领域数据处理和信息服务的要求,很快就被淘汰了。于是,人们又开 始新系统的设计,在这次设计中考虑采纳新技术,如数据通讯、先进的硬件 和数据库等。下一个改进阶段,目标是建立一个共享数据库的环境,并将功 能相近的子系统综合在一起。
□管理技术 数据处理的管理人员在早期通常更关心程序设计,而忽视有效的管理。
由于管理人员经常会遇到一些不切实际的要求,而且在某些情况下,还要受 到公司首脑灵机一动的指挥,所以数据处理的管理工作往往是非常被动的。 类似这样的管理都是无标准、无控制、无计划的,应当尽量避免。
  计算中心的规模和人员的扩大,必然要求管理部门提供能实现有效管理 的、更加灵活的技术。编制的手册要反映管理的方法、约定和管理过程。但 是,在头五年很少有人遵循这样的书面规定。在此阶段,盛行的管理宗旨可 以说是各行其事由于信息服务的要求一再增长,致使管理机关只强调生产性
  
的工作,而忽视了非生产性的工作,如文件资料的编写,有时甚至还忽视质 量。然而,明智的公司首脑终究会停止无控制和无方向的信息服务要求的增 长。但是几乎每个计算中心都出现过这种混乱情况。这就促使信息服务管理 部门必须研究和建立系统开发和项目管理的书面规定,必要时还要建立公正 的鉴定系统,健全能更好地响应用户请求的服务机构。公司信息服务的战略 规划在很大程度上取决于公司首脑对信息服号的态度。一般说来,在经历了 第一个发展周期后,信息服务才有可能达到先进的水平,才能真正取得整个 公司的支持。
□组织观念的发展 在管理技术方面,组织观念的发展是决定信息系统增长率的关键因素。
起初,用户和信息服务人员间交流的效率是很低的,有时甚至不进行交流。 有一种错误的看法,认为数据处理部门与业务部门对于那些无书面规定的分 工会发生扯皮现象,这是由于缺乏组织观念、整体观念和统一的认识造成的, 这种互不信任的现象在第一个发展周期内会逐步地消失。
  只有在计算机系统证明了计算机和信息服务专业人员是公司的宝贵财富 之后,人们对信息服务的看法才能由怀疑转变到勉强接受。这时,信息系统 的数量会迅速地增长。但是,如果每个管理人员都要求获得信息服务的优先 权,那就会产生矛盾,这种矛盾的扩大就会引起信息服务的危机。在此期间, 由于信息系统的一拥而起,对系统的维护带来了一定的困难。
在高速发展阶段之后,公司首脑和用户逐步认识到组织观念的重要性,
一旦重视了这种观念,那就为信息系统的发展打开了大门,公司的各部门、 各级管理人员会自觉地参与信息处理方面的工作。公司领导、用户管理人员 和信息服务人员就会自觉地联合起来为共同的目标而努力。
□信息服务发展的规律
  一旦计算中心渡过发展的初始时期,便开始进入迅速发展的时期,接着 又进入整顿时期。在整顿时期,人们的主要任务是从事非生产性活动,如制 定规划和编写资料等。因此,在新系统的开发之前,公司必须允许暂停或者 减少服务请求。整顿阶段是随着不断提高服务请求频率而反复出现的,直到 信息服务平稳增长并且能随时控制为止。
以重大的技术革新作为动力,计算中心就能迅速地进入下一个发展时
期。例如,廉价的硬件和软件使许多公司实现了分布式数据处理系统,分布 式数据处理系统的实现就使这些公司进入了第二个发展时期。只有在公司经 历了几个时期之后,才有可能实现可控制的、以稳定状态发展的信息服务系 统。当然,没有一个信息服务部门会欣赏这种稳定状态的发展,因为这样做 付出的代价太大了。
□信息服务的高速发展 只有到每个从属发展模式结束时,一个发展周期才算终止。有见识的公
司领导或用户管理人员一定会借用别人的经验来推动本公司信息服务的发 展,通过统一认识来排除各种障碍,从而使信息服务顺利而高速地发展。尽 管用户不可能直接控制信息服务的内部处理过程,然而,用户管理人员都能 够影响信息服务效果。来自公司首脑和用户管理人员等方面的积极支持和配 合,能够促使信息服务工作朝着更有效、更实用的方面发展,从而加速了信 息服务的发展。
不言而喻,信息服务部门的作用也会影响信息服务顺利和稳定的发展。

但要指出的是,信息服务部门的作用中最重要的一点是建立业务领域管理人 员与公司首脑之间的联系。
  在十七年中,某一数据处理部门由五个操作员(仅使用数据记录设备) 发展到了三百多个信息服务专业人员,信息服务在预算额和人员方面迅速的 增长是很普遍的现象。我们可以把这种发展看成是由于信息服务承担或帮助 完成了越来越多的工作任务而引起的。例如,目前的订货单一般是由计算机 自动产生的,大学的课表一般也是由计算机编排的,医院里的药物清单通常 也是由计算机药品发送系统给出的。
  
三、对计算机的一些错误认识


  不知是什么原因,逐渐出现了一些有关计算机的荒唐说法。不幸的是, 这些荒唐说法已给不少人产生了一些错误的印象。这种错误印象给计算机系 统的发展和应用造成了不必要的障碍。
1.“计算机失误造成的过错” 几乎每一周都有一些报纸或杂志刊登醒目的标题:“计算机失误造成的
过错”。把过错归因于计算机,计算机完全成了替罪羊。我们知道,计算机 是无生命的、无知觉的。然而很遗憾,这种无知的遣责竟然还占有一席之地。 计算机会造成错误,但采用适当的系统保护或重新修改程序就可以避 免。计算机造成错误的主要原因是程序错误,而程序是由人编制的,所以归 根结底是人造成的错误。例如,某一程序的逻辑错误在过去的五年多时间内 还未检查出来,可是在某一情况下却暴露了,这种事故应当由设计者负责。
计算机只能做人类要求它做的事情。
2.“计算机会导致失业” 虽然计算机替代了一些日常生活中繁琐的工作,但是,从事这部分工作
的人必将获得更多的重新培训和学习的机会并改变工作岗位,从这一点来 看,计算机是能创造就业机会的。
3.“计算机太复杂了”
  固然,不能过低地估计计算机通讯网络设计和计算机操作系统的复杂 性,但是,这些对用户管理人员来说是不用考虑的,或者只需要掌握最基本 的知识。许多人不愿意去了解计算机和信息处理,生怕自己力所不及。为了 能与信息服务人员进行有效的联系,用户管理人员只需要有一般性的知识, 而这些知识对能胜任管理工作的人来说是轻而易举的。
4。“只有信息服务专业人员才能开发信息系统”
  这种说法也是错误的。信息服务专业人员只有和用户相结合才能开发信 息系统。信息服务专业人员和用户在信息系统开发过程中各起一半作用。有 些用户喜欢在与信息服务专业人员初步交换意见之后就马上决定着手开发, 这样的决定太轻率了。有些信息服务专业人员开发的成果并非令人满意,但 还顽固地限制用户参加。实践证明,一个高质量的信息系统是用户和信息服 务专业人员双方连续不断地互相帮助、共同努力的结果。
最近的趋势是鼓励越来越多的用户参与信息系统的开发。一些公司还正
在力图使用户管理人员起到信息服务管理人员的作用。
5.“使用计算机意味着程序设计” 从系统开发的实际情况来盾,程序设计只占系统开发工作量的 15%-30
%。从整体上考察信息服务系统,程序设计的重要性就显得更低了。教育部 门对于所谓“使用计算机意味着程序设计”这种荒唐说法并未加以制止。商 业系的学生在学习一门计算机课程时,95%的精力用在学习 COBOL 和 BA-SIC 程序设计上,面对于系统的使用期限、硬件和软件的选择、和对计算机的有 效利用及有关许多重要的问题很少或根本不重视,这种现象司空见惯。
6.“对数学的擅长是了解计算机的前提” 还有一个荒唐的说法是:一个人想要通晓计算机,他必须是一位数学家,
这种荒唐的说法早在六十年代就有了,那时既不承认计算机科学也没有信息 系统课程。因此招工者一开始就指望学数学专业的毕业生担任数据处理的程

序设计员。这是非常可笑的,因为数学家的首要任务总是研究计算原理。 具有逻辑综合和思维的任何人都可以成为通晓电子计算机和信息管理系
统的研究者、设计者。音乐家、工程师、社会学家以及各行各业的专门人员 都能成为信息处理的积极开拓者。
7.“计算机是灵丹妙药” 某一中等规模公司刚上任的一位从事经营和财务的副总裁惊讶地发现,
他的前任实际上没有给他留下预算信息。在他试图把现有的预算数据进行分 类,并为来年建立预算的一切努力都成为徒劳之后,他放弃了这种努力。他 似乎发现了灵丹妙药,立刻求助于计算机,当预算最后期限只剩两个月时, 该副总裁把希望完全寄托于信息服务系统和他的计算机上,以为它能帮助他 和他的职员摆脱困境,然而这也是徒劳的。因为建立一个符合他最低要求的 基本系统至少也需要三个人用八个月的时间才能完成。
  计算机能够为公司的每一方面工作服务,但时间总是一个约束条件。计 算机不是短期见效的灵丹妙药。
  
《复眼——企业管理信息系统》信息服务的组织机构



信息服务具有很强的技术性,带有神秘的色彩。 本章将介绍在一个公司或信息服务部门内信息服务的组织方式和结构,
另外还讨论信息服务人员和与信息服务有关的委员会的职责和作用。 那些信息密集、处理复杂、时间性强的应用领域通常首先实现自动化。
因此,最初使用计算机的三、四种尝试都涉及到会计系统。在大多数公司中, 数据处理业务在组织上都可以安排成一条流水线,即从公司财务总管开始下 设一级或多级机构。尽管计算机系统的使用已扩大到其它组织部门,但在大 多数公司中,财务和会计仍是最主要的用户。
  大部分集中式计算机系统,或者在财务总管的直接管辖之下,或者由专 设的组织负责。管理人员将本部门的利益放在其它部门的利益之前是符合人 的本性的。当信息服务部门作为业务领域组织的一部分时,本位主义的现象 一定会发生,结果,各个业务领域所要求的信息服务优先权会与整个公司利 益相冲突。有几种组织方面的政策已成功地防止这种现象的发生。
  
一、信息服务的性质和地位


  大多数公司的领导都感到他们的组织问题是独特的。实际上,这些问题 是非常类似的,就像人一样既相似又各有其特性。由于信息服务必须在组织 上固定。以便向公司各个部门提供服务,所以组织机构的方案选择一定要反 映公司领导的情绪、嗜好、看法以及公司的现实状态和传统习惯。
□信息服务的特性 信息服务具有下列一些异常特性,这些特性是其它组织机构所没有的。
  (1)作为一种服务机构,信息服务部门应随时准备满足公司中的任何 人、任何部门的服务请求。
(2)信息服务具有很强的技术性,带有神秘的色彩。
(3)信息服务业务与公司大多数部门的业务密切有关。
□信息服务在公司中的地位 在公司的结构中,信息服务部门的设立并没有固定、传统的方法,这在
任何工业部门中都是如此。确立信息服务在公司体系结构中的地位有三种方 法:
(1)在最大用户的管辖之下设立集中信息服务机构。
(2)每个重要的业务领域都拥有自己的计算机和信息服务人员。
  (3)把信息服务集中在高级中立的办公室领导下,一般由总裁来负责。 其它的方法是上述方法的变更和合并。在实践中,上述第二种方法与第 一、第三种方法密切有关。第一种方法实际上对最大的用户是不利的;第二
种方法体现了分散的优点;第三种方法有集中和中立的优点。
□在最大用户管辖下的信息服务 如前所述,最大的用户通常是指最高财务官员或审计员。这样的组织方
法实现了集中的优点,并能力他的上级部门提供优质的服务。然而不利的方
面超过了有利的方面,这种结构会在公司信息服务的优先权方面引起冲突, 这样做只能为较小用户提供低水平的服务,而且几乎不可能制订信息服务的 战略远景规划。
这种组织方案仍然是最流行的,这不是因为它具有有效性,而是因为数
十年来的传统所形成的这种可怕的习惯势力。
□各业务领域拥有自己的信息服务机构 从理论上讲,分散的信息服务方式能力业务领域提供更快、更周到的信
息服务。实际上却不可能这样。选择这种方案的公司会丧失开发专门技术的
灵活性,因而也就丧失了更高水平的信息服务技术。全部分散的信息服务业 务对于公司级服务请求的响应,其灵活性也是很差的。如果没有中央控制, 系统综合是极端困难的。
□在高级中立办公室之下的信息服务 这种结构比上述两种结构有更多的优越性,因为信息服务的唯一义务是
负责并承担公司所有部门的服务。然而,它与考虑周到的三种方法的结合相 比仍然算是比较差的。在理论上,这种组织结构能满足公司的需要,这是因 为优先考虑了公司的利益。信息服务的管理人员与业务领域的管理人员相结 合,在高级中立办公室领导下,就有可能统一考虑信息服务当前的和远景的 规划。
该组织结构的缺点是不能忽视的。在计算机系统出故障时,集中工作(无

论是中立的还是属于最大用户的信息服务)都会大大地影响公司的工作。最 大用户将会抱怨缺少具有重点的服务。集中式系统在技术上更复杂,这就要 求信息服务管理人员和技术人员具有更高的专门技术水平。

二、分布式数据处理(DDP)


  整个七十年代中期,流行的思想是利用大型设备采用集中信息服务的方 式来争取公司信息服务的全面性和综合性。随着规模的扩大,灵活性就降低 了,这就削弱了信息服务部门的响应能力。这种响应能力的减弱是取消集中 方式的主要原因;另一个原因是计算机硬件成本的迅速降低,特别是小型计 算机系统的降价。
□分布式数据处理的含义 分散的选择方案就是分布式数据处理(DDP)方案。分布式数据处理不仅
是一种技术上的概念,也是一种结构上的概念。分布式数据处理的概念是建 立在集中和分散这两种信息服务都能实现的原则基础上的。
  集中/分散的问题归结起来就是建立综合的信启系统(集中)和对用户服 务(分散)这两者结合的问题,规模的大小已不再是争论点。从理论上来说, 分布式数据处理将这两个领域能最好地结合在一起。计算机系统不仅能连接 到所有的业务领域,而且能致力于各业务领域的应用。由于所有的分布式系 统都用一个网络联在一起,所以信息系统的综合也就很容易实现了。
  公司应该认识到分布式处理系统会具有较高的运行效率,因为其中某个 计算机系统的失效并不危及整个公司的工作。事实上,在一个设计周到的分 布式数据处理系统中,任何一个计算机子系统都能用来使整个系统正常工 作。
□分布式数据处理的范围
  在分布式数据处理系统中,计算机组成网络,每台计算机可以与一台或 多台其它计算机联结起来。分布式数据处理网络一般按照地理位置或功能来 考虑设计,而大多数网络是这两方面的结合。
分布式数据处理也是一个经常使用的术语,它与日常所说的意思不同,
很容易被用户和信息服务工作人员误解。由于缺乏统一的认识,所以经常导 致一些问题得不到解决。例如:“分布的内容是什么?”“分布到什么程度 才能最好地满足公司的需要?”下面所列的部分或全部内容都可以用于分布 式信息服务系统:
①输入/输出;
②处理;
③数据存储;
④个人信息或管理部门的信息;
⑤检查和控制;
⑥规划。 在考虑任一信息服务改革尝试之前,应首先解决哪一方面要分布,以及
哪一方面要分布到什么程度的问题。
□分布式数据处理的控制 卫星计算机系统和分布式数据处理系统的中心能够通过集中的信息服务
部门(由业务领域所分派的)或决策组织(其中用户和信息服务分担管理责 任)来控制。无论哪一种情况,为了保持公司数据库的兼容性、一致性和信 息处理的综合性,集中小组通常应负责下列工作:
①评价和选择硬件;
②制定标准、方法和文件;

③制定近期和长期信息服务规划;
④补充或雇佣信息服务人员;
⑤运行公司的数据库(包括提供数据库所需的数据);
  ⑥建立公司范围内的信息服务优先权(通常是由信息服务指导委员会决 定);
⑦采用当前可用的技术;
⑧提供信息服务和用户培训计划。 由厂商开发和提供的新式的硬件和软件促进了分布式数据处理的发展,
分布式数据处理的有效的技术和突出的优点已使得许多对此坚信不疑的业务 领域的管理人员能承担起管理信息服务小组和计算中心的责任。
□信息中心 某些用户管理人员和行政领导感到由信息服务部门来承担越来越多的业
务领域的工作责任是一个令人担心的事情。如果这种趋势继续发展,的确就 有了担心的理由。然而,八十年代的用户管理人员不但非常愿意直接参与影 响他们眼前工作的信息服务系统,而且愿意参与公司信息服务中其它方面的 工作。这种积极态度是分散的信息服务工作成功的关键。
1.信息中心的作用 为了能使用户有效地直接参与信息服务工作,公司必须提供设备、技术
支持和对团体用户的培训,这些是由信息中心来完成的。信息中心是实现分
布式数据处理必不可少的一个部门。
2.成立信息中心的目的 成立信息中心的出发点是使用户能获得一个不必请求信息服务部门就能
自己帮助自己的场所。信息中心的任务是向用户提供一个机会使其成为进行
信息服务的直接参加者。这样可以自己处理信息服务请求,用户就不必提出 一份正式服务申请以获得批准,也不必将要求通知给系统分析员等等。用户 仅仅利用信息中心便可自己完成这一切。由于有这样的条件,用户非常希望 自己成为信息服务工作中的一名成员。现有的信息中心已得到了用户的普遍 承认和信赖,这远远超出了最初的预料。
3.信息中心的业务管理
  信息中心的业务管理一般就是公司信息服务的职责。信息中心能提供便 利的场所。适当的硬件(显示器、打印机、有可能还提供图形终端)以及信 息服务的专门技术。信息服务人员在信息中心回答问题、提供指导和帮助。 决不应该要求他们参加生产性工作。根据用户要解决的问题的复杂程度,每
5 到 10 个固定用户就要分配一名信息服务专业人员到信息中心工作。信息中 心人员要定期举办有关各种技术和面向用户课题的讲座及报告会。

三、信息服务部门的组织结构

□信息服务组织机构的组成部分
  1970 年以前,数据处理的领导者都喜欢把信息服务部门分成三个组:系 统组、程序设计组和操作组。许多人则愿意将系统组和程序设计组合成一个 组,这样就只有两个组。当信息服务任务扩大时,以及当硬件和软件的复杂 性增加时,就必须设立专门化的小组。自从 1970 年以来,几乎每年都有新的 专门化领域形成。因此,信息服务的领导人要经常忙于重建这样的专业部门, 如技术支持、数据库管理、标准和方法的制定、信息中心等部门或小组。
  实现有效的信息服务目前还没有“最好”的组织办法。对任一已知的公 司,针对不同信息服务的要求能使十个相似的公司实现十种不同的组织机 构。然而,在每一个信息服务组织机构中总是明显地或隐含地含有如下几个 部分:
  (1)操作。操作包括机房的工作、日常生产系统的运转和其它非预定的 系统工作。术语“操作”经常被用来指所有提供基本操作功能(数据输入、 控制等等)那一类的事务。
  (2)系统。系统部分的主要功能是设计、增强和实现计算机信息系统, 还包括要求系统分析员完成那些在表面上并不属于信息服务主要组成部分的 其它工作,例如可行性研究、工作场所的设计等等。
(3)程序设计。程序设计部分的任务就是将设计说明转化成计算机能读
入和解释的指令。实际上存在两类程序设计:应用程序设计和系统程序设计。 一般简单说的“程序设计”是指应用程序设计,或者与特定信息系统有关的 程序设计(例如,标准成本、病人帐单、存货管理的程序设计等等)。
(4)技术支持。技术支持主要负责设计、开发、对独立(通用)的应用
软件和系统软件的维护。“系统”程序设计一般与专用的信息系统设计无关, 但它用来支持所有信息系统。
(5)控制。控制部分主要负责生产性信息系统输入、输出的控制。为了
支持该功能,控制小组要保存所有 I/O 状态记录,并且负责计算机所有的输 出文件的分发。
(6)行政管理。行政管理是一种支持性业务,它处理与信息服务部门的
工作有关的文件和管理性的杂务。这些业务包括:速记服务、物资订货和其 它与记录管理有关的文书工作。故意把信息服务的管理任务不包括在行政管 理范围内的原因是信息服务其它部分包括了它。
  (7)数据库行政管理。由于集中式数据库管理系统是当前的趋向,数据 库行政管理部分逐渐转变为维护复杂环境中的命令和数据的完整性。该小组 负责设计和维护公司的数据库。
  (8)信息服务审计。信息服务(或电子数据处理)审计部分是用来审查 信息服务部门和信息系统的。因此,在组织上,它并不属于信息服务部门。 信息服务审计小组或者是内部审查组的一部分,或者是特别设立的向公司总 裁负责的独立组织机构。审计小组执行操作审查、应用审查和系统开发审查。 操作审查包括这样的方面,如程序变更、文件的物理安全性和过程。应用审 查是保证生产系统的准确性和完整性(如工资单、库存管理等)的。系统开 发审查是确保初始系统设计的审查控制。
(9)专业提高和专业培训。信息处理的工艺技术是不断变化的,这就要

求信息服务人员定期地提高他们的技术。人员的提升取决于他们掌握的技 能。这个小组为内部培训提供了一定的条件(程序化教学、多种手段的课程 培训和内部报告会)。有关信息服务人员培训的质量和状态的原始信息应保 存起来。专业提高和专业培训部分能帮助信息服务人员提高业务。
  (10)数据录入。数据录入部分的目的是将原始数据转换成机器可读的 形式。在过去的数十年中,键盘穿孔机(卡片穿孔机)就能完成源文件的转 换工作(例如,时间表或订货单形式)。但这种数据录入业务很快就在信息 服务机构中消失了。由于远程数据录入的经济现实性,越来越多的用户直接 将数据输入计算机而取消了人工转换的步骤。
  (11)规划。通过集中、合理地分配有限资源而获得提高生产率这一事 实,已使信息服务战略规划成为必不可少的了。规划是一种管理性业务。由 于信息服务规划是复杂的,所以要求中型的计算站必须有一个人,大型计算 站必须有一个组致力于信息服务战略规划的工作。
  (12)与用户的联络。顾名思义,信息服务是一种服务机构。为了更好 地响应用户的请求,设多机构已经设立专人或专门小组,其主要任务是与用 户联系。与用户联络的基本方法就是设立一个一个的联络点,用来了解用户 的问题或用户的服务请求。用户联络小组帮助用户提出服务请求,并且帮助 他们解决困难,或者把能够解决他们问题的信息服务部门介绍给他们。
(13)业务分析组。这个小组是由业务领域的分析员组成的,他们通常
在组织上临时附属于信息服务部门。许多公司正在试验这种安排的可能性。 该组的成员都是实际项目组的成员,而且担任业务领域的顾问。
(14)质量保证。质量保证小组是促进系统开发一次性成功的保证。调
查证明:纠正系统实现后发现的错误要比纠正在设计阶段发现的错误至少困 难五十倍。质量保证是一个独立的小组,其主要任务就是负责监视信息服务 的设计和工作的每个方面的质量,包括系统效率和资料的质量。
(15)标准和过程。在任何自动化的环境中,遵守规定的标准和过程对
工作效率是至关重要的。标准和过程编制小组为下列领域建立标准:如程序 设计约定、通讯协议、硬件检测等。计算中心有数十种书面过程。这样的过 程有:预防性维修、服务请求的提供、性能评价、用户费用的支付等。该小 组还负责研究和提供信息服务方法论。大多数信息服务部门都设有这种小组 来提供系统开发的标准和过程。
(16)安全性。由于当前趋向于分散操作和建立大型集中数据库,安全
已成为必须优先考虑的问题。 由于任何计算机系统或信息系统都不能完全避免违反安全规定的危险,
问题是“公司愿意承受多少风险?”带着这个问题,安全小组要研究和分析 薄弱的领域,并通过一个风险估计程序,为每一个薄弱领域确定其可承受的 风险级别。然后,安全小组确立减少风险的方案,以便找出不可承受的风险 的范围。这种活动每年要进行一次。
(17)信息中心。信息中心的概念上文中已详细讨论了。
  (18)过程控制。过程控制包括:数字控制(NC)、计算机辅助设计(CAD)、 自动机器学、计算机辅助制造(CAM)。目前,在信息服务部门和业务领域部 门中,过程控制激增。为了达到兼容性和标准化,一些公司已选择把过程控 制的应用置于信息服务保护之下。
(19)资料。资料组靠编辑书面资料来向其它信息服务领域和用户提供

服务。该组的成员应擅长技术方面的写作和文件的编制。他们利用系统和程 序设计提供的资料编写用户手册,利用标准和过程小组制定的准则编写系统 开发的方法论。信息服务部门出版的手册和指南,必须极易被任何读者看懂。 可是从事信息服务业务的专业技术人员还没有表示出对这一方面的信息服务 工作的喜爱。按特征对资料分类是使信息服务业务合理化的一种尝试。
  (20)专家的作用。信息服务必须适应各种环境并通过建 立专门研究 小组来适应特殊的工作要求。例如,面向系统的高级技术公司需要有一个专 门研究运筹的小组(OR)。因为公司已变得如此高度自动化了,所以,必须 另设一个由专家参加的小组来承担公司的技术工作。一个信息服务部门每年 都要收到数百份关于开发新系统和对原有系统进行重大改进的服务请求,为 了完成这些任务,必须建立一个由专家参加的可行性研究小组。
□信息服务的人员和任务 下面讨论的是公认的信息服务各岗位的任务。介绍的顺序并不表示其重
要程度。通常有若干等级,而每一工作岗位(例如,见习程序员、程序员、 高级程序员和主程序员)设一个管理人员。当然,这意味着占据较高地位的 人要承担更复杂和更重要的任务,例如,在一个特定的公司里,见习程序员 与高级程序设计员其职位是完全不同的。虽然主要差别不在基本任务方面, 而在复杂程度方面,但共同的目标是完全相同的。下面列举的职位与先前讨 论的信息服务组织机构中的任何一个职位无关。例如,一个程序设计员可能 被分配到系统部门去编写用户手册,或者一个系统分析员也可能被分配去操 作部门帮助进行工作流程分析。
1.信息服务的领导人
(1)信息服务领导人的责任。 信息服务领导人(常常称为数据处理经理)要负责公司信息服务的所有
活动。他的管理职责与业务领域中地位相同的人的职责相似,主要的差别是
信息服务领导人将花费 50%或更多的时间与用户管理人员和公司行政领导 打交道。
(2)信息服务领导人的特点。
  信息服务领导人的一个有趣特点是,他们的技术方向是随着公司的规模 而变化的(就是应该变化)。在大公司中这是与特殊的需求相一致的。
(3)信息服务领导人的作用。
  信息服务领导人是新系统的开发和公司范围内系统综合的促进者。信息 服务领导人不仅要指导团体用户,而且还要指导信息服务职员,这样才能将 信息服务工作搞好。
2.系统分析员 系统分析员(简称分析员)的主要任务就是分析、设计和实现信息系统。
在大多数公司中,分析员还要承担其它更大范围内的、与系统有关的任务, 例如,可行性研究、定期系统检查、硬件的评价和选择、计算效率估计等等。 在系统开发过程中,系统分析员主要是与用户打交道。在分析和设计阶 段,以及在转换和实现阶段,系统分析员特别繁忙。在系统实现之前,系统
分析员还要为用户提供操作培训。
3.程序员(应用程序员) 在理论上,应用程序员(简称程序员)从系统分析员那里接受系统和输
入/输出的详细说明,然后,将这些说明转换成机器可读的指令(程序或软
复眼—企业管理信息系统的下一页
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