蓝田玉PDF文档网 / 管理法律 / 滴水不漏—经理人记事本活用术
 


滴水不漏—经理人记事本活用术



管理精英宣言


  我是不会选择去做一个普通的人。如果我能够做到的话,我有权成为一 个不寻常的人。我寻找机会,但我不寻求安宁。我不希望在国家的照顾下成 为一名有保障的市民,那将被人瞧不起而使我痛苦不堪。
  我要做有意义的冒险。我要梦想,我要创造,我要失败,我更要成功。 我绝不用人格来换取施舍;我宁愿向生活挑战,而不愿过有保证的生活; 宁愿要达到目标时的激动,而不愿要乌托邦式毫无生气的平静。我不会拿我 的自由去与慈善作交易,也不会拿我的尊严去与发给乞丐的食物作交易。我
决不会在任何一位大师的面前发抖,也不会为任何恐吓所屈服。 我的天性是挺胸直立,骄傲而无所畏惧,勇敢地面对这个世界。所有的
这一切都是一位企业家所必备的。

滴水不漏—— 经理人记事本活用术

《滴水不漏——经理人记事本活用术》智慧的发光点——记事本

一、记事本究竟意味着什么


  持有一本记事本,并使用它,是因为你希望自己的生活更充实、更有条 理。并期盼你的今天比昨天美好,明天比今天绚烂,真可谓是现实生活中智 慧的发光点。
也正因为有着这种期待,我们努力,我们学习,我们使自己更可爱。 每个人都曾经在一年之初,翻开一本新的记事本,下一些决心,做一些
反省。打开这本新记事本时,我们祈盼使用这本记事本的这一年,或自己的 人生与生活,能更美好。
  然而,结果是怎样呢?梦想成真或是成空,今年比去年有收获或者今天 成为昨天的翻版,一切如旧,没有任何变化或奇迹。于是,我们只能在“记 事本能改变我们的生活吗?”的想法,及“是不是该换一本更好的记事本?” 的期待之间,摇摆不定。
这暂且不提。问题的重点是,你究竟在记事本中记些什么。 当然,不管你记什么都好,这是你的自由;但你如何去记一件事,却是
超乎你想象地重要。 你在记事本上记什么,如何记,意味着你每天想什么,希望做什么,也
就是意味着你生活的视野。要如何生活?做些什么事?换言之,笔记的使用
方式,就成为你对自己生活所做的一个设计。 记事本,就是在每一天,给自己活力,培养自己的智慧,提高自己的能
力,使每一天更丰盛的智能工具。

二、拥有一本使自己富有冲力的记事本


  这儿有一本记事本(请如此想象)。这是一本大小可以放进口袋,有黑 皮封面的记事本。乍看之下,这只是一本不甚显眼的记事本。但,它的内在 却十分丰富。就如同一只敛爪的鹰。
  这是一本一旦你拥有了,你的生活、对事物的看法、行动的方式等一切 都可能因之改变的,神奇的记事本。
请且慢打开。在我们打开之前,希望你先回答一些问题。
①使用记事本,你的每一天会更充实吗?
②你是否因此能完成更多的事?
  ③你的能力被发挥,智慧增长,工作出色,事业成功,并且赚到足够的 金钱了吗?
④你的人生、你的生活改变了吗? 使你充满自信,以肯定的答案回答上述问题的,就是这本记事本。你只
要每天使用它,自然而然,你的能力就会增长,使你过着充实且充满活力的 生活。
那么,要达到这种目标,我们该在记事本上记些什么呢? 在回答这个问题之前,我们先要问——记事本的功用到底是什么?
□记笔记的过程就是思维
  记事本的功用,在帮助我们思考,并确认思考的结果。因此相反地,我 们记笔记的方式,会逐渐为我们的思考方式理下规则。
换言之,你书写笔记的方式,就是你思考的方式,也就是你运用头脑的
方法。正因如此,你记笔记的方式,将形成并左右你的智慧。 我们要先知道,我们记笔记的方式,与个人的创造性、感受性、事物的
看法,灵感的涌跃,这一切的一切都有极密切的关联。
  记事本具有如此重大的意义与影响,但从小到大,却没有任何人教导我 们如何去记它。在学校所用的笔记,只是专供记事用的笔记。如果记忆力强 的话,不记笔记也无妨碍。只要从授课的片断去回想,同样也可获得好的成 绩。而许多人也认为,记事本笔记只是一个备忘录,是为了怕忘记,或者说 是为了记下之后就可以把它忘记,而预备的。
记下思考的流程,以促进思考,产生一些新的发现,并对最后的结论深
怀自信,更进一步,使我们的头脑灵活,能有效运用的“Memo 的记法”,虽 然如此的重要,但到目前为止,却没有人教导我们。
  智能文具很好,系统化笔记也很好。但不管你拥有多好的记事本,或再 丰富精致的新设计本,却以盲目的方式去记的话,将没有任何效益。所谓盲 目,是指没有遵循一定的方式或原则。
因此喜欢用记事本的人,多半成为将记事本当做满足自我的工具。 然而,记笔记的原理原则与定规又是什么呢?笔记的原理原则与定规,
就是思考的原理原则与定规。 笔记的记法,就是了解自己的想法,对事物的感想与看法的方式,因为
我们借由笔记,将思考本身予以“定型化”,文字化。 我们想创造许多东西。包括创造使自己的生活充实,人生有创意,生活
美满的每一天,以及使这些梦想得以实现的其他许多事物。
□冲劲不够是你写的笔记不好

  长久以来,我们一直主张思考能力与创造力的启发,与记记事本的方式 有极深的关联。换言之,我们一直认为我们平日无意间所记的记事本,会决 定一个人思考的能力。也就是说,我们可以经由学习记记事本的理论与技术, 提高我们的思考与创造力。
  一提到能力或创造力的提高,我们的脑中就会浮现某某技巧或某某理 论、某某系统及某某训练讲习会。而真正去参加这种讲习会的,也大有人在。
但得到的结果是什么?你曾经因此而有所改变吗? 你是否真的将培训班所教授的内容了解贯通?你是否真的曾经运用这些
技巧,去完成一些事? 十分遗憾,大部分的人都是在当时听听就算了,真正有效去活用的人,
可说是微乎其微。 一个技巧,没有成为一个真正技能般被透彻了解、学会,是不可能发挥
作用的。只知道却不会使用,跟完全不知道,并没有太大的差异。 知道再多,拥有再丰富的学识,也不会成功。成功,是靠行动去实现的,
没有行动或无法实际付诸行动的知识或技术,不具任何意义。 目前启发创造力的理论或技巧,都毫无例外地提出“如何发现一个新的
观点”,并针对此主题加以发挥。 这种方式教我们跳出过去“直线式思考”的窠臼,能更自由,更宽广地
去观察,向知识或常识挑战,以一种新的视野去面对事物。
   当我们接触到这种理论时,我们多半会以为“嗯!真的很有道理,说的 一点都不错!”,并且深受吸引,在短时间内,真的以为自己懂了很多。 但为什么我们始终无法按所学得的技巧,真正地去做些什么呢?
我们好不容易学得的技法,只要换了不同的背景,似乎就消失无踪,无
法切实运用了。这种不切实际,无法真正有效运用的程度,你或许也曾为之 深感惊异。
为什么当我们接触到,深受吸引且努力学习的技巧或方法,一旦拿到现
实生活中,就失去它的神奇力量了呢? 这是因为你的记事本笔记写不好所致。你记记事本或笔记的方式,阻碍
了你的创造力与灵感!
□直线式的记事本束缚了我们的思考
  过去我们一直所受的教育,认为“直线式的思考”是十分正确的。直线, 或许可以说是以 A→B→C→D→E 的顺序依次排列的逻辑。而我们以为,能迅 速查知其联系,推出其顺序的人,就是聪明的人。因此,笔记或记事本,也 自然而然地被线条化。
请看一看我们长久以来使用的记事本。上面都有一些直直的线条。 我们顺着这些线条来书写一些东西。 而所谓顺着线条,意味着我们循着直线书写,沿着线条进行思考。其结
果是,我们人类创出了所谓的“线条文化”。 所谓的线条文化,就是重视直线思考的文化。 直线思考,也就意味着“线条式的思考”。 我们发现,我们长久以来惯用的线条式笔记,在不知不觉间束缚了我们
的思考。
  我们的头脑的构造,本来并不是直线型的,尤有甚之的 是,我们 生活的这个世界本身,也不是直线的。我们亲眼所见 的世界,甚至没
  
有一样东西,可以称得上是直线的。 没有人规定我们看一件东西或观察一件事物,要先从哪儿看起,再看到
哪里,最后在哪儿终结。我们经常是从自己想看的部分,自己有兴趣的部分 看起。
或是以一种在瞬间掌握整体的方式,来运用我们的视觉。 人的大脑,最擅于进行非直线的“视觉观察”。由于我们的努力,花费
极长的教育时间,来教导这种适于进行非直线式思考的大脑,去进行直线式 的思考与观察,因此在思考过程中经常有阻碍产生,甚至有许多人始终无法 适应,也是理所当然的。
  而我们却始终认为那种思考无法直线化的人,是不合乎时代潮流的被淘 汰者。这是怎样的一种错误!
  
三、思考能使我们洞悉事物


  “直线式思考”,是与创造性的思考,最无缘的。因为直线会束缚我们 天马行空的灵感,使我们的思考受拘泥,被定型、局限。我们对一件事物的 看法或观点,应该不只有一个。
  对一个事件我们应该有各个角度的不同看法。然而因为固有的知识,使 我们将自己的观察角度,局限在一点上,让我们忽略,或者说失去了许多其 他的看法与观点。
  只知道一些事情,反而使我们看不清事物的实体。如果说思考,就是要 去发现新的观点与角度的话,那么知道得愈多,反而愈受拘束。
  即使你参加为启发创造力所办的讲习会,脑力受到激荡,心中充满了新 的灵感,打算好好地发挥一番,但只要你仍使用“线条式的笔记本”,你会 发现,你又回到当初缺乏创造力的原点。
  既然直线会束缚我们的思考与灵感,那么我们只要脱出这种直线的限 制,采用一种全新的记事本就好了。
创造跳出直线式思考范畴的秘诀在——“视觉式的思考”。 我们只要把直线式的思考方式,改换成人类一向最擅长的“视觉思考”、
“空间思考”即可。
  要发现任何新的事物,首先必须“观察”。经由全面性的观察,可使事 物逐渐清晰、明朗。但此时观察所用的工具,必须要以“非直线化”的工具 为前提,这样才可洞悉一切事物。
  
《滴水不漏——经理人记事本活作术》大规格“老式”记事本曾风靡世


              一、大规格记事本的热潮


距今数年前,记事本曾风靡一时。 人们对记事本兴趣浓厚,尤其它有几项相差很大的方面,让人感到相当
惊讶。首先是它的价格,有时候实在是贵得吓人,其次是它的尺寸大小,也 相差悬殊。
  以前,记事本是“放在口袋里的东西”。而且,一般都是银行或保险公 司的赠品,要不就是公司发给员工的小册子罢了。
  其实,有些赠品记事本也相当不错,有些就对一般商场人士非常实用。 只是近来市面上出现了太多精致而又实用的各类记事本,就使得那些内容简 洁的赠品记事本显得毫无价值可言了。现在市面上有各种尺寸及样式的记事 本,有些价格甚至高达上百元,但是只要能为自己规划出灿烂的人生,还是 有人愿意花下这笔钱。
  至于,简装大规格笔记本为什么会大受欢迎,一方面是流行之趋,另一 方面则是它具有简洁及清晰的特性吧!
  
二、什么是大规格“老式”记事本


  我们发现,当被问及“工作是否忙碌?”时,有七成左右的人答案是肯 定的。而在做这项问卷调查的时候,恰好也是记事本很风行的时候。
  也就是说价值观的多样化,通常都是随着消费的多样化而产生的。当然, 随着市售商品的增加,业务也随之复杂化了。不可否认的,业务内容的质、 量及速度等密度也更紧凑。为了适应这样一个多变而又复杂的社会状况,工 商人士也就不得不借重所谓简装大规格笔记本了。它可以帮助我们管理生活 上的琐事,乃至于替我们记住一些重要的资料,所谓“一册在手,心中不慌” 也就是这么一回事了。
  不过,仍有绝大部分的人,并不喜欢这样的记事本,理由是,它的“体 积”太大了,似乎在携带上会有许多的不方便,只是凡事都是如此,要求完 美就很难求了。
  事实上,有不少人兴致勃勃地买回一本大笔记本,事后又嫌麻烦地将它 束之高阁,也许花了一大笔钱才买回来的好东西,就这么随随便便地给糟蹋 了也说不定。而有人却生怕捞不回本,东拉西扯地记了一大堆不重要的东西, 同样也有“浪费”之苦。
  
三、什么是袖珍型记事本


  袖珍记事本又被称为“手帐”,顾名思义就是它的尺寸大小是主要的因 素,具体而言还有下列各项因素:
①它的大小在打开时宽度刚好可以放在手掌中。
②可以放在手掌中记事。
③可以放在衬衣口袋或西装口袋中。 只要是记事本,至少也该具备这些条件。如果依照这样的考虑,那么那
种摆在案头上的大记事本,似乎就不合于我们所谓的“记事本”条件了,其 实称它为“日志簿”或许更贴切些。而真正的记事本不仅价格低廉,而且也 同样可以包罗万象。

《滴水不漏——经理人记事本活用术)掌上春秋,袋中脑库——记事本 使人们普遍受惠

记事本的好处多


  记事本使用的情形,如果大致分为简易式、活页式及两者并用式三种的 话,它们的使用机会大致均等。若以年龄层来看,20 岁左右的年轻人喜欢活 页式记事本;30 岁左右的上班族,则会渐渐变化,到了 40 岁左右就变成两 者并用式了。
  由这一点也显示出,随着年龄的增长,所承担的业务内容也将更趋复杂。 一般而言,初入社会的年轻人,将社会生活当作是学生时代的延伸,而 他们所使用的记事本也多半是塑胶的形式。但是,随着年龄的增长,他们会 逐渐开始爱用老式记事本。换句话说,这是一种由新手进入经验老手,而不 得不更换记事本的“进化”罢了。亦即,随着业务量的繁多,管理内容的制
度化及相关信息的整理术等等,都必须要依赖老式记事本的帮助。 然而,一位商场人士所管理的内容,究竟有哪些?不妨让我们来分析一
番。
□时间管理
  老天爷很公平,给每个人相同的一天 24 小时。但是,每个人也都有生命 终止的一天。所以,虽然时间公平地赋予每一个人,但是却仍然相当地有限。 也正因为如此,时间管理就成为非常重要的一门课程了。
此时,认识“时间管理即为时间管理的一部分”就显得非常重要。也就
是说,行程表管理在时间上占有极高的地位。甚至有人说:“记事本是口袋 中的秘书”呢!
□行动管理
  按照时间比例管理自己的行动,即称之为行动管理。因此,行动管理与 时间管理有着密不可分的关系。
许多商场人士常有慢性疲劳、身心倦怠症或类似的现象。究其原因,行
动管理的控制不当实为原因之一。因为他们在公司里没有做好上情下达的管 理,以及有太多未解决的事项。事实上,时下年轻的一辈之中,有许多人也 都犯有同样的毛病。
但是,只要将态度换为另一观点的话,事情就可以全然改观。也就是说,
将任何的行为都当做是一种行动。想想看,与其疲劳不堪时还做个不停,倒 不如先好好地休息一会儿之后再努力工作来得有效。同样地我们也不可再处 于一种被动的状态下,反而抱着一种主动而又积极的态度去面对工作,因为 积极性的有无会影响到疲劳感的大小。
当然,如果只是一味地工作,完全没有自己的生活空间的话也不行。
□情报管理
  在这一项功能中,我们将来自商战上必备的情报,到生活的智慧及各项 杂学等,包括所有的小知识做一番说明。在任何公司里,都会有那些有问必 答的人存在。站在情报收集的立场而言,只要这种人问些必要的问题,就可 以获益非浅,真是一大乐事。
  但是,通讯栏的有效整理,亦即所谓的“人的情报”的管理,也是情报 管理的一部分。而且,人际关系的网路广阔,对商务往来也有着无形的影响, 单这一点,就足以显示它的重要性了。
  说得极端一点,在商战上情报整理和通讯栏的管理,几乎可以说是同义 语。所以将通讯录整理得有条不紊的人,就是将“人”看得极为重要的人,
  
这句话一点也不为过。
□金钱管理
  在商战中的收发单据、日常的金钱收支、未来生活储备的费用等,这些 都是必备的金钱管理。虽然所谓的“零用金”等也包含在内,但是本项功能 却不只有这个部分。
有些人就是利用金钱出纳单据做管理,即使是小小的一笔钱也一样会列
入 。 多 年 后 的 今 天 , 一 直 为 人 们 所 沿 用 。

  在日后需要唤起一些“记忆”的时候,如果没有任何“记录”可循的话, 那就一点办法也没有了。而我们做记录也正是这个缘故。因此,有时连购物 单也会留下来,这不仅可以取代保证书的作用,也可避免同时买重复的东西。
□目标管理
  在公共场合(商业场)或私人场合(自己的生活)中想做什么样的目标, 能使自己的生活充实而有意义,这就是所谓的目标管理。
所谓的目标并不是一个一个单独成立的,而是累积许多具体的目标,以
不同的手段达到最终目标的意思。 在倾向于高龄化社会的今天,每天应该如何打发时间,更是益发显得重
要起来。所以,究竟自己想做些什么,就非得好好把握住不可。
□自我管理
  为了要达到最后目标,就必须先要做好“时间管理、行动管理、情报管 理”。
  但是,不论要达成什么目标,本身的身心状态也必须要有充分地准备, 以之为对应。比方说“没有健康的身体,就根本一事无成”,保持自己健康 的身体,只能算是一种消极的自我管理。
  当然,单只健康管理并不是所谓的自我管理。生活管理——不,“生涯 的设计”应该才是最重要的。
  具体言之,在生活中加入一些乐趣(兴趣、休闲)。除了工作外,还有 自己的事情,这一点相当重要。退休之后,大约还有 20 年的时间,而自我管 理,就可以在这段时间内,将“高龄化的社会变得更有意义”的目标极度得 到发挥。
  
《滴水不漏——经理人记事本活用术》记事本的“使命” 绝大多数的人对于记事本的基本构成要素,都没有正确的认识。 所谓“知己知彼、百战百胜”——有了好武器却不会使用的话,恐怕徒
有壮志凌云之慨。因此,让我们来谈谈记事本的基本构成。 我们可以将记事本大致区分为时间表、通讯栏、记录栏等三大部分。

一、日历、时间表


  首先,所谓的日历及时间表,这两者要凑成一组来看较好,也就是要对 照着来看。
  日历最好是两年份的比较方便,以一年为单位来计划固然比较容易,但 是如果能有明年的日程表,就可使计划的眼光更长远。
  日程表方面则有许多形式,这得按制造厂商的设计而定。而在选择的时 候,也要注意配合自己个人的职业、兴趣等等。大致而言、有单日式、周志、 月志及年志式。
  在使用圣经大小活页式的记事本时,由于可以抽换,所以也可以使用原 有商品以外的纸张。当然在使用记事本时,如果不投入自己的心血,一样是 没有什么效率可言。
  
二、通讯录


  有人会专门准备一本记录人名地址的通讯本,但是由于个人整理后分类 的方法不同,而使得这一册通讯本有难查及易查之分,只要多下一些功夫, 再找一个人的通讯地址、电话时就会容易得多了。一般而言,在记事本中都 附有通讯栏,但是往往都会受到版面的限制。如果记入太多的通讯资料的话, 找起来反而更加麻烦。
  所以,如何在有限的空间内记入必要的内容,这就是一门学问了。我们 通常只记入与工作有关的名字及电话号码。如果想知道住址及 FAX 号码时, 再以电话询问。
  
三、备忘录


  备忘录栏的功能之一,就是具有整理脑中所记忆的内容的效用。也正因 为如此,它比较适合记下自己的自由构想。
  最常被使用的,就是横式或直式的纸张。有人却比较喜欢那种大约 5 厘 米宽的方格纸。不只是记录文字,要画表格或流程图都比较方便。还可以记 些调查记录、会议记录、日记、读书笔记、读后感、札记、小结等等东西。
  
四、只要方便,样样都是好工具


  只要有以上功能的记事本,不论它是什么类型,都可以带给我们不少的 方便。
□金钱出纳单
  申请差旅费时,等到过了几天才想到来整理的话,想必就相当麻烦了。 如果记事本中有收支栏的话,要向公司请领各项费用应该就会比较容易。而 且,对于自己的金钱管理也很有用。
□资料栏
  这是在记事本最后的部分,所附加的各种资料栏。有时候会认为没有这 些资料栏反而比较好。所以,不妨把所需要的资料栏留下来,其他则撕掉不 要。
  
五、笔记帮大忙


  笔记里所记录的事是最准确的,就连人类最长久、最准确的记忆力也比 不上。当我们在争论某一问题时,我们时常会说:“这件事用白纸黑字记着 呢!能错得了吗?”对方顿时哑然。人类即使有惊人的记忆力,但只凭脑子 记忆,难免会有差错或遗忘。因为生活中琐事繁多,需要记忆的事太多了, 大脑是容纳不下的。而且,随着时间的推移,人们对以前发生的事便会逐渐 地遗忘,昨日记忆犹新的事今日也许一股脑忘得一干二净。笔记是在事情发 生之时或之后不久记录下来的,当时的记忆还是准确的,一旦写在纸上,当 然是错不了!
  笔记的重要性是很显然的。我们都当过学生。自从入学的第一天起,教 师就叮嘱我们记笔记,告诉我们笔记是如何如何的重要。事实也是如此。假 如不做笔记,今天教师讲的内容即使你听得明明白白,也难保证你能永远记 住了,也许到复习时,你便记不清老师说过什么,哪些是重点、难点怎样解 答。如果有了笔记,你翻开笔记本,这些问题便迎刃而解了。
  我们都知道笔记对学习很重要,而且大多数人在学习过程中也认真地做 笔记。然而,有多少人知道,生活中,做笔记也一样重要。聪明的犹太人就 很清楚这一点,他们不但把笔记用在学习上,而且把笔记用在日常的生意往 来上。对于重要的事情,无论何时何地犹太人都记着“笔记”,正是这种“笔 记”对他们的正确判断提供了莫大的帮助。
他们的笔记记得很精细。对重要事情发生的时间、日期、内容都做了详
细的记录。对他们来说,所谓记“笔记”,并不是说犹太人经常带着笔记本 走路,他们所用的笔记本极其简单,是随身带的香烟空盒。犹太人买香烟时, 将香烟装入烟盒里,同时将空盒放入口袋,一旦进行“商谈”或有重要事物 需要记录时,将立即在香烟空盒背面记入必要事项,过后再将此整理记入记 录本内。这种简单又方便的记“笔记”方法,是犹太人精于计算和迅速、正 确判断的基础。
犹太人的一大特点是,凡事都是采取认真的态度。他们不允许在自己的
生活中出现任何马虎。例如,在预约晤谈时,对日期、时间的约定要极其明 了,而且连晤谈大约要花多少时间都算计好了。在赴约时,更不许有迟到之 事发生,而且晤谈时间也是严格遵守预约好的时间。现实日常生活中,谈论 具体的事时,也是竭尽全力求精确。可见犹太人的认真态度到了何种程度! 记“笔记”,更说明了犹太人的这种态度。因为犹太人在商谈时,是不 准发生任何暧昧之事的。纵然他们已作出迅速正确的判断,如果重要的日期、 时间、金额、交货日期等记得含糊不清时,也是毫无用处的。所以,在他们 看来,商谈中的任何重要细节都需要准确记忆,这一要求,他们再聪明能耐 的脑子也是满足不了的,大脑记忆难免会发生差错,所以,他们便只好依靠
记“笔记”了。 我们却没有这种记笔记的习惯,脑海中对事物的记忆要求也不甚高,常
常有含糊的习惯。对重要事物置若罔闻,就模模糊糊地过去,一点也不在乎。 有时故意打马虎眼。如:“当时谈好交货的日期,确是×月×日吧,也许是
×日吧?!”,但这手不能适用于犹太人。“啊!我记错了,是×日吧?我 的确记着是×日所以?”谁管你的确记着是何日,无论怎样解释,为 时已晚, 将无法挽回。因为你的不守时,很可能发生毁约,不履行债务等,而被要求

赔偿损失的事。犹太人的商法里,根本不允许马虎存在。因此,也根本就没 有含糊不清、记错了等情形存在,纵然是很微小的小事,他们也会不厌其烦 地把它记下来。“不怕一万,只怕万一”这句俗语虽产生在中国,犹太人却 也十分懂得这道理。
  所以,为了以防万一,还是学学犹太人的认真态度,仔细、耐心地记“笔 记”吧!它将使你受益匪浅。
  
《滴水不漏——经理人记事本活用术》惜时的决窍——掌握时间关键挖 掘潜在时间

一、掌握时间是为了使自己的时间更充实


  要问做什么才能使今天过得很充实,也就是以“今日的行动”创造“今 日的充实”。
  当我们思考今天这一天,在自己的人生这个时间轴上的定位何在,今天 的自己是在怎样的状况下,才能创造今天这一天。
  所谓安排时间,就是指如何创造自己人生中的许多个“今天”。你的愿 望、梦想、期待与欲望及与其相关的计划,何时做,何时完成,都是思考如 何“安排时间表”的材料。
  如果你明白安排时间表,并不是将一天的时间分成许多部分,然后随意 填满它的话,你的生活将会更加充实。
  当你分割自己一天的时间前,先列出今天一天,你想做与该做的事,并 将之牢记在心里是非常重要的。
  
二、掌握一天的思考就是安排时间表的本质


  我们首先要订计划,安排出制做时间表的时间。这是件理所当然的事, 也是秘诀所在。
  在现实生活中能确实掌握这个重要时间的人,实在很少。大部分的人都 是一碰到工作就直接开始进行工作。
让我们一天做一次,列出自己的计划。空出一些安排时间表的时间吧! 早上一边喝咖啡一边做也可以。在临睡前,边喝睡前酒边做也无妨。总
之,希望能有一些自己静一静的时间。 顺便打开笔记的封页,思考并整理思路。整理笔记,也就是整理自己脑
中的思绪。 有时甚至会用掉半天的时间。因为在安排时,必须找齐资料,用电话订
约或确认所安排的约会。 换言之,安排时间表就是工作的本身。安排日程计划表,就好像在制定
战略。因为还必须考虑哪些工作可能得到哪些人的帮助等细节与策略。 安排时间表,是从做“今天一天”开始。
WORK2
为悬而未决的工 WORK1
今天要完成的工 作 WORK3
在可能情况下的希望 作找出结论必须
会见的人、目 的与时间等
与他(她)一起 吃饭(?) 今天的主要工作
创造今天一天的 要素为何
今天想思考的事 完成的工作想看的电
影、展览会等


想读的书 想学的事


忙,就是心忙,没有心,就无法创造。要过有创意的生活,即使是安
排时间表这样的小事,也必须倾注相当的智慧与创意。
□一天只要完成一件真正重要的事
  在安排时间表时最必须注意的,就是不能贪心。忙碌绝不是什么值得夸 耀的事。相反地,或许反而会被人讥嘲为无能的。忙碌,可以说是已落伍了。 非把时间表写得满满的,否则就提不起劲去做,或感觉不安的人,已经是病 入膏盲,不可能有什么创意的思考产生了。
安排时间表的原则是,一天只要达成一件什么事,就足够了。 一周的计划也是如此。一周只要完成两三件事就可以了。 绝不要超过这个限度。这是最理想的。一个人最好不要意图安排自己所
无法实现的时间表。同时加上分辨何者真正重要,不为无谓的事浪费时间与 精力,如此就能拥有许多令人兴奋的一天。
  找出可以不做的事,并不去完成它的人,就是有能力的人。巴里特的名 句“重要的事,经常只占整个事的 2O%”,是令人难以想象的真实。
  生活应该是很单纯的。因此,不要把事情“复杂化”。而事实上,让事 情变得复杂的,不是别人,而是你自己。
  使事情简单化的秘诀是:果决,不做无谓的档案,立即处理事情。一份 文件只处理一次。
  
  当迟疑不知该如何做时,要有立刻放弃的勇气与决断力,就是简朴生活 的不二法门。
“没有这份文件,我的公司会倒闭吗?” “没有这个资料,我的工作会无法进行吗?” 弄懂这两个问题,就能解决一切。 纸屑篓,就是最好的解决方法,但相反地,绝对不要把正在进行的工作
收拾到一边去,一定要常放在自己看得到的地方。因为眼不见,心就不在意。 如果看着碍眼,就赶快去完成,或放弃不管。 清楚地划分该做的事与不做也无大妨碍的事。
德拉卡如此说: “绝不可混淆有效性与效率性。没有比高效率地去完成一件没有必要的
事更滑稽的了。”
□了解该做的事顺序自然就产生了 因为不知下面该做什么事,而浪费了大好光阴。这种情况,十分的多。 不管是工作或其他的什么,我们将“想做的事”放在考虑的中心。并将
使它实现的“必要的”具体行动,随意之所至地写在考虑的周边。 然后注视它,一边考虑孰先孰后,再依此去移动其所应放的位置,重新
书写。自然,顺序就呈现出来了。
然后,再分别填入在何时,由谁来做即可。 例如,你今年的目标之一是写好英文。 如果是只随意地想想要念哪本书,要听哪卷录音带的话,你的英文永远
也学不好。为了要学好英文,你每天要做什么?用怎样的顺序去做?
  如果你没有如此订好详细的计划的话,你的时间会在不知不觉间就消逝 无踪。
□将一天的时间结构化
我们先从一天的周期,来考虑时间的周期。 你的一天有多少时间?你在那些时间内做些什么? 如果我们将一天的时间,分成几个单位的话,会比较容易订定计划与安
排时间表。我是将两小时设定为一个单位。
从起床到睡觉,共分成 9 个单位,正好完美地排成一个阶段。 划分这些单位的目的之一,是为了安排时间表。 如果能掌握一天的结构与周期,就能对自己一天的行动产生一个概念。 换言之,就是可借此思考,在不做自己做不到的事,并不浪费时间的前
提下,你一天能完成多少事,在哪些单位中完成。 以两个时间为单位,是因为对我的工作而言,它正好是一个恰当的单位
时间。因此,这个时间的单位,是会因各人的职业而有不同。 了解自己身体的周期(早起型、晚睡型),并配合之。创造出自己的时
间周期,就可以更有效率地去运用时间。 请注意,分割时间并不单只是像手表般把时间区分成许多单位。 我们应藉着重新用自己的眼睛,自己的头脑去看时间,相信一定能有一
些意想不到的发现。 而使我们有这种发现,就思维了不起的地方。藉着这样的过程,使我们
产生足以创造有创意的生活的眼光。
早上 1 个单位,下午 2 个单位,只有这 3 个单位才是工作的时间。除非

有特别的事,否则绝不超过。这就是我的周期。 只要思考今天要在哪个单位做什么事,时间表的安排就算完成了。
□掌握一周的周期 在掌握一天的周期与结构后,再来掌握一周的结构与周期就可以了。 一周的循环,是由左下而右弯上,再转至右下告终的循环。至于这一周
是否有高潮,或较为平淡,就要依计划与时间表而定了。 掌握你日常生活的一天的周期化与一周的周期化,就是你是否能逐步完
成计划与时间表的要诀。 月周期与年周期,对我们而言是过大且难捕捉的,比较起来,一周在感
觉上比较容易掌握。掌握这种让人有概念的时段,就是安排时间表的窍门。 以思维的运作,捕捉来去无影的时光,并以周为单位,使之充实。事实
上,当以周为单位时,即使其中的一天被浪费,仍有机会使这一周充实。 “使自己生活充实的要素”,或许很难在一天之内完成,但如果以周为
单位的话,就可以星期来分配每一天的性质,甚至有时一天都玩掉也不要紧。 以星期几来决定每天的性质,从快乐的星期五,转变到快乐的星期四,
运动或文化的星期三,旅行的周末等,已相当一般化了。 所谓以一周为单位,安排生活计划,是说最好在星期几开会或商谈,在
星期几最好能看书或上课,好不容易才拍下的录像带该在哪一天看??,给
每一个日子,一个独特的个性。 通过思考可直接用做时间表的笔记。只要在各栏的左上角写上日期即
可。
你的一周,是怎样的呢?
□月计划就是模拟安排各课题的时间表 通常记事本上的月时间表,每个月只有一张。 如果你的时间表安排是被动的,你只要记入一些既定的事的话,一张也
就够了。但如果你想安排一个具有积极性的时间表的话,由于必须尝试一些
模拟或错误,可以随心所欲多用几张,会比较方便。 所以如何活用月计划用的设计纸,同样也是安排时间表上的诀窍之一。 你只要在这一张月计划设计纸上,用荧光笔将例假日标出,再将并排于
上部的月份标出,就可以随你的需要,去安排许多不同的月计划。
  你也可以依计划来做时间表,或分公与私来安排,这样你就可以打破一 个月一张时间表的概念,想出一些新的用法。
但月份计划表,绝不能成为行动的计划表。
  这张时间表是帮助你提醒你本月份的约会,或让你可以看见一个较长时 间的预定,每天的行动仍应思考。
请不要忘记,明日时间的情况与充实时间,是完全不同的。

三、以年计划来掌握宝贵的光阴

“年度计划指引”的重要性是出人意料的。
  一年有 53 周,以周为单位,制造一些变化。因为每周都各有特色,生活 也随之多彩,自然也就不再是一成不变的苍白岁月。
        这种设计,就是充实人生的智慧。如果更极端点的话,一年只需要这个 年度计划及一周或一天就足够了,其他的设计纸没有也无妨。 因此,我们在笔记中,准备了这个年度计划指引。
  这个年度计划指引详细地标出了例假日等,使我们能好好掌握住一年的 时间。
  我们可以边注视这个年度计划指引,重组我们对时间的笼统印象。在这 附近该做这件事,又快到了该做那件事的时候了,在这周休假怎样呢??? 以这种方式将一年的时间计划,区分出来。
  只要去思考一下,就会明白的。结合计划与时间表,能赋予抽象的概念 一个具体的形式,一个行动性的印象,使时间能更有效地被运用。
  请将一年,这一个长而抽象的时间,与今天一天的行动这个具体概念相 结合。在其中亦可使用月或季,甚至更短的周等时间的单位。
而如何取时间的单位,与如何使各单位连络,就是结合计划与时间表的
秘诀所在。 我们也可以将时间的单位,改称为时间的周期。这么一来,就会牵涉许
多个人性的问题。
  这不仅是将时间的单位,分割成长与短的技术性的问题,还会因个人的 生活方式、想法、工作而产生很大的差异。因此知道自己的“时间的周期” 或去创造它,就是善用时间的秘诀。
所谓周期,就是你办事所采用的周期效应。

四、时间表有两种形式可灵活地加以运用


某一天我的电话铃响了。“几月几日,我有事想与你商谈,你有空吗?” 看自己的时间表。那天有必须做的工作。但那并不是非在几点到几点做
不行的那种“毫无弹性”的工作时间。 我的工作多半是一个人思考、设计,因此在一天的哪一个时间单位内工
作,比较无大碍。如果当天有什么突发且非完成不可的事,也没有必要立刻 记到时间表上,事实上也不可能如此做。
  相反地,与人见面,或在特定场所(如摄影或录音等)进行的工作,或 与其他同仁一起做的工作的话,时间大致都会被限定。而且这种时间多半是 不容更改或错失的。因此最好使用有时间刻度的时间表。
所以,事实上时间表是有两种形式的。 也因此,我特别设计出能满足自己所需,将时间细分化及将必须完成的
事列出的日计划时间表及周计划时间表。 要充分地运用时间,最重要的就是产生一些东西,创造一些东西,或完
成一些事情。 忙碌无比,却一事无成,是最令人觉得空虚的。 掌握是为了使你充分运用时间。

五、时间表管理之道

□有效地安排时间
  与对方通过电话,确定了对方及自己的时间及约会讨论的重点之后,就 可以将日期及时间记入记事本中了。
  翻阅记事本,记入一些定期召开的企划会议时间。整个时间表都被填得 满满,黑压压的一片。这个月又是一个忙得不可开交,连喘口气的时间都没 有的月份??。
  如果,时间管理是如此这般的话,就太没有效率了。每看到这样的日程 表,就会感觉烦躁。每天被时间所追赶,不得稍有松懈,人生将是多么地乏 味呀!
  至于我在时间的管理上,是将这些区分为“时间管理”与“行动管理” 两个部分。
□使自己不要太匆忙
  所谓“非做不可的事”与时间有关的项目之中,可以大略区分为两个部 分。
  第一就是“什么时候非做不可”,另一则是“什么时候非完成不可”。 而所谓的“日程管理”,简单地说,就是把这两点在
自己的生活中,适度地加以分配。也就是说“不慌不忙地工作”,而非
撵鬼似地忙成一团。 虽然在记事本上安排了密密麻麻的行程,但是却使自己毫无充裕的空
间,我想一样是毫无效率可言的。若想制作“不慌乱的行程表”,以下几点
绝对必须考虑。
1.长期、中期、短期的日程表具有互动关系。
2.非做不可的工作要列于表首。
3.结束时间已决定的工作之前,要作倒数记日的记录。
4. 由自己所订定的约会,要配合对方的时间。
5.来自对方的约会,也要配合自己的时间。 不妨想想,当我们还是孩子时,是如何渡过漫漫暑假的。一旦把大约 60
天的暑假安排得密不通风,自己的行动也同时被局限得死死的。因此,到不
如把暑假作业完成了之后,再去旅行或游玩,时间安排得妥妥贴贴来得好些。 有时候,全家要去旅行的日期,却又有朋友来相邀,这时候是最令人感到左 右为难的时候了。如果对方的邀请与自己的时间无法配合的话,就选个自己 喜欢的旅行吧!
  工作也是一样,重要的事情一定要能区分出“什么时候该完成”以及“什 么时候开始进行”,如此才能有妥善的管理。
□利用颜色及记号区分
这个部分,在日程表上也占有相当重要的地位。 一般记录栏的空间都相当狭小,想要在这小小的空间里记下大量的内
容,就必须有相当的工夫。
1.善用色彩。
2.利用自己设计的记号及代号。
3.定期的重要事项等,记下已知的时间。
4.例行性的事项,不要全盘记录其中。

5.要能区别已处理及未处理的事项。
6.尽量选择横向书写方式。
  在记录行程表时,利用 4 色原子笔,公私事件即可一目了然(公事用蓝 色、私事用红色。另外 2 色则是杂记用黑色、已处理事项用绿色删除)。以 颜色区分别无它意,而是可以在纸面上看出还有哪些未处理的事项。
  此外,当预定行程有所变动时,则以修正液加以修改,再以适当色彩的 笔记入,对预定行程的变更可一目了然。
□时间管理的技巧
1.作可同时进行的事。
2. 保持较轻松的状态,同时需有适当的紧张,并集中注意力于事物上。
  3.发言需和行动有所关联,而且要简洁。A. 避免下列发言:纯为解释、 重复不变、和行动无关的发 B. 不要发表感想性的发言,例如“原来如此”、 “相当不错”等,而应发表和下一个行动有关,而且有建设性的发言。4.不 要想一个人独立解决问题。A.积极请教专家;B.积极地授权;C.有效活用别 人的时间。5.不要积聚工作。6.有效利用等待的时间、零碎时间。
  □以速度管理时间 1.集中全力于工作之中。2.除非时机不好,否则便 当场决定并付诸行动。3.勿囤积工作(未处理之文件)。4. 不要漫无计划, 事先限定好结束的预定时间之后再逐步执行。5.主动打电话联络。□以核心 思考管理时间 1.在短时间内掌握核心及骨架。2.尽早以当事人的姿态融入核
心。
  3.明确把握住战术上的重点和问题点,而不要将时间浪费在重点以外的 地方。
4. 加强筛选的能力,以便有效率地从众多情报中发掘出真正有价值的情
报。
5.情况虽混乱,也不要中断。
6.提高速记能力,并牢牢记住事情的核心和骨干,以备下次之需。
7.当场转换思绪,集中精神。
□确定时间表
·一天的时间表 日志时间表,是可以将最具体的内容记入的行程表,通常是将一天分记
在一页或两页之中。
  但是,通常我们并不使用日志型的记事本。因为这种型式的记事本,常 常会使预定项目与杂记项目混在一起。日志型的行程表,只使用于特别的用 处(例如:旅游等)。
  然而却极适用于分类使用。也就是记事本中分为日志及金钱出纳等,是 公司保存业务报表的一种。
  大体而言,市面上出售的日志行程表可分为“预定及摘要”两部分。亦 即“应完成事项、时间表、摘要记录栏”等,这些是记录日程表的三大主干。 我们并不将行程表分此三部分,而是以另一种形态去处理,亦即“今日 应做事项”、“今日预定事项”、“今日记录”等三个主干来记录。内容分
述如下:
1.预订事项记录于周志日程表。
2.本日记录则记载于市售的周志行程表上,以此代替日志。
3.应完成事项记载于别表。

日志一天需要一张纸,一个月就要 3O 张。但是以我们的方法,则只要 5~
6 张即可。 但是,因为这种方法会使预定事项与摘要记录分离,日后在整理上可能
会有困难,因此这是它最大的缺点所在。
·作记录有趣的一面 前面我们已经谈过,日志时间表是由“预定事项与摘要记录”所构成。
现在,就让我们再深入地谈一谈。 在日志的某一页中,事先记录预定要做的事情。当然,也有人到当天才
记录的。 而且,一天过去了,事情也结束了??而摘要记录栏内却还记着当天的
事情。
  经过了数年,连续的记录就成为连贯的行动记录,这种记录资料很容易 就可唤起我们的记忆,这个时候,它不仅只是记忆而已,保存它,作为日后 参考之用,实在具有相当大的价值。
  不论是从事什么样的业务,一定会预定一些年度大事。例如:4 月份的 新工人培训、冬天时间的防霜害准备??等等。这时候,因为有了往年的记 录,于是这些旧记录便成了一项有力的参考依据。
这种“记录性”具有日志及日记两方面的功能。
  日志是以事实关系为重点所作成的记录,小学生的家庭联络簿就可以作 为代表。因此,业务日报及金钱出入等项目也许可以归入此一类别。
与日志有些类似的是日记,日记里会融入个人的感情及情绪。如果能够
把这两者巧妙的放进我们的日志行程表里,将会是一本参考性颇高的个人 史。
·确定一周时间表
  前面我们已经提到,基本上我们的行动是以“周”为单位,所以行程表 也是以周而完成设计。
一般而言,所谓一周即代表行动的一个循环。所以大部分的人在行事方
面,应该都是以周为单位吧! 周志行程表是在小小的笔记本纸张上,将一周行事做成一览表。这实在
是件很麻烦的事情,因为“7”是个奇数,我们要将一张纸分割成 7 部分看实
在不容易。 市面上销售的周志行程表,则有两种设计形式。
①左页分成 7 个部分的行程表,右页则维持空白,若将白纸部分亦分成
7 部分,则是双周份的行程表。
  ②左页区分成三部分,为周一至周三,而右页则与左页同样间格也区分 为周四、周五两天,剩余的 1/3 则为周六部分。
  这两种形式都是一长一短。但它们共同的不便之处,则是行程表的可用 空间很小。
  仔细想想,由深夜至次晨的这段时间,是我可以自由运用的最大空间。 可是市面上所贩卖的产品,却完全忽略了这一点,希望今后厂商能注意到这 一点。
事实上,24 小时的周历表,的确需要处处顾虑周详些。 我也曾经从事过播音员的工作,不论是广播电台或是出版社等新闻传
播,几乎全都是 24 小时式(全天候)。而在近来,一些公司及厂家,基于实

际需要,也渐渐走上 24 小时全天候工作的时代。记事本如果不能够顺应此一 时代潮流的话,恐怕也无法成为商场上的有利武器了。
  基于上述原因,经过多方尝试的结果,我仍然无法找到一本适合自己使 用的记事本;于是也只好在可能的范围内,制作一本适合自己使用的记事本 了。
  100 页的图表,也就是我们经常使用的周历。我们不妨就参照该页所示, 来进行说明。
1.一周是短期计划,必须与中程、长程计划相连贯。 为了兼顾短、中、长期计划的要求,最好是有周历及月历的对照表,如
此方能使自己的计划更周延。
2.必要时,要设置“本周任务栏” 此栏是为了使前述的“何时开动”及“何时完成”更为明确 而设。对凡事都一板一眼的人,这一点的设计更重要,而且不 急不徐会使时间更为充裕。
3.不要忽略了星期日 一般公司商号都是周休两日制,因此美好的周六、周日更不能不好好加
以利用。基于此一理由,我所设计的记事本当中,星期日那一栏最为宽广。
4.其他注意事项
  写些蝇头小字,横写要比直写省时。24 小时当中,只有深夜及清晨才算 完完全全的属于自己。尤其是对我而言,早上 4 点一直到我去上班为止,更 是我最宝贵的自由时间。对那些周休两日的人而言,周六及周日是他们足以 充分利用的大好时光。
当然,记入记事本的时间,最好是“已决定的时间”。而且时间一旦决
定就要立即记入,对于完全掌握在自己手中的自由时间,则不妨好好地计划 一番吧!
·建立一个月的时间表
1.串连每日计划与每周计划 目前人们生活是以每周日程表为中心。我想绝大多数的人也都和我差不
多。但是以“月历行程”为中心的人,应该也数不少吧!然而日程表的设立,
应该也不外乎是这两种主要形式!工作本身是以周为单位,则以周历为中心。 如果在工作当中必须与许多人接触,周历则会更为方便。然而工作性质须以 一个月、甚至两个月为单位的人,则以使用“月历行程表”较佳。
也就是说,在决定“日程表重点”的同时,仍然要与其他的日程表之间
有着彼此互动的关系。此时要考虑的是“将工作更具体而简易地推展,减少 不必要的时间浪费”,这就是制作日程表的基本前提。
1.以“每周”为中心的情形
·以周为单位安排 1 个月??短期
·以月为单位安排 2—3 个月??中期
·以年为单位(半年—1 年)??长期
2.以“每月”为中心的情形
·以日为单位安排 1 周??短期
·以月为单位安排 1 个月??中期
·以年为单位(半年—1 年)???长期 这种整理方式可能使得整体更趋于具体,同时也可使我们不断地将周日

程表,转记为月时间表的情形。 换句话说,在进入预定的阶段之前,最好就能将最近未来的日程表记入。
例如未来的 3 周内的预定工作,A 就先填入周时间表;B 再填入月时间表。
2.使用横式书写或历式书写 “月份行程表”大致可分为两种。一种是传统的横式书写形式,另一种
则是最近流行的历式书写形式。横式的特征是都有时间的标示,亦即可当成 “日程表”来使用。在这种情形下,就兼具“月行程表”与“日行程表”的 功能。
  至于历式的特征,由于具有与一般月历的版面设计,所以较易掌握每日 时间表。连每周固定会议的次数也可一目了然。因版面设计的缘故,大多未 标示时间,所以就很难有效地做更为详细的时间管理。而且空间不大,因此 也无法记录太多的事项。
  而我们的“月日程表”,则是没有标示时间的对折历式行程表。这种对 折式的日历式日程表,前后周或月份之间的互动情形比较容易完全掌握。
  如此一来虽然未标示时间,也不致会有无法纵观全局的困扰。其中并以 格式表格,可直接供整理重要事项的专栏。为其特点。因而使这一个月的全 貌和主题,都可在周行程表中具体地展现出来。
·建立全年的时间日程表
1.何谓短期?何谓长期? 行程表中可分为短期和长期等不同之类别。我想每个人对期间长短的感
觉并不相同。以我个人而言,我将一个月以内视为短期,数个月至半年视为
中期、半年至一年视为长期。 我们的记事本就是以这种区分方式来组合行程表。也就是说,周行程表
为一个月、月行程表为两个月,而所谓的年行程表则由 8 个月组合而成。这
并非一开始即有此规划,而是自然形成的。 亦即在处理日常业务和自己的生活上,就某种具体性所考量的期间即为
8 个月(半年至一年)左右。
2.全年日程表的两项功能 然而,这种“全年行事历”的功能何在?一般认为有两项功能。 第一项功能是发挥“订定预定计划”,亦即是行程表的基本功能;第二
项功能是发挥“参考、参照”的作用。
  订定预定计划主要是对今后的事件加以预测。正如在年底对这一年做完 反省后,将下一年的目标记入笔记中的行为,正符合“年行事历”的使用目 的。
  大多数人在进行计划的同时,会将固定的节日标示出来,例如结婚纪念 日、某人的生日等等,这其实就已经具备了预定计划的性质。
  因此,各位何不更进一步地将下一年度的预定计划加以整编规划。例如, 若打算在 6 月下旬盘点存货,就将它特别在记事本上标示出来,其他的预定 计划也依序预先填入订定计划。若及早有些觉悟的话,将可减少身心方面的 疲劳。
而事先预定休假,或许还可借此振奋自己。 在订定预定的计划时,不妨参考过去的经验。或许可经由参照过去某些
的记事本,而将 6 月下旬的盘点工作,订定在第三周的周五。 这也是“全年行事历”的第二项功能,其中所指的“参考、参照”也就

是指参考过去行动的结果。
3.一点一滴的记录是坚持不间断的秘诀 一般都将“日程表”视为“预定表”。因此记录的内容都以未来的事项
为主,但是如此一来将无法活用日程表。其实应将非预定的事项也记录下来, 因为在两三年后,将可惜着这些事项而了解整个事件的流程。
  这可说是扩大并充实“参考价值”的重要方法。从使用记事本的第一年 起,就不可遗忘加入行动记录。
  在使用记事本的第一年中,或许由于你不熟悉环境的变化而无法掌握要 领。所以这段期间,必定也会因为许多琐碎的事而忙得不可开交。
  心情烦躁、为明天预定的事项感到茫然——每天不断重演这样的情节。 这时就应该立刻将预定的工作记录下来,如此第二年便可轻松多了,免得到 时候又是茫然不知。
  当然,这个记录若能当成日记般地保留下来最好。若能持续数年的话, 将更具有相当的价值。
  不过也可以不必如此大费周折。在“全年日程表”中不记下数字的话, 也有相当的效用,也不一定什么事都要像“写日记”似地记下。若能把特殊 事件、变更事项等记录下来的话,就不会感到有什么负担。
例如:在 4 月 1 日原来预定的事项,因故而提前时,这时只要记入“已
变更”,事后看来就方便多了。 以电台的广播主持人而言,每年业务的内容常常是一再重复的,所以根
据过去的记事本就可提供许多参考。每当我遇到困难时,都会看一看数年前
的记事本。若能写下商品发货量的变化等,记事本就更能成为有用的资料。
·建立终生计划
1.何谓实现梦想的生命计划 规划人生是时间管理中最长期、也最抽象的计划。它的另一种说法是,
充满许多梦想的行事历。
由于平均寿命的延长。整个世界已进入人生 80 年的时代,而退休后的
20 年该如何规划,已经成为社会上最普遍的话题。 每一个人小时候都有梦想,但随着年岁的增长,却越变越现实。我中学
时代的美术老师曾说:“立志当伟人的可能性是不存在的。”我想他这句话
说的很实在。 然而人在生前,总有许多想做的事。 有人会保持非常具体的目标。
例如建盖一幢房子,或是驾船航游世界一周等等。 将梦想具体化、付诸行动实现,这就是人一生的计划。人生的规划也是
生活的规划。因此,我们必须不断地反问自己:“我现在过的生活是否为我 想追求的目标。”
  有个双手很灵巧的人,他对劳动和木工很感兴趣。他每到假日就辛劳地 着手造船,希望在退休后能驾船航海,这样的人在国外很多。
  现在姑且就以 80 岁视为寿命的终点,试着将孩子长大成人和学校毕业、 自己的退休等等事实记下来,然后再把想做的事与年龄(到几岁之前想做什 么)写下,如此一来就能确定现在自己所处的位置,根据此一事实,再来安 排其它计划,然后认真且具体地实行就可以了。
2.以 20 年为单位

这种具体的实现,只须以 20 年为一单位来规划。
  首先,以 20 年作为法律上所规定的成年人。下个 20 年则确立自己的社 会地位。而在这 40 年所蓄积的能量,就在第三个 20 年中发挥出来,这犹如 是国家栋梁一般活跃的黄金 20 年。
  最后的 20 年则是在退休以后。这是善用自己的兴趣和特长,确实为自己 而活的第四个 20 年。
3.不要停止学习和反思 活到老学到老,永远不要停止学习和反思。
  要持续不断地做你个人绩效的查核工作。每个礼拜要利用 15 分钟的时 间,在工作结束前仔细地回想一周来的工作得失,并从中吸取经验。
4.规划事业生命 用记事本规划你个人的事业生命,尽管成功之门有时会不期而开,但你
也不要依赖这种奇迹的发生。把你个人工作生涯的目标列出来,规划达成这 些目标的途径。
  根据美国的一项研究报告显示,一个成功的企业主管,在其工作生涯中, 几乎都曾经有过草划事业的这一阶段,他们或者是着手负责成立分支机构或 海外分公司,要不然就是把一个积弊已深且濒于倒闭的分公司或企业振兴起 来,使其重新步上轨道。当你遇到像上述的情况时,你不要像别人一样因为 害怕失败或面对压力,便退避而裹足不前,相反的,你要毫不犹豫地向前, 要求接任这份工作。
个人行动计划表(事业生命)
计划内容 预定完成日期 完成事项
《滴水不漏——经理人记事本活用术》通讯录记些什么——善记电话、 名址的人就是信息高手

一、勤记勿怠慢


  就信息管理和活用两方面而言,通讯录中就能展现出最基本的事项。这 句话的意思是说,善于整理通讯录的人,绝对也是一位善于管理信息的人。
通讯录是用来查询与联络的,其功能是任何人都知道的。 换句话说,住址录应该是将所需要的资料,以最低限度的必要事项,依
某种规则,事无巨细毫无遗漏地记载下来。而且能够记载住址和联络地点的 变更情形,因此必须经常不断地修改补充。所以往址录的记载,简直可以说 是汇集信息管理的精华。

二、建立类别分项


  住址录的形态大致可分为手写的(姓名住址本、名片)和 OA 机器制作的 两种。而书写的形式,则可分类为并列式与图解式。它们各有优缺点,可配 合自己的工具和方便性,选出最适合的方式。
  然而不论制作怎样的住址录,基本都必须具备有浅显易懂的标志。若是 怠于做这项工作,不仅查阅起来费时,而且信息的运用也无法顺畅。
  建立基本标志的方式,可区分为公与私两大类,最小的分类可使用英文 字母(或依注音符号的顺序)来区分,另外还可以加入其他必要联络处和兴 趣有关的联络处等,以便作为个人情报的资料。
  如果使用文字处理机或个人电脑的话,分类和选择就比较自由而且也容 易。老式记事本的爱用者,就不需要那么费事,所携带的记事本也能常保新 鲜。
  随着老式记事本的活跃,现代工商人士对它也有着相当程度的期望。而 胶装式的记事本与姓名住址本,就没有那么多功能了。
然而“住址录”中究竟该记载哪些内容?——这倒是个难题。 与工作有关而最常记载的内容就是“公司名称、公司地址、电话号码、
传真机号码,以及负责人姓名、住宅地址、电话号码”等基本事项。另外,
至少也必须记载有“公司名称和电话号码”,甚至就只写“姓名”的情形也 有。
前者有七项,而后者只有两项,问题是这些项目要记录到怎样的程度。
写得太多的话,虽然较详细但也较费事。写得太少的话,虽然较轻松但又太 不合乎实际所用。
其实,究竟该如何做最恰当,不妨以“交往的深浅程度”来划分。例如
交易上的对象,一般都只记公司名称和电话号码。但若包括私人的交往,就 应该再加入住宅的电话号码。有关这方面的取舍标准,则决定于各人的经验。

三、以“字母”、“公私”区分


  一桩业务的完成,不只限于自己和对方双方面的关系而已。亦即,因计 划的大型化、专业分工细密化等因素,常需要数个部门携手合作,或是不同 业界的配合,才能顺利完成一项工作。
  因此,从以往对公司的这种纵断式划分,已转变成亦有横断式划分的必 要。如此一来,住址录的内容自然也被迫有所改变。
  “公私”、“字母”这种最普通的区分固然不错,但有时候人际关系和 工作内容具有横断性,所以倘若仍固执地沿用“公私”和“字母”的话,就 谈不上是好的住址录了。
  
四、具体制作法

□首先制作住址本的总表
  记事本的住址本,必定有某种资料作为基础以便制作。因此,这种基本 的资料,我们就称之为“原本”。
记事本的原本有第一次原本及第二次原本。 所谓第一次原本,是指收到的名片、贺年卡、结婚卡和搬家通知等未经
过自己动手加工的原始资料。因实际情况的需要而定,餐厅和咖啡店的火柴 盒也可以包括在内。
  至于第二次原本,则是介于第一次原本与记事本住址栏之间的整理工 作。这时候,也有人使用文字处理机或电脑做姓名与住址的管理工作,然后 再配合需要将已经分类选择过的姓名与住址之资料带在身旁。这是老式记事 本的爱用者所喜欢的方法,而这种文字处理机和电脑的住址本,则属于第二 次原本。
第二次原本并不是使用 OA 器材者的专用特权。
  任职于某单位的 A 先生,他则以卡片制作住址本原本。一个人使用一张 卡片,以住处的移动为中心,并记入结婚、生日、个人简历等内容。卡片式 原本,便具有可让人了解个人的婚姻、迁移、异动等资料的优点,也可体会
到 OA 器材所没有的“人情味”。
□移入记事本
  如前所述,住址本所记载的内容,可由两项至七项不等。基于记事本的 有限空间和从原本转记过来的手续,因而必须决定要记入到怎样的程度。
若针对所有人的资料都记入前面所列举的七个项目中的话,那么空间必
然不够使用,而且花费的时间甚多,所以必须改换一种更有效率的方法。 因此,通讯录的记载方法大致可分为两种。 一种是只记入姓名和电话号码(包括传真机号码)两项的“电话本式”。 另一种则是加入地址,最少记入三个项目的“姓名住址本式”。因此,
记载七个项目的方法,可算是“姓名住址本式”。
我们的通讯录应是“电话本式”与“姓名住址本式”分开记载使用。 首先,在“电话本式”的登录方面,是以工作业务范围及个人情报为主。 业务上的联络,大多数以打电话为主,即使是互相预定约会也会事先以
电话联络。而遇到紧急状况发生时,若上面还写了密密麻麻的住址等资料,
反而有碍快速阅览与找寻的速度。基于此点,属于业务上的关系就采用“电 话本式”较便捷与实用。
  至于可提供各种咨询与情报的各机关、医院、书店、餐饮店等,也以这 种方式记载即可。
  另一方面,“姓名住址式”则是以朋友关系为主。由于逢年过节常常需 要寄风景明信片、年节贺卡等适时表达季节问候与关心,所以“住址本”必 须随时派上用场,因而也成了不可缺的基本资料。
  至于我所利用的“老式日志”的住址本,在记录栏内并未设置姓名、住 址、电话号码的标志。因此我采取两种方式的混合使用法。由于它的上方是 由耐久性的合成塑胶纸制成,所以最适合作为住址本使用。
  
五、活用 OA 住址本

□OA 住址本的优缺点
  利用文字处理机、电脑以及最近流行的电子记事本的住址本,即统称为 OA 住址本。
  它们的共同特征是,维护上较不花功夫。有需要时,只要叫出指示的项 目,加以修改、删除、加注必要的事项,更正后依然很干净,不留痕迹。
以下再列举除了维护方面以外的特征。
①使用文字处理机和电脑,较容易分类与选择。
  ②从文字处理机和电脑中列印下来的资料,可再依序记录在老式记事本 中。
③资料愈来愈多时,比使用纸张的记事本较容易查阅。
④电子记事本还可供携带。
然而,这种方便性高的 OA 住址本,也有其缺点。
①价格比纸张贵。
②资料不多时,使用上纸张的查阅反而比较快。
③没有电(电池)一切就免谈。
④虽有携带型,但携带性仍不佳。
  ⑤电子记事本最多只能容纳 500 件,而纸制的记事本却没有数量的限 制。
⑥开始时的输入较麻烦。
□最好与手写住址本合用
  使用 PA16000 型的电子电话本,具有住址本、备忘录、计算机等三项功 能。住址本的功能部分,最多可容纳 370 件。但可依输入的字数和备忘事项 的件数,而有相当大的差异。叫出(查阅)的方法有三:
1.依注音符号的顺序叫出(输入时依注音符号顺序登录者)。
2.依笔划顺序叫出(输入时依笔划顺序登录者)。
3.以特定的文字和缩写作为简码叫出。 在输入方法上须先费一番功夫,以后使用才比较方便。
1.业务上的关系只记电话号码。
  2.各项目分别以记号代替。这是记事本的索引,也就是叫出资料的简码 或代码。例如与业务的有关者,就在名字(公司名称)的后面输入一个等号
(=)。
3.不想让别人查阅的部分,则输入只有自己知道的密码。 以我使用电子电话本的感想,只用一句话来形容,那就是“有趣”。 尤其是费了好大的劲才输入的资料,到某一天竟然突然消失了;因为得 换电池了,而使用期间约为半年。待修理时更吓了一跳,因为新电池只敷使
用 70 小时。当然这时输入的资料也全泡汤了。若要再使用的话,则必须重新 再输入。
  自从遭遇此类事件后,我就让纸制的住址本与电子电话本的住址本并 用,感觉上似乎很浪费。而如今,电子电话本常被摆在备用的地位。
  
六、牢记客户姓名


  1.当你拿起一张包括你在内的团体照片时,你先看谁呢?毫无疑问,一 定先看自己。
当高考放榜时,你先找谁的姓名呢?不用说,当然先找自己的大名。 每当我们到风景区游览时,经常会发现有人在石头或树干上刻名留念。
为什么他们会有这种幼稚可笑的举动呢?因为他们希望别人知道他们,他们 希望“永远活在别人的心中”。
  由于人类是最自私的动物,他们最关心的是自己,所以连带非常关心自 己的姓名。假如你能够尊重并牢记别人的姓名,就表示你在乎他。这非但能 建立良好的人际关系,而且对业务的拓展也大有帮助。
记忆人名除了心记外还要归功于常常动笔记在记事本子上。
(1)善用别人的姓名 原本对于钢铁一窍不通的安德鲁·卡耐基,如何成为举世闻名的钢铁大
王呢?他成功的秘诀就是:极为尊重别人的姓名。
  10 岁时,卡耐基无意间得到一只母兔子,不久,母兔就生下一窝小兔子。 可是,他的零用钱有限,确实没有足够的钱买食物来喂这一窝小兔子。于是, 他想出了一个点子,他告诉邻居的小朋友,只要他们肯拿食物来,他将用小 朋友的名字为小兔的名字。小朋友听了,立刻踊跃提供食物。这件事给卡耐 基极深刻的启示:人们非常在乎自己的姓名。
卡耐基长大成人后,有一次为了竞标太平洋铁路公司的卧车合约,与竞
争者布尔门铁路公司卯上了。双方为了得标,不断削价火拼,均已无利可图。 不久,卡耐基与布尔门都到纽约去见太平洋铁路公司的董事会,他们在 饭店门口巧遇了。卡耐基对布尔门说:“我们这不都在作贱自己吗?”布尔
门说:“你是指什么呢?”
  卡耐基向布尔门陈述恶性竞争的坏处,并提议化解前嫌,彼此携手合作。 布尔门认为有点道理,可是仍旧无法全部接受。
布尔门突然问道:“假如我们合作的话,新公司要取什么名称好呢?”
  卡耐基想起了童年养兔的往事,他断然回答:“当然要取‘布尔门卧车 公司’啦!”布尔门听了,顿时双眼发亮,两人很快就达成了合作协议。
又有一次,卡耐基在美国宾州匹兹堡盖了一家钢铁厂,专门生产铁轨。
当时,美国宾士维尼亚铁路公司是铁轨的大客户,而该铁路公司的董事长名 叫汤姆生。
  卡耐基又想起兔子的故事,于是,他就把那家新盖的钢铁厂命名为“汤 姆生钢铁厂”。这样一来,汤姆生董事长要采购铁轨时,自然会优先考虑“汤 姆生钢铁厂”了。
  卡耐基这一套“尊重别人姓名”的本事,使他无往不利,生意兴隆,最 后建立了他的钢铁王国。
(2)做牢记人名的高手 了解“尊重别人姓名”的重要与价值之后,进一步就得设法牢记别人的
姓名。
  我们常听许多人说:“我就是记性很差,老是记不住别人的姓名。”或 是“我的记忆力不好,因此人跟名字就是对不上来”。
记别人的姓名很困难吗?雪佛兰通用汽车分公司的总经理巴布·兰德能

记 6000 个人的姓名;台湾全华科技图书公司董事长詹仪正能记 10000 个人 名;美国前邮务总长杰姆能牢记 50000 个人名。
  巴布·兰德能够牢记全美 6000 个以上的雪佛兰汽车经销商。在每一次的 经销商联谊会议里,他都能一一叫出每一位经销商的大名,并亲切跟他们寒 暄。他这种超乎常人的记人名本事,是他成功的原因之一。
  全华科技图书公司是一家专门出版科学技术书籍的企业,该公司以台湾 全省的高工与专科学校为其主要推销对象。该公司董事长詹仪正为了拓展业 务,牢记了全省高工与专科学校约 10000 个教师的姓名。他的特殊才能,使 该公司业务兴隆。
  杰姆 10 岁丧父。连小学都没读完,但他在 46 岁时,获得四所大学的荣 誉学位,并担任美国邮务总长。杰姆成功的秘决就在能牢记 50000 个人名。 这套特异本领,使他在 1932 年当选为民主党全国委员会主席,甚至把富兰克 林·罗斯福拥进白宫。他的所作所为给政治人物上了宝贵的一课——选举要 取胜,必须牢记选民的姓名。
  或许你会说,巴布、詹仪正、杰姆都是特例,一般人做不到。其实记人 名就跟背英文单词一样,只要肯用心,下苦功,必有所成。
  作为一名推销员,你所接触的客户数量与我们以上例举记的要少得多, 想来最多不过数百个。如果你能把他们的名字单单记住,对你的推销成功将 会有很大帮助。
(3)牢记人名的方法
  对一般人而言,记几十个几百个姓名不难,是平常事;可是,能记数千 个数万个,甚至 10 万个人名,就非比寻常。
要牢记人名,可参考下面四种方法:
1.用心仔细听 把记别人姓名当成重要事。每当认识新朋友时,一方面用心注意地听,
一方面牢牢记住。若听不清对方的大名,请立刻再问一次。切记!每一个人
对自己的名字,比全世界的人名总合起来还关心。
2.利用笔记,帮助记忆 别信任自己的记忆力,在取得对方名片之后,必须把他的特征、嗜好、
专长、生日等写在名片背后,以帮助记忆。当然,若能配合照片另制资料卡,
则更理想。
3.反复使用,协助记忆 重复一个人的姓名,能够帮助记忆。因此,在初次谈话中,应故意多叫
几次对方的大名。如果对方的姓名很少见或奇特,不妨请教其写法与取名的 经过。此种以姓名为话题的处理方式,更能加深印象。
4.运用有趣的联想 这是利用对方的特征、个性、谐音,以产生联想的记忆方法。
  (1)特征联想:譬如对方叫李茂生,而他的特征是毛发茂盛,可用毛发 茂盛联想到他的姓名。
  (2)个性联想:譬如对方叫林文彬,而他的个性文质彬彬,则可从个性 联想到姓名。
(3)谐音:譬如对方叫程安兴,则可用“请安心”来联想。
2.记事本上拜访客户的日程 当时我以三天为一单位,采取地毯重叠式直接访问,此种推销方法可图

解。
  利用记事本规划拜访客户的日程表,做起来虽然辛苦一些,但持之以恒 坚持下来,绝对对你的业务有百益而无一害。
  图中○△□等符号代表每户要访问的家庭。第一天的○与第七天的○, 第二天的△与第八天的△,第三天的□与第九天的□,当然都不是同一户人 家,只为了便于辩认而用相同符号。另外,图中所划的○△□的符号都是 10 个,事实上我每天要求自己访问 15 户。
有关访问的详情说明如下: 第一天:区域不拘,采取地毯式挨家挨户推销。15 户访问完毕后回家休
息。
第二天;接连第一天的访问,从第 16 户开始挨家挨户推销,访问到第
30 户完毕后休息(共访问 15 户)。
第三天:继续第二天的访问,从第 31 户开始挨家挨户推销,访问到第
45 户完毕后休息(共访问 15 户)。
  至此,三天的访问家庭已有 45 户。对每一个受访的准客户而言,第一次 与第二次之间的访问时间如果隔太久,准客户对你的印象势必淡薄了,一切 又得重新开始。依照我的经验,访问的间隔期间以三天最为合适,不能再长。 第四天:对第一天所访问过的 15 户,在这一天进行第二次访问,前往催
促。
  第五天:对第二天所访问过的 15 户,在这一天进行第二次访问,前往催 促。
第六天:对第三天所访问地的 15 户,在这一天进行第二次访问,前往催
促。
如此循环往复,日久见功夫。《滴水不漏——经理人记事本活用术》

如何书写备忘录

一、备忘录的“三栖功能”


□为了避免忘记而作备忘录 若有人问你:“为什么要写备忘录?”这时你该如何回答? 要是我的话,我会这么说:“备忘是为了记录可能遗忘(的事情)之用”。 人类如果不是善忘的动物,就不需要备忘录了。换言之“有了备忘录就
可以忘记”。 因此,接下来若是论及看着备忘录才想起的备忘录书写方法,就没什么
意义。那么以下所谓的容易令人回想起的备忘录书写方法,又是指什么呢? 有一位名叫 H·艾宾克豪斯(1850~1909)的德国心理学家,他的最大
成就是针对人类记忆与其能维持的时间所提出的研究报告。 以下是实验目的,“记忆毫无意义的文章,以测验出随着时间的经过,
人类还能记得多少”。 有人根据艾宾克豪斯所获得的“记忆的比例与时间的经过有关”的实验
结果,而认为“人类是善忘的动物”。但在此我所要讲的重点是,这个实验 所研究的是对无意义的文章记忆比率。
  无意义的事是任何人都会忘记的,但反过来说,有意义的事就应该很难 忘记。
例如,为了要背诵历史上的年号,我们可以将年号以谐音的方式,编成
一串有意义的句子以便记忆。这样是赋予枯燥无味的数字一些有趣意义,以 强化人类的记忆。
而另一种强化记忆的方法,就是相关事物的联想法。你是否曾经有过在
学校考试时,举目看教室外的风景和黑板的样子,试图联想出那些怎么也想 不起来的答案的经验?
而这种“赋予意义’和“拥有许多供回忆之用的相关信息”的方法,就
是为了强化记忆。 换句话说,使用谐音串连的句子,赋予备忘录意义,就比较不容易忘东
忘西。而且情报量越多越好,反而能因此记下来很多事物;这两点也就是我
们要谈的写备忘录要诀。
□为了创新构想而作备忘录
  把现在所想到的事,随意写在纸片上。但是请注意,一张纸只能记一件 事。
等纸片累积到 50 张左右,你根据现在所要做的主题将 4~5 张纸片分成
一组。过程中自然有不少错误的尝试,因此最后大致可分成以 10 张左右组成 的一组。
  即使有许多组的张数非常少,你也不必在意。而不包括在主题内容范围 内的纸片,也不必把它丢弃。进行到此阶段,就已完成了准备工作。
  请试着找出能将这些小组串加起来的句子。甚至,以小组中的话语为关 键字,写出两张稿纸的文章。
如此之后,你的脑海中,应该有相当具体化的概念。
▲书写备忘录的 10 大要点


□为了提供资料而作备忘录 供回忆用的情报是越多越有助益,所以一想到事情就记录下来。 常听人说:“情报必须经过筛选”,但我以为情报的定义是“就算目前
役价值也不可丢弃,而且保留得越多越有助益”。因此要尽可能的多记录一 些资料。
  所记下的情报中,有一些是业已被其他活动加工过的资料,直接可作为 记录保存下来的。若能善加保存的话,将可作为极佳的个人资料。
  备忘的事项原本是片断的,各个之间都没什么太大的意义与关联性。但 若是聚在一起的话,将可能从中寻找出不少资料而能创造新意。
  
二、备忘录的五项要诀


  书写备忘录会因其目的之不同,而有不同的书写方法。但不论在任何情 形下,都有一些共通的基本要素,亦即“书写备忘录的要诀”。
  记事本的版面空间极为狭窄,在这有限的空间中,要尽可能地记下所需 的资料。了解了基本要诀的话,将可减少在时间和体力方面的浪费。
□善用标题
  在这里提到的标题,不必把它想得很困难,而只是要使所说的话让别人 了解即可,最重要的是把 5W1H 加入。写备忘录是不可能把所有资料全部记 下,因而记入备忘录中的资料是有选择的。换言之,既然是写备忘录,写到 某种程度也就够了。
我对于构思、资料、留言所使用的备忘录,首先都会写上 日期,这点常为人所忽略。因为写上日期的话,事后不论是再整理或再
阅读也都十分方便。
  例如写电话留言时,就记下“91/08/24 ××送来货品”,最好连时间也 记下。
□内容只须记重点
  备忘录是以速度决胜负,不能像写文章似的长篇大论,而是以条列式的 重点短文书写。会议、演讲、电话留言只要记下关键字,事后能还原至相当 的程度即可。不过在这种情况下,要多汇集可作为资料来源的关键用语,并 尽可能及早整理关键字汇。
□数字一定要记下
  当客户打电话来问:“××商品还有存货吗?”。但很遗憾的是已经卖 完了,于是对方又问:“何时可再迸货?”
这时就非答不可。除了回答“我不知道”外,若是回答道“还有两星期
左右”以及“在下个月 5 号左右会进货”,这两种回答哪一种感觉比较有诚 意呢?
我想大多数的人都会选后者,因为这种回答比较具体,这就是数字所具
有的最大功用。数字在越复杂的内容中,就越能发挥其说服力,这点请各位 多必记下。
写备忘录时也是一样,要尽量写上数字。可能的话,还可以加上图解、
表格等形式来表达,如此将会更正确。 虽说是图表形式,但本质上仍是备忘录,只要以几个点来画图表,再加
入座标,即可描出大致的情况。总之,不必太在意细微的部分,只要能看出 重点的所在,这才是写备忘录的重点。
□以“5W2H”整理备忘录
  备忘录所书写的内容要有意义,但是有时候备忘录也必须加以整理。在 这时若能知道备忘录的整理要诀,那可就方便多了。
这时的备忘录(尤其是业务上的备忘录)必须以 5W2H 为基础来思考。
①Who(谁)负责人、协助人
②Why(为什么)目的、理由
③What(是什么)主题、作业内容
④When(何时)期限、时间
⑤where(何处)场所

③How(如何)方法、顺序、手段
⑦How Much(多少)价格、数量、范围 反过来说,写备忘录时,应考虑在事后记录者能立刻回想出这些内容。
至于接到命令或指令时,这 7 个项目也都能有效地派上用场。
□以书签代替备忘录
  看书是我的嗜好之一,而阅读书籍时,我常把书签夹在书里代替备忘录。 当有中意的内容时,能够迅速就书签抄写在该页,而不会在一转身或接电话 时就忘了。因此在写报告或作文章时,整理起来就很方便。因为事后再阅读 时,也比较容易掌握内容。而留言用的备忘录,专有名词、时间(日期)、 数字千万不可遗漏。常有访客来访但要我的对象不在,而有代收名片的情形。 这时若在名片上稍加注明,它所具备的情报价值就大不相同。
  还有在帮他人写备忘录要比写自己的更谨慎,这虽然并不容易,但也值 得去学习。
  
三、备忘录有哪些

□会议中的备忘录
  在会议中对主持人与发言者的记录方式是不一样的。因而备忘录的重点 整理,也须依人或情况而有所变通。
1.主持人·记录者的会议记录 主持人与记录人员的配合程度,是会议能否顺利进行的关键。若以棒球
来作比喻的话,就相当于投手与捕手之间的关系。 其中最重要的是,一开始要让所有与会人员都知道参加者的姓名。因此,
手边除了要有参加者的座位顺序的备忘录外,似乎还应该配置名牌。 另外,还应该有整理参加者意见、引导其他话题的技巧等,而事先也应
准备能记人发言者意见的纸张。当然事前也不能忘了进行过程中,时间上的 分配与控制。
2.参加者·列席者的会议记录 既然是谈论自己的意见,就应积极地以自己的观点来论述。若是事先已
知道会议的内容,那么与会者就有收集资料的必要。以记事本来整理的话, 最好是使用携带型会来得比较方便。
有一位善于整理情报的 T 先生,他就在纸张上画出会议中桌椅摆放的图
形,并将发言者的意见以漫画的方式记下。在视觉效果上,这的确是个很有 趣的点子,而会议的报告书,则以影印记事本的方式提出。
我想不论在任何场合中都一样,最浅显易懂的方法就是一条条列举出
来。习惯于条列式的做法,可说是书写会议备忘录的最佳方法。我是以助词 来连接数个关键字,写成有意义的短文、断句等方式,以进行条列记录的工 作。
由于备忘的纸张很小所以容易写得乱七八糟,但是我们应该抱着为了易
于了解“即使浪费纸张也是应该”的想法。
3.多参加会议或聚会以磨炼本领 常有许多没什么名气的人聚在一起的会议,我曾经出席过好几次这样的
会议。
这类的会议,一开始多半是彼此互通姓名,这样可以比较容易提出意见。 事后,也得向公司提出报告书,所以仍得写备忘录。写报告书固然辛苦,
但扩大人际关系所获得的喜悦,却远远超过书写报告书时的枯燥无味。
  无论是怎样的会议,只要掌握到会议的流程,就不会有白白浪费时间之 虑。然而,这其中是否有捷径呢?
  遇到自治会(如大楼或社区的管理委员会)与 PTA(学校之姐妹会、家 长会)等会议时,就可以趁机训练本领。对其他的出席者而言,或许对拙劣 的会议感到厌烦(例如婚礼),但若是抱着自我学习及试试胆量的心情,有 机会的话就该接受。
  参加这类的会议,大致说来都有助于双方共同体的建立,而且在孩子面 前也有助于重振父(母)权的效果。
4.会议记录 一谈起会议记录,可能马上就会有人说:会议记录那还不简单,有个本
子就可记,没有本子,找张纸也可以记。这事儿谁还不会做?其实不然。在 会议活动当中,作为与会人个人,根据自己的需要随便记点儿什么是一回事,

而作为会议活动中的一项工作,作为会议的组织者根据工作的需要所安排的 会议的正式记录却又是一回事——个人记录随随便便可以,而真的作为会议 所正式安排的记录,要随随便便记就万万不行了。
  在会议活动当中,凡属按照会议的安排所作的会议记录,都属会议全部 组织工作当中的一个组成部分,都需要记录人按照特定的规则和要求去做, 也只有按照这些规则和要求才能把会议记录的工作做好,才能真正使会议记 录具有和发挥其应用的作用。
  实际情况就是这样:会议记录看似简单,其实并不简单,其中也大有学 问呢!
  (1)会议记录种类 这实际的会议活动当中,会议记录的形式多种多样。 如果依据特定的标准对会议记录进行划分的话,可将会议记录划分为以下几 类:①依据记录的方式,会议记录可分为手工记录和自动记录(录音、录像 和电子计算机语文自动转换系统);②依据记录的载体形式,会议记录可分 为文字记录、语言记录和图像记录;③依据记录的繁简程度,会议记录可分 为详细记录、简要记录和摘要记录;④依据记录的会议性质,会议记录可分 为正式记录和非正式记录。就是在以手工所进行的文字记录当中,如果对记 录的形式作进一步的划分的话,又可以分为通用文字记录和特定符号记录(速 记。)
(2)会议记录作用 会议记录的作用主要体现在以下两个方面:①晓喻
作用。即通过特定的记录形式将会议进行的情况记录下来,之后,利用会议 记录向更大范围的人员传达、告知,使更多的没有参加会议的人员,通过会 议的记录而了解到会议的有关内容。②凭据作用。会议记录的凭据作用亦体 现在两个方面:其一,在会议进行过程中,会议主办者若要撰制反映会议情 况的其他文书,如会议简报、会议纪要和会议总结等,也通常都要从会议记 录中获得有关会议的基本情况和素材,从而使会议记录成为撰制其他会议文 书的凭据;其二,是在会议之外或会议之后,当有关人员对会议的有关情况 产生了某种不确定性的时候(加以对会议的一些内容产生疑问、歧义或因各 种诉讼活动,而需要对会议的某些情况作出证实时),会议记录都具有并可 以显示极好的凭据作用。
(3)会议记录规则 所谓会议记录规则就是作为会议记录人在记录过程
中必须依循的基本原则。会议记录的规则主要有三条:①记录要素要完整。 即不管记录的繁简程度如何,都要保证在记录中将会议的一些基本要素记下
(如会议名称、时间、地点、参加人、列席人、主持人及会议内容等),不
可缺项。②记录形式要得当。首先在记录的载体形式上选择要得当,如究竟 是采取文字记录的形式还是采取音像记录的形式,这要从实际的需要和效果 考虑。其次,对记录的繁简程度的掌握上也要得当,要根据会议的内容和会 议主持人的授意,当繁则繁,当简则简。③要忠实记录。即记录人在对会议 上发言、讲话和插话作出记录的过程,应忠实于讲话人讲话的内容,既不能 对讲话人所讲的内容随意增删,也不能曲解人意或把自己的意见强加于他 人。
  (4)会议记录格式 会议记录一般由两部分组成:①会议的基本情况。 如会议的名称、会议时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人等。② 会议内容。对会议基本情况的记录,有记录人自行记录和填写会议记录单两 种方式。在实际的会议活动当中,属例会性质的工作会议、办公会议,因使
  
用专门的会议记录本记录(注意:不要使用活页式记录本,会议记录本应有 页码编号,并保证其页码完整、不缺损),所以,多采取第一种方式;一些 专题会议或代表大会的记录多采取第二种方式。
附会议记录用纸首页参考式样:
会议名称 会议时间 19 年 月 日
午 时 分至 时 分 会议地点 记录人 出席与列席 缺席 会议主席 审阅签字 主议要题 发言记录
滴水不漏—经理人记事本活用术的下一页
成为本站VIP会员VIP会员登录, 若未注册,请点击免费注册VIP 成为本站会员.
版权声明:本站所有电子书均来自互联网。如果您发现有任何侵犯您权益的情况,请立即和我们联系,我们会及时作相关处理。


其它广告
联系我们     广告合作     网站声明     关于我们     推荐PDF     全部分类     最近更新     宝宝博客
蓝田玉PDF文档网致力于建设中国最大的PDF格式电子书的收集和下载服务!