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管理信息系统



编者的话


  当今,在竞争激烈的环境中,信息已成为现代生产系统中,最重要的投 入。管理人员和决策者所面临的新课题是如何把信息看作一种有价值的基础 性资源,认识信息在物质社会活动中的先导作用,充分发掘其潜力并卓有成 效地加以利用。建立计算机信息系统是完成这个使命的重要途径,也是实现 管理现代化的主要步骤,它已成为经营管理和决策部门的客观需要,也是一 项基础性的建设。
  计算机信息系统是一门学际性很强的学科领域,它涉及经营学、管理学、 组织学、系统论、信息论、控制论、计算机及通信学科等多学科领域。可见, 建立一个大的信息系统是一个相当复杂的系统工程,不仅技术复杂、难度大, 工程的组织管理也非常复杂,并要耗费大量人力、资金和时间,不仅如此, 信息系统的建立、应用及其发展还要直接受社会、组织文化等多方面的影响。 过去的几十年里在管理信息系统的发展中有很多成功的经验和失败的教 训。最主要的一点是,凡成功的信息系统,用户管理人员和开发人员配合都 很默契。其主要原因之一是,用户管理人员掌握了计算机和信息资源管理方
面的基础知识,并能主动参与信息系统开发全过程。 当前,分布式信息处理系统迅速发展,这种信息系统不仅要求用户参与
系统的开发,还要求用户负责管理系统运行所需要的软件、硬件设备和系统
工作人员,所以用户管理人员掌握这些方面的知识是非常必要的。 本书是工商管理硕士(MBA)的系列教材之一,主要阐述了管理信息系统
的基本知识,主要内容有信息处理技术、组织中的信息系统、信息系统的改
善等,具有由浅入深、循序渐进、注重基础、兼顾广而新的特点。学生通过 学习掌握计算机管理信息资源方面的基础知识,结合所学的管理学、组织学、 经济学、系统工程、统计学等方面的知识,为有效地利用信息系统,并参与 信息系统的开发。担负信息系统的管理、维护及组织领导工作打下基础。本 书也适合从事实际工作的管理人员用来了解信息管理和处理的基本原理和技 术,掌握信息系统的开发方法,便于正确地运用信息系统,科学地组织、管 理和领导信息系统的开发、运行、维护,充分发挥信息系统的潜在作用,提 高经营管理水平和决策的科学性。
本书由朴顺玉教授主编并执笔编写了第二部分,第一、三、四部分由陈
禹教授执笔。
  加拿大麦吉尔大学管理学院 M. Wybo 教授和中国人民大学施礼明教授对 本书编写大纲提出了主贵意见,施礼明、王星明教授认真审校了全书,借此 向他们表示衷心的感谢。
  本书参考和引用了一些现成的资料,在此对这些资料的作者一并表示深 切的谢意。
  由于我们水平有限,加上时间仓促,错误和不妥之处在所难免,恳请读 者批评指正。
编者
1994 年 4 月

加方序言


  本书是中国人民大学与麦吉尔大学合作出版管理学丛书之一。这套丛书 是中加大学管理教育项目第二周期(CCMEPⅡ)麦吉尔大学与中国人民大学交 流项目里的一项活动内容,由中国人民大学编写,共计 16 本。这套丛书的重 要意义就在于,它结合了中国的实际,符合管理教育中十分强调的理论联系 实际的要求。
  在本套丛书的研究、写作与编辑过程中,中国的吉林大学、兰州大学与 加拿大的卡尔顿大学和舍尔布鲁克大学也作出了重要的贡献。在此之际,谨 以这六所相互合作的院校的名义,我愿向加拿大国际开发总署(CIDA)和中 国国家教育委员会的鼎力支持表示衷心地感谢。在他们的大力帮助下,我们 的校际交流项目经历了由 1983 年开始的加中大学管理教育项目第一周期的 活动,经历了由 1988 年开始的加中大学管理教育项目第二周期的活动,最后
在 1991 年 9 月建立了中国的工商管理硕士学位(MBA),以及本套丛书的出 版。所有这些成就都表明中国的管理教育在不断发展变化。
  中国人民大学在工商管理硕士(MBA)这一崭新学位的建设上花了很大的 气力。他们派人到加拿大的大学里考察学习,参与课堂实践,撰写研究论文, 研究加拿大 MBA 的教育体制。当他们回到中国之后,大胆地革新教学的方法 与手段,不断地摸索中国工商管理硕士教育的道路。中国人民大学教授们的 努力,定会带来丰硕的成果,为中国培养出更多的新型管理人才。
中国人民大学强调教学与科研并重,因此,在这套丛书里反映出了作者
们的研究成果,使广大读者开卷有益。实际上,中加大学管理教育项目中的 一个主要目标就是,在科研与培训中形成这种乘数效应。
最后,我真诚地希望所有的教授与学生们对此书提出批评与建议。这将
对开拓管理学与管理教育极为有益。
 CCMPⅡ国家项目协调员 麦吉尔大学管理学院院长 W.B.克劳斯顿博士
1994.4

中方序言


  为了适应社会主义市场经济条件下企业管理的需要,培养德、智、体全 面发展的务实型高级管理人才,必须改革目前的管理专业设置和课程体系。 管理专业的学生应认真研究中国经济建设与社会发展的方向和特点,跟 踪现代管理理论和实践的发展趋势,学生们不仅在理论上要有所建树,而且 要有较强的实际工作能力。为此,管理专业的学生在校期间要系统地学习经 济学、财政金融、会计、生产管理、市场营销管理、信息系统管理、国际工
商管理,以及战略管理等相关管理学科的知识。 改革开放的发展,要求在实现管理现代化的过程中,必须大胆吸收和借
鉴当今世界各国的一切反映现代社会化生产规律的先进经营方式和管理方 法。为此,在中加大学管理教育项目进行第二周期活动的过程中,中国人民 大学工商管理学院与加拿大麦吉尔大学管理学院相互合作、共同编审出版这 套既适合中国国情、又吸收外国先进经营方式和管理方法的管理学丛书,以 期推动并完善中国工商管理硕士课程的建设。
  在与加拿大麦吉尔大学管理学院友好合作的过程中,我们衷心地感谢该 管理学院院长 w.B.克劳斯顿博士、副院长那格博士,以及其他编委为本丛书 的顺利出版所做出的贡献;感谢该院其他朋友们在本丛书的编辑出版过程中 给予的诚挚合作;最后,我们还要感谢加拿大国际开发总署通过麦吉尔大学 为本丛书的出版所给予的财务资助。我们殷切地期望中加大学管理教育项目 会顺利而持久地开展下去,并在更广阔的领域里获得更大的成功。
中方编辑委员会
1994 年 3 月

管理信息系统

第一部分 引 论


  信息系统工程(或称信息系统的分析与设计)是在信息技术(包括电子 计算机和现代通信技术等)迅速发展的基础上,现代管理科学的一个新的分 支。它的目的是运用现代化的信息技术手段,从根本上改造与提高组织内部 的信息管理体制与方式,从而为提高管理工作的水平及效率创造条件。
  该学科的目标本身决定了它的交叉学科的特征。它涉及管理科学、计算 机技术、通信技术等多个学科的概念与理论方法。为了便于后面的讲述,在 这一部分中,明确若干基本概念——信息、系统、管理信息系统、信息系统 工程,并介绍若干基础知识及背景资料,为后面各部分提供基础。
  
第一章 基本概念


  本章介绍几个基本概念:信息、数据、系统、信息系统,其重点是信息 系统。全书的中心就是怎样认识、描述、改造和管理企业中的信息系统。
  
第一节 信息与数据


  信息一词目前在各个领域都得到广泛的应用,然而,其含义往往是不同 的。在日常生活中,人们常常把信息、讯息、消息、数据等名词互相混用。 在通讯等专门领域中,它们又有各自不同的含义。例如,在信息论中,信息 有时被定义为不确定性的因素。在一些理论研究中,它又被定义为实体、属 性与值所构成的三元组等。众说纷坛,莫衷一是。
  在信息系统工程中,对于信息和数据,我们采用以下适合我们的目的而 又比较实际的定义。
  信息是对客观世界的现象,通过直接观察或对讯息的语文解释而得的知 识。需要说明的是,讯息(message)是通讯理论中的一个概念性的实体,而 信息(information)如上定义所述,是指人们对客观世界的认识,即知识, 或严格地讲,边际知识(即新增加的知识)。讯息是人们通讯活动中的实体, 而信息可以说是讯息的含义或内容。
  数据是存储在一种媒介物上的非随机的记号或符号,它通过有意识的组 合来代表关于客观世界中某种实体(具体对象、事件、状态或活动)的信息。 从这个定义可知,谈到数据必须考虑两点:(1)符号的问题; (2)数据的 媒介物问题。表示数据的符号是多种多样的,可以是自然语言,也可以是电 报用的莫尔斯码,也可以是计算机语言或其他,由此引出种种编码及译码的 方法。
总之,信息和数据两个概念是应该加以区分的,尽管在日常生活中,它
们经常被混用。把二者加以区分,对于信息系统工程来说是十分重要的。 信息的概念十分广泛,它的种类很多,各种属性也互不相同。例如,我
们可以列举出以下一些最常见的不同的信息:
·定量信息与定性信息;
·文字信息与数字信息;
·确切信息与模糊信息;
·简单信息与组合信息;
·格式化信息与非格式化信息;
·系统内部信息与外部环境信息;
·自然信息与社会信息;
·技术信息与经济信息;
·重要信息与次要信息;
·原始信息与派生信息;
·固定信息与变动信息; 因此,我们可以从各种不同的角度对信息这一概念进行不同的讨论。其
中与信息系统工程有关的问题,我们将在后面讨论。 信息概念的重要性在于,它在人类一切社会活动中都是基本条件之一。
人们把它与物质、能量并列为最重要的概念,是十分正确的。人们从事种种 社会活动,总是要交流思想,记录情况,分析问题,这些都是在处理信息。 自从人类进入文明社会以来,就一直在以种种方式记录与处理信息。随着社 会向前发展,信息及其处理越来越重要,工作量越来越大,工作越来越复杂。 特别是近几十年来,这种情况已经引起了全社会的注意。越来越多的人认识 到,要有效地进行一项社会活动,不仅需要考虑物质和能量条件,而且要考

虑与信息有关的各种问题。这就是为什么说当今世界已进入“信息社会”的 发展阶段。

第二节 系统与信息系统


  对于系统一词目前学术界尚无统一的定义。我们可以从以下描述开始讨 论:系统是若干个相互作用、相互依存的部分所组成的整体。
  系统与其说是一种具体对象,还不如说是一种研究事物的方法。任何事 物都可以分为若干部分,所以可以说处处是系统,事事是系统。事实上,只 有当我们把注意力集中于它们各部分及其相互关系时,才明确地指出系统 性。我们常讲:把企业当作一个系统看待,把组织当作一个系统看待,就表 明了这一点。
  现实世界中系统可以分为自然系统,如太阳系统、神经系统等等;以及 人为系统,如教育系统、工业系统等等。系统工程所处理的对象都是人为系 统。
一个系统作为抽象模型来看,有其共同的基本组成部分。
(1)输入:由系统来处理的东西;
  (2)处理过程(简称处理):对输入按照一定的方式进行处理而产生输 出,在社会经济系统中,更具体地指作出决定与采取行动这两类活动;
(3)输出:由系统操作而得到的结果。 分析研究一个系统,除了要了解各个组成部分在系统内部的相互关系和
相互作用外,还要看这些组成部分对于外界影响是如何反应的。用控制论的
术语来讲。外界影响称之为环境,环境对系统的影响称之为刺激或冲击,而 系统对环境的影响称之为反响。刺激或冲击相当于系统的输入,而反响则相 当于系统的输出。一个系统对于任何一个刺激是如何反响的,在很大程度上 决定于各个组成部分在系统内部是如何组成的。系统与环境之间的相互作用 表现为外界(系统的用户和设计者)提出的限制以及系统的反馈控制。
限制包括两种:一是系统的目的,即系统应得出的结果,也就是系统的
输出;另一种是约束,即对系统的目的(输出)所加的限定条件。例如,某 一具体的计算机系统的目的是提供(输出)某种具体的报表,对这种报表所 加的约束,即为对表的格式的规定,如共有多少栏,每栏的标题,共有多少 行等等;信息范围的规定,如起迄日期,表的内容等等;使用规定,如怎样 使用该表和由谁使用,使用该表得出的结论和由谁来采用这些结论等等。
反馈是对系统的一种控制,它把输出与预定的标准相比较,看这个输出
是否符合标准;若有任何差异,即采取纠正措施来进行控制。一个库存控制 系统就可以是一个带反馈的系统:预先规定最低库存量,当库存达到或低于 它时,就立即发出通知,要求再订货。
  系统可从不同的角度来分类。就其与环境的关系而言,系统可分为封闭 系统与开放系统。
  (1)封闭系统,即环境对系统无影响。完全的封闭系统是罕见的;而常 见的是相对的封闭系统,即其输入受到控制,因而可免受环境的干扰。例如, 一个计算机程序以预先规定的方式处理预先规定的输入,就是一个相对封闭 系统。
  (2)开放系统,即环境总是对系统有影响的。这种系统有能力接受未预 料的输入,而且常具有适应性,即能随环境而变,以维持其存在。例如,一 个企业对市场需求反映敏感,能改变其销售方式、调整价格、更改产品及其 他等等,即具有适应性。信息系统工程中通常都是研讨具有适应性的开放系
  
统,而且力求改变系统,使之更具适应性。 从系统的结果来看,系统又可有下列分类。
(1)肯定型系统,即系统的行为可以完全预料到,数控机床即为一例。
  (2)非肯定型系统,即系统的行为不能完全预料。非肯定型系统一般都 是开放系统,即输入输出都相当或很复杂,因而不能完全预料到系统的行为。 例如,一个企业的销售系统就是一个开放的、非肯定型系统,市场需求的商 品的品种及其数量以及商品供应来源等等都是不能完全预料到的。
  系统又有简单和复杂之分。这种区别主要是决定于系统内各个组成部分 之间关系的多少以及在一定程度上决定于系统所包含的组成部分的个数。例 如,一台电动洗衣机就是一个简单系统,因为其中部件不多,且部件之间的 关系也不复杂。一个企业就是一个复杂系统,而一个大企业则是一个很复杂 的系统。
  分析研究一个大型复杂的系统时,要详尽而具体地了解系统的运行状 态,就有必要把这种系统分解为若干部分,即子系统,而且可逐层分解下去; 并且还能反过来,逐级集成,最后回到原来系统的整体。
  综上所述,信息系统工程中所研究的系统是人为的,一般是大型复杂的、 非肯定型的、开放的系统。分析研究一个系统,要从以下几个方面着手。
(1)明确系统的目的,即系统是干什么的或完成什么任务的,也就是系
统的输出是什么。
  (2)分析系统的目的是如何达到的,即系统运行经过输入、处理与输出 的流程。
(3)区分系统与环境,确定系统的界限或范围。系统与环境的关系是通
过输入与输出实现的;环境对系统所加的限制也是通过输入与输出来实现 的。分析输入与输出、划清系统的界限,有助于对系统的深入了解:环境因 素是不可控制的,而系统内部的运行状态一般是可以控制和自动调节的。系 统外部因素的作用则是对系统的约束,系统必须顺应它而被动调节。
(4)系统的分合性,即可将系统分割为若干个子系统,井可反过来再合
并为一个整体。上述(1), (2), (3)均适用于子系统的分析。
  (5)系统的自顶向下层次结构。复杂系统是很难一下子了解清楚的,按 上述第(4)条,把系统分解为若干个子系统后,仍有可能难以掌握和不易了 解清楚;因此有必要再进一步把子系统分解为若干子子系统,子子系统又可 再分解为若干个子子子系统,如此类推,一直分解到便于掌握和易于了解为 止。
  (6)注意系统的因变性与适应性,特别是在信息系统的分析研究中更不 容忽视。因为信息系统作为一种人为系统,随环境与情况的改变,需作相应 的改变。
  对于上述六个方面,这里只作概括性的介绍,至于如何具体地运用这些 原则以及实现这些原则的方法与技术,将在以下有关章节中详细叙述。
  信息流始终存在于一个组织之中,而且是对其他流进行控制的根据。一 个组织及其各职能子系统要充分有效地进行工作,就必须利用信息;而上下 级间以及平行各级之间能在统一领导下彼此协调地进行有效的工作,关键就 在于它们之间的信息流被很好地组织了起来。在企业生产经营活动中,伴随 物资流、事务流及其他流的产生,总同时产生一个相应的信息流。这就表明 在一个组织的全部活动中存在着各式各样的信息流,而且不同的信息流用于
  
控制不同的业务活动。若几个信息流联系组织在一起,服务于同类的控制和 管理目的,就形成信息流的网,称之为信息系统。
  从人作为认识的主体来看,信息的形成、表达和传输要经过几个过程。 人们在接触客观世界中的现象时就会产生感觉和知觉,而在人的意识中形成 外界现象的一个概念,即称之为知识或信息。这一信息形成的内部过程就叫 做感知过程。当人们要把他们所得到的知识或信息告诉别人时,就得用信号 或符号(语言)来表达。把概念用信号或符号变为外部表达的转换,就叫作 表达过程。这种外部表达的符号即称之为数据。由此即引出上节中信息和数 据的定义,从而可知,信息是抽象的实体,而数据则为物理的实体。于是数 据即可用人们意识以外的设备来处理。电子计算机就是一种数据处理设备, 用它可以收集、存储、处置和传送数据。
  
第三节 信息系统的功能


  为了满足管理者的信息需求,信息系统需要完成大量的信息处理工作。 虽然各种类型的信息系统在具体内容与侧重点上有很大差别,但是其基本功 能均可以概括为五个基本方面:数据和信息的收集、存储、加工、传递和提 供。

一、数据和信息的收集
  任何信息系统,如果没有实际的信息,那么它理论上的功能再强,也是 没有任何实用价值的。根据数据和信息的来源不同,可以把信息收集工作分 为原始信息收集和二次信息收集两种。原始信息收集是指在信息或数据发生 的当时当地,从信息或数据所描述的实体上直接把信息或数据取出,并用某 种技术手段在某种介质上记录下来。二次信息收集则是指收集已记录在某种 介质上,与所描述的实体在时间与空间上已分离开的信息或数据。这两种收 集在许多问题上是有原则区别的。
  原始信息收集的关键问题是完整、准确、及时地把所需要的信息收集起 来,记录下来,做到不漏、不错、不误时。因此,它要求时间性强、校验功 能强、系统稳定可靠。由于它是信息系统与信息源直接联系,而信息源又具 有本身业务的特殊属性,因此,在技术手段与实现机制上常常具有很大的特 殊性。
二次信息收集则是在不同的信息系统之间进行的,其实质是从别的信息
系统得到本信息系统所需要的关于某种实体的信息(实际上往往不是两次传 递,而是经过多次传递),它的关键问题在于两个方面:有目的地选取或抽 取所需信息和正确地解释所得到的信息。由于这时所得的信息从时间上和空 间上已经离开了所描述的实体,从严格的意义上讲,已无法进行校验。所谓 正确解释是指不同的信息系统之间在指标含义、统一口径等方面的统一认 识,以防止误解。
在实际工作中,业务信息系统常常涉及原始信息收集,而其他几种信息
系统主要涉及二次信息收集。当然,这两者的区分是相对的。例如,某一地 区的某些经济指标是由各县的数据加工而得的,省计委可以视从地区收集信 息为原始收集,但是从另一方面来看,所谓地区这一实体是虚的,其属性值 的计算是依据其下属单位所提供的数据加工而得的。因此,省计委和地区计 委之间的关系同样需要注意指标解释、口径统一等二次信息收集中所应考虑 的问题。我们区分二者只是为了说明在各种情况下应该考虑的问题。

二、信息的存储
  信息系统必须具有某种存储信息的功能,否则它就无法突破时间与空间 的限制,发挥提供信息、支持决策的作用。即使以信息传递为主要功能的通 信系统,也要有一定的记忆装置,否则就无法管理复杂的通信线路。
  无论哪一种信息系统,在涉及信息的存储问题时,都要考虑存储量、信 息格式、存储方式、使用方式、存储时间、安全保密等问题。简单他说,信 息系统的存储功能就是保证已得到的信息能够不丢失、不走样、不外泄,整 理得当、随时可用。为了实现这些要求,人们在逻辑组织与技术手段上都做 了大量的工作,取得了显著的成效。
  
  在各类信息系统中,存储的要求是不同的。业务信息系统中,需要存储 的信息格式往往比较简单,存储时间比较短,但是数量则往往很大。管理信 息系统与决策支持系统中的信息格式比较复杂,要求存储比较灵活,存储的 时间也较长,因此信息存储问题的难度较大。办公信息系统在数据存储上的 特点是灵活性要求高,而且往往是多种技术手段并用,表现出结构上的复杂 性。至于存储量,由于办公信息系统一般都是以前三种系统为依托,所以相 对来说比较小。

三、信息的加工
  除了极少数最简单的信息系统,如简单的小型查询系统外,一般来说, 系统总需要对已经收集到的信息进行某些处理,以便得到某些更加符合需要 或更加反映本质的信息,或者使信息更适于用户使用,这就是信息的加工。 信息加工的种类很多。从加工本身来看,可以分为数值运算和非数值处 理两大类。数值运算包括简单的算术与代数运算,数理统计中的各种统计量 的计算及各种检验,运筹学中的各种最优化算法以及模拟预测方法等等。非 数值数据处理包括排序、归并、分类以及平常归入字处理(word processing)
的各项工作。 关于信息的加工,有一点值得引起注意。一般认为,信息经过加工后,
更加集中、更加精炼、更加反映本质。这在许多情况下是正确的。但是必须
看到,加工精炼过程是人们按照自己已有的认识,去粗取精的过程,必然舍 弃了某些自己认为“粗”的、带偶然性的内容。这一取舍是否得当,往往是 需要事后验证的。特别是,人们往往被数学方法的严密完整所镇慑,迷信所 得的加工结果。殊不知数学方法的运用总有若干明显的或隐含的先决条件, 这些条件是否具备并不是一个理论问题,而是一个实践问题。因此,对于信 息加工的结果,我们应该持比较谨慎的态度。
在各类信息系统中,决策支持系统对信息的要求是最高的,这是由于管
理决策常常要用到一些相当复杂的加工方法。管理信息系统也要用到各种类 型的算法,但是往往是以比较固定的方式使用的,因此处理起来比较容易。 业务信息系统与办公信息系统所使用的加工方法比较简单,但是由于它们使 用频繁,要求加工速度快,在制定具体算法时,应认真考虑其效率问题。

四、信息的传递
  当信息系统具有较大的规模,在地理上有一定分布的时候,信息的传递 就成为信息系统必须具备的一项基本功能。系统越大,地理分布越广,这项 功能所占的地位就越重要。
  信息的传递并不只是一个简单的传递问题。信息系统的管理者与计划者 必须充分考虑所需要传递的信息种类、数量、频率、可靠性要求等因素。
  在实际工作中,信息传递问题与信息的存储常常是联系在一起的。当信 息分散存储在若干地点时,信息的传送量可以减少,但由于分散存储带来的 存储管理上的一系列问题,如安全性、一致性等,就会变得难以解决。如果 信息集中存储在同一个地点,存储问题比较容易解决,但信息传递的负担将 大大加重。实际工作者常常面临这二者的权衡和合理选择。这正是我们要讨 论的,必须从全局综合考虑信息系统的具体例证。可以想象,如果各种技术 人员从各自的局部来考虑问题,是不可能达到全局最优的。
  
  信息传递问题比较突出的是业务信息系统和办公信息系统。业务信息系 统由于要尽可能地在信息源上收集原始数据,需要尽可能将收集信息的“触 角”伸到所有的信息发生点上,而这些点在地理上往往是很分散的,因此通 讯就成了一个重要问题。办公信息系统面对的是许多办公室工作人员,他们 之间有大量的信息需要交流或共享,因此信息的传递工作量也是很大的。一 般来说,二者区别在于,业务信息系统中的信息传递距离比较远,而办公信 息系统中信息传递距离则比较近。目前阶段的管理信息系统与决策支持系 统,规模都还不是很大,因此一般来说,信息的传递还不很频繁,任务不很 繁重。当然,随着系统范围的扩大,这些系统中信息传递的任务也会逐步增 加。

五、信息的提供
  信息系统的服务对象是管理者,因此,它必须具备向管理者提供信息的 手段或机制,否则它就不能实现其自身的价值。提供信息的手段是信息系统 与管理者的接口或界面,它的情况应由双方的情况来定,即需要向使用者提 供的信息情况以及使用者自身的情况。
  从需要向用户提供的信息来看,决策支持系统的复杂程度及灵活性要求 是最高的,因此,对话式的用户接口是比较适宜的,固定的例行服务方式往 往难以满足要求。办公信息系统则是既有例行的任务又有随机的要求,固定 的例行信息服务固然不可缺少,满足随机信息需求的服务途径同样也是需要 的,这正是办公信息系统需要认真考虑的一个重要问题。业务信息系统和管 理信息系统,一般倾向于提供固定的例行信息服务。对于这两种信息系统, 由于使用者主要是中下层的管理人员,因此,信息提供方式的简明易用是十 分重要的,系统的设什者应当利用各种方法,避免误解,提高清晰程度,以 便保证信息被正确地理解与使用。
以上列举了信息系统的五项基本功能。在具体的信息系统中,它们的实
现机制是极不相同的,在设计中考虑的优先次序也是因系统而异的。但是, 任何一个信息系统,都必须设置必要的部分去完成这些功能,任何一个环节 上的疏漏都将使整个信息系统失调。现将以上的讨论用表格形式予以综合(见
表 1.1)。
各类信息系统的功能特点

功能 业务信息系统 管理信息系统 决策支持系统

收集 以原始信息收集为主, 注重检验 功能

以二次信息收集为主 以二次信息收集为主

以二次

存储格式简单,存储量大,存储周
存储 期较短


加工方法简单,要求稳定、可靠、
加工 加工速度快

存储格式较复杂,存储量大,
要求长期存储


加工方法比较复杂,要求稳 定、可靠,需要使用某些数 学模型与方法,使用方法固 定

存储格式很复杂, 存储 量大, 要求长期存储, 包 括大量外部及历史信息
加工方法复杂,要求灵 活易变,需要使用许多 数学模型方法,使用方 法不固定

存储格 存储
术手段
加工
可靠,
用简便

传递 要求具有远程传递信息的功能 目前阶段要求较低 目前阶段要求较低

要求具

以固定、例行的服务方式为主, 以固定、例行的服务方式为

以灵活的、随机的服务 既要

提供 要求简明易用,常用表格方式

主,要求简明易用,常用表 格方式

方式为主,常用对话方 式

又要
式,强

第四节 信息系统的评价与改进


  研究和考虑一个社会经济系统中的信息系统,根本目的在于改善它。谈 到改善信息系统,首先必须确立正确评价信息系统的标准。本节将从管理的 需要出发,讨论这些问题。
  信息系统是为管理服务的,当然,对它的评价也应该以管理服务的情况 为准则。人们在这个问题上并不是从一开始就有足够的认识。H.Simon 指出: “美国大公司中建立的第一代管理信息系统被证明基本上是失败的,原因就 在于这些系统的设计者们不是以保证管理者的注意力不被分散到无关紧要的 方面为目标,而是以提供更多的信息为出发点的。”我国的实际情况中也常 见到这样的片面认识,有的单位把计算机用了多少时间,生成了多少表格, 计算机的“覆盖率”的多少等作为考虑的标准,而不是去认真分析究竟为管 理提供了多少有用的信息。因此,首先必须明确:对管理工作的信息需求满 足到何种程度,是信息系统评价的基本准则。
  根据这一总的原则,我们可以从以下几个方面具体地对信息系统进行考 核与比较。
  (1)系统的功能,即信息系统能够为本系统的管理工作提供哪些信息服 务,这里所说的功能是指信息服务,不是指某种具体设备(如计算机)的功 能。例如,同为物资管理系统(或部),有的能够利用运筹学的方法对物资 调运工作提出最优方案,有的则不能,我们认为前者的功能就比较强。又如, 有的工厂的财务部门能够在八九月份根据已有资料作出后几个月的财务状况 预测,有的工厂的财务部门则无法向领导提供这样的信息,显然,后者的功 能就弱得多了。不管是以计算机为主要手段的,还是以手工处理为主的信息 系统,我们都可以列出其为管理提供的信息服务项目,通过对比,比较其优
劣。
  (2)系统的效率,即系统为完成信息处理任务而付出的人力、物力、财 力、时间等情况。在比较时,可以完成同一项数据处理任务所花费的资源作 为尺度。例如,完成年末结算工作和有关报表的生成;某单位用了一个月的 时间、十个人,而另一个同一类型同一规模的单位用了半个月、八个人。我 们就可以认为后一个系统的效率比前一个系统要高得多。谈到效率问题,一 般总是从经济和时间两方面来讨论。人力、物力、设备都可以折算成一定的 经济价值来计算与比较;但是时间则不容易折算,一般都用某些定量指标来 衡量与比较。常用的时间指标有三个:吞吐量、单位业务处理时间以及响应 时间。吞吐量是指在单位时间(如一天、一小时)之内,所完成的某种典型 的数据处理工作的数量。例如,订货单处理系统中每小时所能处理的订货单 的数量。单位业务处理时间与吞吐量是同一事实的两种表达方式,例如生成 某报表所需要的时间等等。这两个指标多用于处理例行业务的系统,如财务 系统、库存管理系统、销售业务管理系统等。响应时间一般用于查询系统、 决策支持系统等要求实时处理的系统,它是指从用户发出查询或处理要求到 用户得到所需信息的时间间隔。例如,飞机订票系统中,响应时间就是十分 重要的。影响经济上或时间上的效率,并不只是设备,还有管理体制上的因 素,不能以计算机显示或打印出来的结果为准,而应以使用者得到信息为准。
  (3)信息服务的质量,即系统向信息使用者提供的信息的可读性、适用 性、准确性等。信息系统的作用与价值,只有通过使用它所提供的信息,切
  
实改善了管理,才能真正体现出来。因此。在比较信息系统时,必须看其提 供的信息服务的质量如何。例如,有的系统提供的信息没有用汉字表达,这 就大大限制了它的使用范围,如果通过技术上的改造,提供了汉字功能,则 这个信息系统就得到了很大的改善。又如,把用冗长的表格提供信息改变为 用一目了然的图形来提供同一批信息,这也是信息系统的一种改善。
  (4)系统的可靠性,即系统在遇到外界有意或无意的干扰下,保持自身 正常工作的能力如何。处于千变万化的社会环境中的信息系统面临着许多不 确定的随机因素,各种各样的干扰是不可避免的。一个信息系统,不管功能 多强、效率多高,如果不具有足够的可靠性,外界稍有干扰就不能正常工作, 那么,这个系统是无法真正发挥作用的。最常见的干扰是错误的信息输入, 信息系统应当能够识别、区分,并分情况予以适当的处理。一些不成功的系 统常常表现为在录入信息有错时,会干扰整个系统的工作,造成数据的混乱, 给管理工作造成损失。此外,停电、通讯故障、恶劣的气候条件、火灾等自 然因素的干扰,有人故意破坏所造成的人为的干扰,这些都需要能够抵御。 这是信息系统很重要的评价指标。
  (5)系统的适应性,即当环境发生变化时,系统是否能比较容易地改变 其结构与工作方式,以便在新的情况下顺利有效地工作。环境的变化是无法 避免的。社会经济条件的变化,硬件软件技术的发展及更新换代,使用者新 的信息要求的提出,都向信息系统提出了适应性的要求。有些信息系统由于 适应性差、难于改动,造成使用寿命很短,甚至尚未研制出来,就已经过时 了。随着计算机应用的发展,这个问题越来越突出,因为软件的修改是一项 十分困难的工作。如果不是事先有充分的准备,不要说修改,就是读懂别人 写的软件也是非常困难的。因此,适应性日益得到人们的重视,成为评价信 息系统的又一重要指标。
以上所列的五个方面只是一般的讨论,列举了最常见的几点。事实上,
能作为系统评价指标的,还有许多,诸如稳定性、敏感性、可测性等等,对 于某些特定的信息系统,它们也起着十分重要的作用。
按管理的要求来检查我们周围的各级各类信息系统,我们可以见到大量
的满足不了管理要求的情况。正是这些情况的存在,迫使人们去认真考虑信 息系统的改善问题。
目前在各种社会经济组织中,比较普遍存在的信息系统的弊病,可以列
举如下几点。
  (1)信息收集得不完整,管理工作所需要的信息没有及时、准确、完整 地记载下来,在用的时候找不到。例如,有的工厂在考虑某种新产品是否应 该上马时,找不到有关这种新产品的原料供应情况,如有多少家工厂生产所 需原料,它们的质量情况如何、价格如何、订货方式、运输条件、到货时间 等等;缺少这些信息就难以判断生产这种新产品是否具备条件,经济上是否 合算,原料能否保证等等,因而也就无法有根据、有把握地作出是否上马的 决策。缺少必要的信息,造成决策失误,带来巨大的经济损失,这样的事例 在许多部门都可以见到。
  (2)信息盲目地重复收集,造成信息的不一致。为了校对或监督,有计 划地采用双轨制收集信息,无疑是正确的。然而,现在普遍存在的是无计划 地盲目地重复收集信息。这种情况不仅造成各级工作人员重复的无效的劳 动,而且必然造成信息的不一致,即同一指标多个数值。显然,这种情况对
  
于管理者来说,不仅没有好处,而且造成假象,导致错误的决策,带来巨大 损失。许多机关和企事业单位报表成灾,我们试分析一下其内容,常常会发 现这种无计划重复收集的现象。
  (3)信息的传输速度太慢,以致失去了信息支持决策的作用。由于技术 条件与体制问题,在我们许多单位中,信息的传递速度慢到今人难以容忍的 程度,给工作造成许多损失。例如,某些外贸部门需要的信息不能及时得到, 以致造成对外经济交往中不应有的损失。又如,有的部门的年度总结数字, 直到第二年的十月份才能得出,对于制订计划、纠正偏差早已失去了作用。
  (4)信息在传递过程中严重失真。这种信息的失真包括无意造成的和有 意造成的。手工处理信息难免发生错误,如果在信息系统中不有意识地采取 措施,这种无意中发生的错误就会累加起来,使信息歪曲到无法使用的程度。 在我国这种情况更加突出。不能否认,在目前情况下,有意歪曲信息的现象 还是相当普遍存在的,从信息处理的角度来看,这也是必须解决的。
  (5)信息的存储不合理。这是指已经得到的消息由于存储的问题而得不 到有效的充分的利用。我国专业统计队伍是相当庞大的,应该说,基本数据 多数还是收集起来的,但是,没有得到充分的利用。这里有两种情况,一种 是存储地点的不合理,在甲地经常使用的信息存放在乙地,距离远、手续繁 琐,以致造成信息无法使用。另一种是存储方式不合理,即没有很好地按使 用要求整理。例如图书馆中的书籍如果按到馆的先后次序顺序排列,那么对 于找书的人就很麻烦;如果按某种科学的分类法分类存放,找书的人就会节 省大量的时间和精力。我们许多宝贵的数据正是处在缺乏整理的状况之中。 在许多机关中,文件柜多得不可胜数,某机关平均每人管五个柜子,除了主 管者外,别人都无法找出需用的资料。有的机关中存放的报表多得必须放到 地下室去,以致被老鼠咬坏,与此同时,需要信息的人员却苦于找不到所要 的信息。这方面存在的问题是十分严重的。
(6)对收集到的信息没有进行科学加工,或者加工的方法不科学。从基
层收集的大批信息,带来了丰富的第一手资料,但是,要得到更本质的信息, 还要对它进行科学的加工处理。这方面许多部门与单位并没有做好,大量的 主贵的第一手材料没有得到有效的利用。数理统计、运筹学、模拟预测技术 都为我们提供了加工处理信息的许多有效的科学方法,这对于提高管理水平 是十分有用的。由于管理体制与技术上的原因,这些方法的普及与使用还刚 刚开始。另一方面,信息加工的方法不够科学,不仅没有发挥信息辅助决策 的作用,反而起了不好的作用。例如,随意抽取个别事例,以点代面的使用 方法,使数据成为某一种片面观点辩护的工具。又如,不加区别的汇总常常 掩盖了各类实体的区别,得出的总数并不反映事物的本质。总之,对于信息 加工这一环节存在的问题应给予充分的认识。
  (7)信息提供的方式不好。信息必须由人们使用之后,其价值才能发挥 出来。因此,如果信息提供的方式不好,信息得不到充分的利用,那么前面 的收集、存储、传递、加工就都成了没有意义的活动。目前在我国,报表仍 然是提供信息的主要手段。有的报表内容大多,不得要领,又不容易阅读, 事实上发挥的作用很小,往往被塞到书架底下。在许多情况下,高层领导需 要了解的是大的趋势与动向,而不是小数点以后多少位的精确数字,因此, 图形往往能发挥更大的作用。而目前的不少信息系统井没有在这方面下决心 去改进,因而使得所提供信息的使用率很低。
  
  (8)许多信息系统只能满足例行的信息需求,而不能满足随机的信息需 求。目前在机关和科室工作的人员,基本上都在从事信息服务工作。但是他 们所做的工作主要是完成例行的日报、月报、年报之类的例行信息处理工作, 他们对领导或上级主要是提供例行的信息服务。但是,随着经济体制的改革, 各级领导与管理人员越来越多地提出了许多临时性的郎随机的信息需求,恰 恰是这些信息需求,在他们的管理工作与经营决策中起着决定性的作用。我 们现行的信息系统往往不能迅速满足这些随机的信息需求。
  以上的各种弊病在各级各类信息系统中是相当普遍存在着的。各级领导 在实际工作中已经越来越深切地体会到信息的重要性。掌握准确的信息是科 学管理的前提,正确地使用信息是做好决策的基础,这一思想已经逐步为各 级领导及管理人员所接受“近年来,在开放搞活的经济体制改革中,面临着 大量急需解决的新问题、新情况,许多企业、部门的领导人都痛感信息不灵 的严重危害,明确地提出:“信息系统是我国最薄弱的环节”。这不是一个 偶然的现象,而是社会发展生产所导致的必然后果。改善各级各类信息系统 确实已经成为一种迫切的社会需要。
  上面列举的种种问题是由多方面的原因造成的,必须给予客观的实事求 是的分析。
首先,许多问题的产生来源于信息管理体制的不合理。就目前情况来看,
多数社会经济系统中的信息管理体制并没有经过全面的考虑与有意识的规 划,而是在历史发展过程中自发地、无计划地形成的。
其次,技术手段的落后也是产生这些问题的重要原因。例如前面谈到的
信息存储中的种种弊病,如重复存储、难于使用等,都是和文字纸张作为信 息的主要载体分不开的。
第三,这些问题的产生还来源于人们的信息意识不强。所谓信息意识是
指对信息的重要性,对自身的信息需求,对自己所承担的信息责任等问题的 认识程度与自觉程度,首先是各级领导干部的信息意识。如果担负决策任务 的各级领导干部对信息的重要性认识不足,对于自己所需要的信息不清楚, 就不可能对信息系统提出确切的要求,更不可能对信息系统进行有效的组织 与管理,这样,种种弊病的出现也就成为不可避免的了。因此,对信息系统 来说,领导的信息意识是非常重要的决定性因素。
因此,信息系统的弊病是由多方面的原因造成的。对每一个具体的信息
系统,其程度与情况都是各不相同的,不能泛泛地讨论,在考虑信息系统的 改善时,必须首先对产生问题的原因有切实的了解。
针对产生弊病的原因信息系统的改善也应该从下面三方面进行。 首先,也是最重要的,是对信息管理体制的整顿与改造。任何一个社会
经济组织,首先必须对自身信息系统的状况进行分析。 与研究,切实抓住需要解决的薄弱环节与不合理现象。这项工作是管理
现代化中的一项基础工作,是一项具有重要意义的工作。如前所述,现行的 信息系统是在不自觉的、自发的历史发展过程中形成的;有目的、有组织的 调查研究本身就是一个进步,就是一个新的开始。
  其次,在上述调查研究和整顿的基础上,有针对性地采用先进技术,包 括电子计算机、现代通讯设备、现代办公设备等等。这些技术的使用不仅能 够使系统中的薄弱环节得到加强,而且能够逐渐形成新的以前无法实现的系 统结构,实现许多以前无法做到的新的功能。这将是改造信息系统的关键一
  
步。
  此外,还应该从各方面努力,提高各级各类人员的信息意识,这对于信 息系统的改善也起着很大的作用。具体的方法可以有多种多样,如培训、宣 传等等,但是最有效果最有说服力的方法是本单位、本部门的实际事例,即 以发生在大家身边的具体事例,说明忽视信息造成的损失,同时说明注意改 善信息系统,有计划地采取措施就能带来效益。
  这三方面的工作是有内在联系的,必须强调第一项是应最早进行的,不 把这项工作做好,后两项工作就是无的放矢。不弄清系统中哪些环节需要用 计算机,就不知应该怎样使用以及使用什么类型的计算机。这会造成设备购 置的盲目性,导致浪费资源。而且,这种失误还会带来消极的影响,使人们 对新技术的使用产生怀疑,失去信心,这种情况在许多地方确已发生。类似 地,对广大干部群众进行教育,也必须以调查分析为基础。空洞地一般地宣 传信息工作的重要性,对于提高群众信息意识是不会有实际作用的,只有用 实际事例来宣传,特别是用系统改善的实际成效来宣传,才是真正有说服力 的。
  
第二章 管理信息系统


  根据上章讨论的一般概念,对管理的实际工作而言,需要从管理的实际 信息需求出发组织信息管理工作,建设信息系统,这就是有关管理信息系统 的一系列概念与理论的由来。本章介绍 MIS(管理信息系统)的由来、发展、 技术基础及社会因素。
  
第一节 信息在经济管理中的作用


  各个学派的管理学家不约而同地对信息及其处理给予极大的重视,这是 因为信息在社会经济系统中具有多方面的重要作用。信息的作用可以从以下 这些不同的方面进行讨论。
一、信息的认识作用 人类知识的积累是信息收集与加工的结果。在管理工作中,经验是十分
重要的。经验,实质上就是大量信息的累积、整理并从中抽象出规律性的东 西。
  从历史上看,管理学的发展是建立在大量实践经验基础上的。例如,有 名的霍桑试验就是一例。
  1927 年至 1932 年,一批学者在美国西屋电气公司所属的霍桑工厂,进 行了一系列实验,从生产场所的照明、组织结构的变更、福利措施的采用直 到对管理方法的讨论,收集了大量的信息,在此基础上,对管理学提出了许 多值得重视的观点与方法。这说明,和其他一切科学一样,管理学或一般的 管理工作都应该从实际出发,注重信息的积累与分析。
  信息的分析应该引起足够的重视,不经过认真的分析,规律性的东西是 不会自然而然地表现出来的。分析的方法包括定性和定量两类。随着数学, 特别是数理统计方法的广泛运用,定量分析的方法,如回归分析、参数估计 等已为人们所熟悉和利用。当然,不应把数学方法绝对化,以致脱离实际的 经济含义与管理背景。在许多问题上,仍然应该或只能使用定性的分析方法。 在我国的管理体制下,许多方面的信息收集还是比较完整的,但是往往 没有得到充分利用,没有为经济建设和科学管理发挥应有的作用,这是十分
可惜的。因此,强调信息的作用,开发信息资源,是十分必要的。

二、信息的心理作用
在管理中,信息还能发挥巨大的心理作用。 在社会经济组织中,除技术和社会的因素外,心理的因素也是不可忽视
的,在某些情况下,它还能起相当大的作用。有经验的管理者都知道,职工
的“士气”是能够产生巨大的实际力量的,组织或集体内部的融洽关系对于 提高工作效率是十分重要的。那种把工作人员当作机器看待的观点,或者单 纯干活拿工资的所谓“经济人”假设,已被证明是不能做好管理工作的。
信息对于社会经济组织的成员具有巨大的心理上的影响。例如,有的工
厂定期把企业的技术进步和经济增长情况向职工公布,以鼓舞大家的工作热 情;有的企业把远期和近期的目标交全体人员讨论,以统一认识,增强主人 翁的责任感。反之,有些信息在不应扩散时,就应该严格控制,防止扰乱军 心,涣散斗志。有经验的管理者,知道如何利用信息的积极的心理作用,而 防止信息的消极的心理作用。
对此,我们也应有足够的认识。

三、信息的预测作用
  信息不仅反映过去的情况,而且可以帮助我们预测未来,这就是信息的 预测作用。这一作用对于管理学来说是十分重要的。没有预见,就没有正确 的科学的管理,管理者必须充分发挥信息的预测作用。
  
  用信息进行预测是建立在对于已有信息的深入分析的基础之上的。预测 方法有多种,包括根据数学公式外推的方法、建立模型模拟的方法、根据多 种因素的相互关系定性分析的方法等等。各种方法有各自的侧重点和优点, 在实际工作中起着相互补充的作用。
  应当指出,根据某一时段的部分信息,总结出经验性的规律,加以外推, 这种方法是带有一定的风险的。因此,总结规律都是采用归纳法,而且往往 是不完全归纳法。其中必然是保留了主要因素,而舍弃了其他次要因素。这 里主次的区分常常带有某一段时间的特殊性,甚至带有加工者的主观性。所 以,对于预测的结果不能绝对化地过分依赖,还要用实践来检验。我们这样 讲,并不是否认或轻视信息的预测作用,而是表明,这种作用在于帮助人们 实现科学管理,但是还具有相对性,应使用得当。

四、信息的控制作用
  作为人为系统,社会经济系统总是围绕某一或某些设定的目标进行活动 的。也就是说,在有某种控制的作用下,以保证目标的实现。这里的控制包 括两种含义:其一是,系统力图保持自身稳定于某种状态之中,当发生偏离 时,系统首先应该能够及时觉察,然后采取必要的措施,即指挥某些部分执 行某种任务,使系统回到所期望的状态;其二是,系统从某种现存状态过渡 到某种期望的状态,即采取一定的措施改变系统目前的运动状态,逐步地稳 定地达到期望的状态。
在这两种情况下,信息都起着十分重要的作用。首先,对系统状态的感
知,即收集有关自身状态的信息;其次,把目前状态与期望状态进行比较; 再次,依据测得的偏差与事先设定的原则和标准,作出采取何种行动的决策; 最后,把决策,即决定采取什么行动的命令下达给执行部门。显然,整个过 程从实质上说,是一个信息处理的过程。
在控制过程中,信息的作用常常通过前馈和反馈两种方式来体现。所谓
前馈是指在系统目前状态的基础上,预期或预先规定在未来某一时刻系统应 处的状态,在达到这一时刻时,根据现实状态与预定状态的偏差采取调节措 施。所谓反馈是指把测得的系统状态的信息作为输入信息,去决定采取何种 调节措施。前馈一般出现在不可逆的不可再现的开放系统中,例如社会经济 系统中的宏观经济政策问题;反馈则常常出现在相对封闭的可以再现的系统 中,例如工程技术中的许多自动控制系统。从控制的类型看,前馈用于改变 系统的状态,而反馈则用于维持系统的状态。
  在控制问题上,人们经常考虑的问题包括:控制的灵敏性,即控制作用 的见效时间;控制的可靠性,即“噪音”的影响;控制的稳定性,即控制的 负作用及其所引起的波动的大小。不难看出,这些问题都和信息处理(包括 收集、处理、传递)紧密相联。

五、信息处理不当的消极作用
  信息处理不当的消极作用表现在两个方面。一方面,信息的误解、缺乏、 延误会给管理工作带来巨大的损失,有时会造成决策失误,酿成严重的后果。 另一方面,信息的不合理的使用,不适当的传播,也会给管理工作带来不必 要的麻烦和干扰。有时,这两种情况可能混杂在一起,例如,用不恰当的方 法对信息进行加工处理,而造成了某种假象或误解,即由正确的事实导出了
  
错误的结论,造成了决策失误。 信息的消极作用并不是信息本身造成的,而是由于信息处理工作的有意
或无意的错误所造成的。在社会经济组织中,以至整个社会中,这种事例是 屡见不鲜的。而且随着信息处理技术的发展,这种消极作用的危害会更加严 重。因此,在讨论信息的作用时,我们必须注意到问题的反面。作为社会经 济系统的组织者和管理者,应该充分注意到这个非常实际的问题。
  综上所述,在社会经济系统中,信息具有多方面的重要作用,管理学者 和各级管理人员对此十分重视,这是完全必要的。
  
第二节 管理信息系统的简要历史


  计算机化的管理信息系统的发展可从两方面来看:一方面是从计算机系 统的工艺来看,即根据计算机的速度、内存容量、输入/输出的速度、高级 语言的功效、数据通讯的范围与速度以及数据管理的功能等,来划分系统的 发展阶段,即通常所谓计算机的分代。另一方面是从系统功能来看,即根据 现有工艺能完成什么,所能执行的任务的种类,数据库的性质,所产生信息 的种类,提供信息所作用的决策模型,以及信息系统服务于哪几层管理级别 来看系统的发展。从系统功能来看,信息系统可分为二大发展阶段或水平。

一、电子数据处理系统(EDP)阶段
  这阶段的系统用于业务处理、记录登载及业务报告的自动化或加快这类 工作。目的在于改进组织内的操作与数据流。这一阶段还可再分为两个水平: 初级系统阶段与综合系统阶段。
  在初级系统阶段,计算机的使用是代替手工计算与例行人工操作,承担 的任务只属单一的和内容完备的数据处理任务,如工资计算或库存登记。这 时尚无公用的数据库,每一计算任务(程序)各有其单独的文件。信息系统 的输出都是定期报表,提供所处理的业务数据的汇总资料。这些报表供各层 管理级所用,但对高层及中层管理部门用处则很有限,因这两级管理是决策 作用。而初级系统的重点在于数据、数据流、数据的存储及其处理,强调有 效率的业务处理。
进入综合系统阶段后,有关的数据处理任务开始合并而成集成系统。许
多计算任务不只使用一个数据文件,而同样的输入数据处理工作几乎仍全部 是属于业务数据的处理,产生的报表主要是供基层管理决策之用。此时信息 系统中已用到简单的决策模型,如库存控制模型。

二、管理信息系统(MIS)阶段
  到了 60 年代,由于计算机用于业务处理,已把工资计算、应收帐户、库 存控制等自动化了,企业内已积累了大量的资料,其必然发展方向是把这些 数据供管理之用。因此即有管理信息系统的出现,它强调信息系统功能的集 成和有一个集成的数据库。把若干数据处理任务按业务职能集成起来,如生 产管理信息系统、销售信息系统、人事管理信息系统等等。每一系统都有一 个相应的集成数据库。系统除向中层及高层管理部门提供定期报表外,尚可 应主管人员的要求,提供专题报表。决策模型已较普遍应用,但通常都作为 程序库的一部分,而未完全作为此信息系统的一个集成部分。

三、决策支持系统(DSS)阶段
  60 年代到 70 年代初是管理系统在西方盛行的时代。由于信息工艺发展 较快,加上热衷于管理信息系统的人们的渲染,以及计算机制造厂商夸张的 宣传广告,把管理信息系统的所谓“妙用”说得过多和过分了,甚至夸张到 说它将改变经理人员的生活以及还会完全改变他们管理其公司的方式与方 法;而且还说什么按钮或键盘管理的时代即将来临了,即经理人员每天早晨 上班时凭其办公室内的显示屏和键盘,就可以了解企业内营业和生产情况的 数据,从而作出决定,指挥和安排当天的工作,等等。可是当时盛行的管理
  
信息系统所提供的数据大都不适合管理部门决策之用。经理人员得到的数据 虽很丰富,但能得到的信息却很贫乏。到了 70 年代,MIS 热冷了下来;甚至 有人说 MIS 失败了,并讥为是一项耗费的失败。但这并不等于说 MIS 这个名 词从此消失了,实际上这个名词仍继续存在和使用着。现有信息系统中叫 MIS 的并非少数,一直到现在还有不少 MIS 的书在出版以及许多讨论 MIS 的论文 在发表,而且在美国有一个专业期刊“MIS 季刊”,一直在出版。然而,当 初对 MIS 寄予很大的期望,为何后来在实践上反而不能满足经理人员管理决 策的信息需要,而被人看成是 MIS 的失败呢?这个问题的具体分析宜先从回 顾什么叫管理开始。
  前已讲过,概括地说,管理就是解决问题与作出决定。可以说整个管理 过程(包括计划、组织、人员配备、指导与监督控制等活动)中都离不开要 作出种种决定即决策。管理信息系统的提出既是为管理服务的,它就应能协 助各级主管人员进行决策。既然如此为何还要提出决策支持系统,甚至说是 把协助或支持管理部门进行决策的信息系统用决策支持系统这样的新名词来 代替呢?首先,MIS 作为业务信息系统的进一步发展,其作用应在改善一个 组织内的数据流,从而在提高其业务操作效率的基础上,进一步满足各级管 理部门的信息需求。上面已讲过,经理人员所得的数据虽很多,但信息却很 少,他们从 MIS 中所得的决策帮助也就因而很小了。其次,运筹学的方法与 技术虽在 MIS 中得到应用,以建立各种决策模型。但能用运筹学模型来解决 的决策问题都属于有结构的决策,即例行有规章有手续可循而可“委托”计 算机系统来处理的决策,例如,库存控制中经济订货量的自动输出;民航顾 客订票的计算机系统可自动确定有无顾客需要的班机,若无,则提出替代班 机或替代航线;线性规划模型用于石油提炼的程序,等等。
由此可见,MIS 虽把电子数据处理提高到一个新的水平,可以为管理部
门服务,但它只能用于解决有结构的决策问题。一个组织的管理还有不少情 况不能全靠一个完全自动化的计算机来解决或用来代替人(不论是经理人员 或一般工作人员)来处理。首先,在管理活动中就有不少决策问题是属于完 全无结构的,即对问题本身了解得并不很清楚,有些几乎全靠直觉来解决, 而且根本无法藉助任何分析方法(例如,数学和运筹学方法)来研究处理。 其次,还有一大类问题是介于有结构的与完全无结构的之间,不论单独由经 理人员或单独先靠自动化计算机系统作出的决策,都不如两者结合起来作出 的决策好,这叫作半结构的决策问题。决策支持系统的提出主要是为了处理 这类决策问题的“支持”者,是表示这个系统支持各级主管人员作出决定, 而非用一个自动化系统来“代替”这些主管人员。
  电子计算机在一个组织中的使用,是从替代繁杂而单调的手工计算与人 工操作开始的,发展到 MIS 阶段,组织内有些经营管理活动也逐渐自动化, 如工商企业的订货处理、库存管理、银行存款的自动化、民航订票的自动化, 等等。这类业务职能之所以能自动化,就是因为它们是属于有结构的决策问 题。在这类业务职能活动中,可以说基本上可用计算机系统来代替人的管理。 或者说有些管理职能可“委托”计算机系统来执行。M1S 按业务职能来建立, 就有生产 MIS、销售 MIS、财务 MIS、人事 MIS 等系统,分别服务于不同的业 务职能的自动化。但业务职能的自动化不等于所有一切决策问题的自动化。 前述所谓 MIS 热冷淡下来或 MIS 失败了,实质上是混淆了这两者的区别。在 对半结构决策的分析研究的基础上,现在可以说 DSS 肯定能支持各级管理部
  
门,尤其是中层管理控制与高层战略性计划等两方面的决策进行。因此,从 MIS 到 DIS,并不单纯是名词改变。在此宜讲一讲 MIS 与 DSS 的异同问题。 MIS 都是围绕着或基于业务信息处理建立起来的,其设计按传统在有效 地利用硬件与软件资源,既效率又经济地提供管理部门所需的信息。它所解 决的问题都属有结构的管理决策问题,这就便于利用运筹学的方法与技术来 建立管理决策模型,并用以分析与处理数据提供的所需数据,从而产生定期
的和格式固定的报表供各级管理部门之用。 这样的一个 MIS 就被形容为:
  (1)脱胎于传统的业务信息处理,这是最根本的,由于这一特点而随之 产生出下列各点。
(2)面向有结构的问题,即自动化的管理决策过程,不需人的判断。
(3)模型基本上是会计式的,即定义性的等式,如,利润=价格一成本。
(4)提供的信息都是关于已经发生的情况,用一套汇总数据来表示。
  (5)系统是静态的,即定期(例如:每日或每周星期一)向主管人员提 供一套格式固定的报表。
  (6)偏向于收集与处理组织的内部数据以提供汇总报告,主要供操作控 制与中层管理控制之用。
DSS 则与之不同:
  (1)DSS 的形成当然与信息工艺与系统性能发展到一定有关,而其着重 点则是利用信息来改进与提高人的管理能力。
(2)面向半结构的决策问题,如上所述,主管人员的技能与机器功能的
灵巧结合,能把主管人员的判断与机器所提供的信息融合在一起,以便作出 有效的决定。
(3)较广泛地应用会计式以外的模型,如模拟型、最优化模型,等等。
  (4)帮助经理人员掌握它执掌范围内正在发生的事情,提出的不单纯是 数据,而是这些数字后面所发生的情况。
(5)系统是进化的,即随着经理人员对其工作任务的不断加深了解以及
更好地掌握如何作出决定,系统应作相应改变以适应其需要。
  (6)综合利用内部和外部数据,能应领导需求提供专题报告,尤其是能 提供管理控制与战略性计划等方面中、高层管理决策的所需信息。
尽管 MIS 和 DSS 在系统性能方面和概念上有如上所述的区别,但现在已
研制成并在使用中的系统中,对其系统名称的叫法不那么严格,名为 MIS 信 息系统的,有的实际具有决策支持的功能。叫 DSS 的,就其系统工艺与系统 性能来看,其中有的不如 MIS 精致复杂,而有的则使用了大型、高性能的计 算机或复杂的模型;但由于它们都能有助于提高决策的质量,故均称之为 DSS。
综上所述,可以概括他说:
DSS 是信息系统从 EDP 经由 MIS 而发展起来的。但这只是历史事实。
  DSS 既不会代替 EDP 或 MIS,而且还负有前面两类系统未能解决的任务, 即通过支持半结构问题的解决,改进和提高一个组织内管理人员的效能。
  进入 80 年代,在信息系统的发展中又出现了一个新的提怯——信息资源 管理,即 IRM (Information Resource Manage-ment),它表示从以计算机 和数据为基础的信息处理过渡到把信息作为战略性的资源以及信息工艺的日 益扩增的作用。这个名词是由 John DieboId 在 1979 年发表的文章中提出的。
  
他认为信息在一个组织或企业内,和其他值钱的资源如货币、物资、设备及 人员等一样,是一项值钱而昂贵的资源,必须予以保存、保护、控制以及计 划。这个提法是与人类已进入“信息社会”的提法相一致和相呼应的。信息 作为一项资源,其内容与范围很广泛,包括传统的数据处理、文书档案。通 讯、办公信息、文图复制、等等;同时,就信息工艺的发展而言,现在已有 一系列的不同规格与功能配套的精制的计算机硬件与软件,配以通讯网络、 各种远程终端机,既可相互通讯,也可共享一个集成的数据库,再加上声音 与数据两种通讯的统筹配置,即能充分满足各级管理层次的业务处理、计划、 控制、决策以及办公信息等各方面之需。因此,从功能和工艺两方面来看, 信息作为一种重要的资源,必须有组织有计划地进行管理。
根据 Gordan Davis 等的说法,信息资源管理包括下列三方面。
  (1)信息系统的研制与实现。这是现在通常称为“系统的分析与设计” 的内容,也是本书第三和第四章所要讲的内容。
  (2)质量控制或保证。研制成的系统是一项产品,就应像产品的制造一 样,有一套质量控制程序,以保证信息系统达到所要求的质量。
(3)信息资源的功能管理,此项功能包括以下三部分:
·数据处理;
·电传通讯;
·办公自动化。 总之,信息资源管理这一名词的提出,标志着信息系统的发展己进入一
个新的阶段,有必要用一个统一的概念,把现在应用的业务处理系统(电子
数据处理系统)、管理信息系统、决策支持系统以及办公信息系统,置于统 筹规划,全面安排、控制与管理之下,把信息作为资源来看,予以处理,就 更有必要按照现代化组织与管理的原理来进行。
信息资源管理,首先要求一个通盘计划,然后制定必要的组织原则,配
备必要的工作人员,以及对操作与运行进行监督、考核与控制。这里讲管理, 是指从系统的研制开始到投入正式使用,直到正式运行时的一系列统一规 划、全面安排的管理。

第三节 管理信息系统的技术基础


  技术手段在信息系统的发展中具有重大的作用。虽然信息系统的功能主 要是由管理学对信息的需求引伸出来的,信息系统的结构也是由此确定的, 但是,技术手段的发展程度无疑是一种十分重要的制约条件。如果没有现代 的高密度的磁介质存储设备,大型的高度集中的信息系统是无法想象的,高 速度的灵活易用的信息检索也就只能停留在空想阶段。我们在实际规划与设 计信息系统的时候,必须充分考虑技术条件,否则就会达不到目的而成为不 切实际的空想。
  另一方面,技术手段的发展在人们对信息系统的认识过程中也起着重要 的作用。正如蒸气机、电动机、内燃机等处理能量的机器促进了人们发现能 量的守恒定律一样,电子计算机及其他现代信息技术的出现同样大大地推动 了人们对信息系统的普遍规律和改善方法的研究,因此,我们在讨论信息系 统时,必须对信息技术的发展有一全面的了解。
  在人类社会的早期,人们只能利用大自然给予的器官来进行信息处理工 作。眼、耳、鼻、舌、身是收集信息的手段,信息的存储和加工则用脑,信 息的传递则通过语言来实现。这时,人们在各种信息处理上,受到时间与空 间的极大限制。
首先帮助人们突破这种时空限制的是文字。文字的出现使人们有可能突
破时问与空间对人们的限制,真正进行知识与技术的积累。人类历史由此开 始了加速度的发展。
但是,文字的出现只是初步解决了信息的存储问题,而信息的加工与传
递问题仍然受到很大的限制。虽然我们可以举出算盘和烽火台作为人们试图 突破自然条件限制的尝试,但是总的来说,信息的加工与传递并未突破自然 器官的束缚。
近代,许多科学家与技术人员努力探索处理信息的新方法,取得了许多
重要的成就。在信息的采集方面,从望远镜到显微镜、从量衡器具到各种仪 表,人们掌握了越来越多的收集信息的手段。手摇计算机、电动计算机直到 卡片分类机,是人类在加工信息方面所取得的成果。电报、电话是传递信息 方面的出色成果,它们借助电信号实现了信息的远距离快速传递。录音带和 唱片则是存储信息的新手段。总之,近代科学的许多成果都被人们用来进行 信息处理,从而大大提高了人类处理信息的能力。这对于人类社会的发展起 了巨大的推动作用。
  现代信息技术的核心是电子计算机和现代通讯技术,此外还包括遥感遥 测技术、缩微技术、现代印刷技术、现代办公设备等。
  今天,我们在考虑改善信息系统时,手边可用的技术已经比几十年前多 得多了。合理地使用它们,充分地发挥它们的作用,使各级各类系统以更高 的质量与效率,为管理工作服务,这正是我们当前面临的十分重要、十分迫 切的课题。从这方面来说,信息系统工程是建立在现代信息技术飞速发展的 基础上的,没有现代化的信息技术,就不会有我们所讨论的信息系统工程。 本书的第二部分将对这些技术进行进一步的介绍,这里只想强调两点: 首先,技术手段是十分重要的,没有现代信息技术,就没有现代管理信息系 统,从事管理信息系统的人员。须用一定的精力去学习并关注这一技术领域 的最新发展。另一方面,它是为管理服务的手段,而不是目的,工作的中心
  
仍然应该是为管理提供信息服务,而不是技术本身。

第四节 现代管理中信息处理工作的特点


  近几十年来,世界经济的迅速发展,生产社会化程度的空前提高,使得 围绕信息的各种问题变得非常尖锐,刻不容缓。许多情况与以前相比不只是 数量多少发生了变化,而是发生了质的变化,迫使人们不得不专门来研究信 息和信息处理的问题。
现代社会中,信息和信息处理具有以下一些特点。


一、信息量的怠剧增加 这是最显而易见的特征,人们往往用“信息爆炸”来形容它。 首先,由于各国家各地区之间经济交往日益频繁,分工越来越细,任何
一个企业或其他经济实体,与越来越多的外部实体来往,建立某种关系。几 十年前,这种联系可能只限于十几家或几十家,现在则常常是几百家,以至 上千家。例如:集装箱的管理工作,对于一个港口来说,这些集装箱对外可 能运往几百个港口,对内可能运往几十个城市,每一个集装箱本身不仅有类 型、规格、编号等固定的属性,而且还有随时变动的状态、位置、动向等的 动态属性,这样的成万以至成十万的集装箱,用手工管理方式去进行管理是 无法想象的,更何况涉及大量的中外港口、城市、船舶。近年来随着经济的 对内搞活、对外开放,许多企业已经迫切地感受到了这方面的压力。
其次,对于国家各级管理部门来说,这种经济联系的扩大也使需要处理
的信息量大为增加。一个地区、一个省或者一个部门要对所管辖的领域进行 宏观的管理或控制,就必须对于有关各方面的各种因素进行全面的分析与调 查,不仅对本领域的内部状况要了如指掌,而且要对本领域与相邻领域的关 系进行认真的研究;不仅要对社会经济情况有深入的了解,而且要掌握自然 环境、技术、文化教育等方面的有利与不利的条件。在许多机关中,我们都 可以看到成批的文件箱摆满了办公室、走廊以至地下室,新参加工作的职工 不得不花费大量的时间去掌握这些情况。在许多场合,由于信息量实在太大, 新职工根本无法掌握,这些积累的资料逐渐被忘却,失去了价值,一旦需要 使用时,又调不出来。这种情况表明,信息量的剧增已到了非解决不可的程
度。
  此外,现代管理工作与科学技术工作密切相关,很多管理决策问题不可 避免地要涉及许多技术问题。而近年来,各种技术的发展速度是前所未有的。 有人估计,即使一个技术人员不停地阅读技术文献,也只能阅读本专业领域 中技术资料的 5%。而且随着技术的发展,每年新涌现的技术信息,还在以 巨大的速度增长。据统计,技术人员在查找资料上所花费的时间与精力大大 超过他们在考虑实际的技术问题方面所花费的时间与精力,当管理决策需要 某种技术方面的信息时,这方面的障碍常常会造成不应有的损失与失误。
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