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流金岁月—时间管理艺术



管理精英宣言


  我是不会选择去做一个普通的人。如果我能够做到的话,我有权成 为一个不寻常的人。我寻找机会,但我不寻求安宁。我不希望在国家的 照顾下成为一名有保障的市民,那将被人瞧不起而使我痛苦不堪。
  我要做有意义的冒险。我要梦想,我要创造,我要失败,我更要成 功。
  我绝不用人格来换取施舍:我宁愿向生活挑战,而不愿过有保证的 生活;宁愿要达到目标时的激动,而不愿要乌托邦式毫天生气的平静。 我不会拿我的自由去与慈善作交易,也不会拿我的尊严去与发给乞丐的 食物作交易。我决不会在任何一位大师的面前发抖,也不会为任何恐吓 所屈服。
  我的天性是挺胸直立,骄傲而无所畏惧,勇敢地面对这个世界。所 有的这一切都是一位企业家所必备的。
  
流金岁月
──时间管理艺术

《流金岁月——时间管理艺术》告别传统的“钟表时间”



时间的宝贵在于它既不能创造,也不能复还。

一、“钟表时间”的终结


  “钟表时间”是指钟表所显示的物理的、几何学的时间。这如同一 条直线,在本质上是没有深刻含义的。如果一个人局限于“钟表时间” 内,那么他的一生便碌碌无为了。

□从“管理时间”到“运用时间”


  “每个人都平等地拥有一天 24 个小时”。对这种平等拥有的时间, 如何才能确实有效地利用呢?这就是管理时间的基本课题。
  管理时间是为了以高明的方法活用时间,但在执行的过程中还有很 多的问题:①如何运用这被赋予的时间;②如何突破”钟表时间”:③ 只把时间当成度量的一种而把它形式化;④不关心时间“量”的价值;
⑤缺乏思想和理论的根据;⑥忽视时间的人性面;⑦无法分清生活和生
命的关系;⑧无自我管理观点而入云亦云;⑨缺乏全盘的设想。只有克 服这样的障碍,把生活与时间结合,才能促进工作、充分休息和充实人 生,这才是有效地“运用时间”。
如何运用时间应有八点心理准备:第一、在时间的运用上,不认为
时间是被赋予的;相反的,要创造时间并扩张运用:第二、以运用时间 的思想和理论为基准来考虑时间的问题及其运用技术;第三、应该对人 类的生活和时间、生命与时间之间的关系有充分的了解;第四、运用并 争取时间,将时间转变成自己的而加以活用;第五、以增加和创造时间 价值为目标:第六、应用时间和个人的能力展现是平行问题。能有效运 用时间的人也就是有能力的人;第七、运用时间时要重视时间哲学、人 生哲学和人生设计等。当然,掌握与运用时间并不是只关系到单纯的自 我;第八、管理时间和运用时间是一体两面的。

□为管理者的时间把把脉


  你是否有过这样的经验:毫无目的地看电视或阅读杂志,总觉得无 意义,但仍继续地看下去,就连广告也全看了。直到夜深,变得身心疲 劳,才抱着棉被入睡。但是,第二天又重复着同样的事情??这到底是 怎么回事呢?重复做这样的事,或是几个小时,或是瞬间,但其后回想 起来,感觉非常空虚。
  时间的死亡,事实上就是这个时候。如果时间有生命,你应该听得 见时间临死前呻吟的声音。这不单是比喻,时间真的也有生命,时间的 死亡也不是不可思议的。在管理者的人生当中,让时间流失、死亡的状 况,是出乎意料的多。因人而异,这种状态会持续几天几日,有时甚至 到几年、几十年。因为时间是眼睛看不到的东西,人们无从察觉;而想
  
到的时候,才深感可怕。

□时刻提防时间死亡陷阱

时间到底在哪个时候、哪种场合死去呢?现举 35 个典型的例子:
①对于未来没有梦想和目标。
②每天毫无目的地生活。
③一切毫不在意。
④感觉不到生活的充实、成长和幸福。
⑤没有感性、欲望与热情。
⑥无法精神焕发地运作,宛如死水一般。
⑦无法产生新的思考或创意。
⑧对现状没有改变的欲望。
⑨没有自己想要创造的冲动。
⑩时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力的情况。
(11)丧失自信。
(12)感到自己的心理或身体患病了,甚至有崩溃的感觉。
(13)时常受任性或一时冲动的支配。
(14)感到是在被流放的情形下生活。
  (15)顺着对方的说法行动。(16)和酒肉朋友来往,被他们牵着 鼻子走。
(17)过度沉迷于快活和游乐中。
(18)做坏事或有坏习惯。
(19)持续妨碍健康的规律性生活。
  (20)每天的生活是昨日的延续,毫无变化或起伏。(21)假日或 闲暇时,做什么事都提不起劲,只是闲待着。(22)只是为了打发时间 而游玩。
(23)始终和同样的成员,做着同一形式的交际。(24)千篇一律
地与人交往和行动。
  (25)千篇一律地阅读杂志、图书和无节制地饮酒。(26)只因为 责任在肩而与讨厌的人来往。
(27)完全不投机的人际关系。对对方采取漠不关心的态度;由于
空虚而令人感到受不了的沉默。
(28)埋没在工作之中,以致失去自我。
(29)每天在公司里重复着同样的工作。
(30)只是义务感驱使才做工作。
(31)无意识地完成被赋予的工作。
(32)毫无所思机械性地工作。
(33)工作中没有创意。
(34)在工作或人际关系中,常感到痛苦。
(35)在工作或人际关系中,采取逃避的态度。 时间死亡的时候,人的精神活动随之停止,人的成长也会停止,甚
至退步。时间的死,会给人的身心带来不良影响,并使它衰弱;而且管 理者常常有陷入这种状态的危险。这一点,确实令人害怕。

  时间死亡的背后,每个人都潜伏着根源性的问题或原因。例如:① 生活意义丧失;②欲望低下,思想不活跃;③埋没在工作或人际关系的 被动状态里。因此,追求时间就是追究这些问题或原因,并从正视这些 事情开始做起。

□无论何时都活得有意义


  在咖啡厅或餐厅里,有些管理者在毫无目的地看着书。除了点东西 之外,几乎不开尊口。本来,看书对“时间”来说,这些人是十分充实 的,时间并未死亡。但相反地,他们的时间却都死了。因为:他们不关 心对方,才埋头看书;不想听对方说活:没有和对方谈话的话题;不想 和对方打开话匣子;对人际关系总是感到厌烦;为了逃避人际关系而读 书;为了把自己关在象牙塔中而假装看书。
  这个时候,他们看起来就好像呆子一般。他们的时间是污浊、停滞 的。空虚地度过一分一秒,或是无为地让时光流失。时间是死亡的。没 有感动,也没有兴奋的每一个日子。只是被动地让宝贵的时光从身旁流 逝。当然,失去的时光是不可能重返的。所以,为了不浪费时间,管理 者对实际存在的时间,即有生命的时间应予重视,以免后悔。应在任何 时间里都活得有意义。

□“时间对谁都不是平等的”


  “一天 24 小时,谁都是被平等地赋予”这个命题已成为时间管理理 论的公理。但事实不然,管理者认识的大政治家、画家或音乐巨匠、文 豪、学者,像罗马的凯撒大帝、日本的空海和尚、意大利的达芬奇、德 国的莱布尼兹、德国的歌德,以及现代分秒必争的铁腕经营者。他们在 一天 24 小时当中,经手完成的工作量,无论在质或量方面,都是超乎管 理者想象的,但同样拥有一天 24 小时的其他人,却不留下任何痕迹。可 见,就是一天 24 小时,也并不是每个人都被平等地赋予。同样一天 24 小时当中,两个不同个体所做的事情完全不同的例子,在现实中不胜枚 举。所以,管理者就要寻求以“钟表”计时的一天 24 小时之外,是否还 有另创的一段时间。
例如莫扎特只活了 35 岁,但在他短短的一生中做了 600 首以上旷世
之作遗留于世。而其他活了 70 年、80 年的凡庸音乐家却比比皆是。以实 际使用的时间来看,莫扎特的一天 24 小时,他的每一分、每一秒比起其 他凡庸的音乐家,可说是更长。这个时候二者所拥有的时间是无从比较 的不平等。
  再以歌德和达芬奇的成就比较。歌德(1749—1832)通过诗、戏剧、 小说等文学形式,产生了很多伟大的作品。在 27 岁被任命为瓦马尔参议 员以来,在政界里也相当活跃,做出了很多业绩,1815 年被任命为国务 大臣。在此之外,也绘画,还从事解剖学、地质学、矿物学、植物学、 光学等自然科学的研究,在各方面都有卓越的贡献。在小说方面有《少 年维特的烦恼》、《威鲁希勒姆:管理者的明星生涯》;戏曲方面有《浮 士德》、《塔利斯的伊菲可利亚》、《大可夫塔》;此外还有自传、论
  
文作品如《诗与真实》、《色彩论》等。达芬奇(1452—1519)留下的 作品数量虽然不多,但是其艺术成就却众所皆知。此外,他不只是一位 艺术家,对于天文学、物理学、地理学、建筑学、兵器制作、机械学、 植物学也有相当研究,把文艺复兴的理想(万能的人)几乎完全实现。 他的绘画名作,如《蒙娜丽莎的微笑》、《圣安娜与圣母子》、《最后 的晚餐》(壁画),都是脍炙人口的;著述方面有《绘画论》;科学方 面解剖学、空气力学的研究成果对后来降落伞、直升机的发明有启发性 的成就。因此,显而易见的是:伟大的人、留下大业绩的人,是世上成 功创造时间的人。
  “他们有丰富的知识与才能,总之是资质的问题”,很多管理者都 有此推托之辞,但未必如此;反不如说他们为了把自己的人生发展到最 高点,尽可能地丰富其秘藏的活时间,努力地开发人造时间。

□时间无法以钟表来计算


  搭乘下班高峰时间的汽车时,各色各样的人都有。有个人集一天的 疲劳于一身,手握扶手,正在假寐着;前排座位上,有位看似生意人的, 也悠闲地假寐着;另有一位握着扶手的男子,正专心地阅读一本书。对 这三人来说,钟表时间当然一定是不断流失的。但是,流过三个人的心 和身体的时间,其所演化的作用却不同。
十分疲惫的男子,好不容易才能手握扶手打个吨儿,头脑是真空的,
什么也不想思考,只期望能早点到达目的地。但是,前面目的地仍很长。 感觉车的速度慢得到了无法忍耐的地步。
对他而言,他的“时间”比“钟表时间”要长得多。他的时间是“痛
苦”的;相对地,这位坐着睡觉的男子,睡眠是他最美妙的时候,头和 身体都享受着休息。原本只打算小睡片刻,但睁眼一看已到了自己要下 的车站了。他的时间如箭般一飞而过:第三位男子完全投入这本书的世 界里去了。窗外的景色、周围的噪音或人声,完全没有干扰他,只是陶 醉在书本中,他的时间是陶醉人的。
由上例可见,时间对任何人都是不同且不平等的。甚至同一个人,
其生活时间也有很大差异,有气无力地混过一天和充满精力地工作、运 动,比较起来即可明了。春、夏、秋、冬四季,在物理时间上是相同的, 但是实际上时间却大有不同。春天是快乐的,但令人有瞬间即逝之感; 期盼下一个春天,却让人觉得老是迟迟不来。
  总之,管理者都应彻头彻尾地沉浸在实质性时间之中,这点必须铭 记在心。
  
二、时间是有生命的


  “活的时间”是不能以钟表来度量的。随着生活方式的不同,管理 者的时间可以延伸或缩短。如果管理者的人生是充实的,那么他的时间 也就充满深度和密度。

□时间的生命性


  钟表时间是没有生命的,但是充分利用的时间却是有生命的。同一 病房的相邻病床,有两位相同病例、同样病情的患者。但一个在康复之 中,另一人病情却逐渐恶化。对照观察,可清楚地看到前者的情况,时 间就是休养,是一种再生,对将来充满着希望,这是精力充电、蓄积的 过程;相对地,后者的时间是疾病,渐渐丧失生命力,他变得衰弱,宛 如凋落的花瓣,随着时间的流失,患者更近死亡。在表面上,二位患者 在同一时间生存着,但其间的差异却是超乎想象的,一是往生,一是往 死。以此例来说,时间是连结生与死的桥梁,是生与死之间所展开的一 条绳索。诞生和死亡间的阶段就是人的一生,但是由上例可知,一生的 结局,其本质上是由时间来支配的。
管理者所拥有的时间是有“生命”的。是否能感受到这个生命,或
是否能重视时间的生命,对人生的充实有很大的不同。时间是由未成熟 的状态开始渐渐成熟的。在未成熟的状态时妄想成果就会导致失败。到 了时机成熟时,就如同成熟的水果自然掉落和种子发芽一般,做任何事 都能顺利。但是,失掉了这个机遇,水果就会腐坏而不能食用,或成为 小鸟、虫类的食物了。

□时间的易失性


  “时间就在钟表的刻度上”———这种想法可称为“钟表时间主 义”。根据这种想法,时间是单调、固定和机械性的东西,完全由物理 学的法则所支配。这个时候,时间当然没有伸缩。但是,钟表时间主义 其实只是一半的真理、相对性的事实罢了。由其见解来看,这是错误的 观念,因为时间是有伸缩性的。常常可以听到“岁月如梭,一年不觉又 尽了”。对于步入中年的人来说,这种感慨常常出现在平常的会话中。 的确,对于这些人来说,随着年岁的增加,现在的一年,感觉比过去的 一年过得快多了。
  事实上,时间不单只是点或线,它是有厚度、宽度,甚至有密度的。 而左右此厚度、宽度和密度的,就是人生的是否充实。如果充实,那么 时间是膨胀的;相反的,时间就会收缩。最近,说“时间过得真快”的 年轻人愈来愈多了。这就意味着成天无所事事、惰性地生活的年轻人增 加了。这不是年龄的问题,而是依据生活方式,使时间是否伸缩的最好 例证。

□时间的伸缩性

  能将时间伸缩的本质掌握贴切,发挥得淋漓尽致的是美国作家约 翰·史坦贝克。史坦贝克在距今 27 年前 58 岁时,带着爱犬查理,开卡 车绕美国一周。由此了解了美国的真面目,其中也检讨了自己的存在价 值。这是一趟孤独的、苛刻的旅行。出发地是纽约,从纽约往新英格兰 北上,接着横越大陆向西行,往央格斯城、苛利伯朗特、芝加哥、米内 亚伯利斯、必斯马克、黄石公园、斯伯强、然后是西雅图。在此过程中, 他体验到生存时间和时间的伸缩作用,还因此对时间的本质产生了深刻 的洞察。以下引用他的记述:“离开斯伯强后,早雪的危险已去,这是 因为天气由于太平洋的强烈暖流变得暖和起来。从芝加哥到这里预计所 费的时间很短,但是却花了不少时间,因为富于变化的国土、在途中又 发生很多事件、和很多人接触,所以感到路遥费时”。“过去很多事情, 瞬间即成记忆,这并非真实。相反的,记忆有过去的模样,事情发生有 先后秩序;若没有这些前前后后的事情,时间流逝就无从留下痕迹”。
  根据这个观察,也可以明白了儿童时代的一年何以感觉如此长远。 热衷于游玩,对于所见所闻,如吸水纸一般急于吸收,时常累积新的体 验,所以儿童的时间是充实的、无限延长的。相对地,感觉时间急速而 去,就是因为生活马虎,没有了感动与惊奇,也没有充实感。在生存时 间里,某个时间会变长,某个时间会变短。这伸缩的时间要比固定的钟 表时间,对管理者的人生有更大的意义。而感叹一年很快就消逝的人们, 有必要认真地反省自己的生活方式了。

□时间的可用性


  上下班在公共汽车中,管理者只呆“短短的”一个小时或几分钟, 这和一边思考各种企划案一边专心看书的一个小时,时间的经过是截然 不同的。再举一个较容易明白的例子:一天中,待在自己的房屋什么都 不做,和整天在各个场所工作与各种人物接触的情况做一比较。前者的 情形,就是不考虑任何事,不受任何刺激,不创造什么,就这样一天终 了。相对地,后者的情况,在相同的一天中受到很大“量”的刺激。街 上的景观、人或车的流动、噪音,引起兴趣的事件与相遇者的会话、第 一手信息等,此外还有对新见闻的体验。
从达芬奇、巴尔扎克、莫扎特这些天才之处,所要学习的就是善用
时间取得成就,这也可划分他们和普通人的界线。管理者从日常生活开 始,就竭尽所能地想办法运用自己的时间。因为回过头来,它与管理者 人生的充实有密不可分的连带关系。

□时间的归属性


  时间也有归属和所有权的问题。时间并非与管理者无缘,它为管理 者和任何人所共有。时间是如何被拥有、又归向谁?关于这点可以区别 为三种情况:第一是时间不为人们重视和使用的无有状态;第二是时间 是共有的,如和谈得来的朋友或情人愉快度过的情况,就是共同拥有时 间。第三是时间的各有情况。不和的两个人因口角,两个人各自想着个 别的事情,此时各人自有各自的时间。
  
  创造自有时间是开发时间的重要课题,此外也是作为发展能力、自 我实现不可缺少的必要条件。但是,确保有自有时间并不是简单的事, 确保自有时间常有困难:威胁到自有时间的,不外乎是他人、意外情况 等的发生。如:生活受周围影响不由自主的时候,遇到病痛灾难的时候, 被逼迫得走投无路,自有时间的保有便有问题。管理者的人生往往环绕 在时间的斗争上,时间产生了共有与个有的对立,还有个有时间成为自 有与他有的争战。因此,管理者的目的就是常保自有的时间,把被疏外 的、他有化的时间夺回来。最后,就白领阶层待在公司的时间作一探寻。
对 8 小时的就业时间来说,其本身没有明确的交代。但是,以管理者的 浅见,这 8 小时的大部分,都被共有时间和他有时间(如出乎本意地被 上司所剥夺)所占去,自有时间极少。所以,首先要将此当作问题,也 就是重视自有时间的获得、确保和扩张,要具备一些开发时间的方法, 才能获得相当的成果。

□时间的可溶性


  时间平常相当不容易掌握。这是什么原因呢?这就是时间和空间的 差异将人或物深刻地溶人发生之事当中的缘故。愈溶入,时间的存在和 形式就愈难判别。但是值得注意的是,人如何溶入时间内,要能够清楚 地认识。心脏的跳动和肺的呼吸这个决定生命的重要活动,是随着时间 同步而行的。如此,时间有如生命的象征、生命之源。时间和生命是牢 不可分的,时间就是人的生命,这时,管理者感觉到时间有规律地运动 着。
舞蹈的跃动感、生命感,是由内在的律动产生的。在管理者的四周,
身体内充满律动的人也有。一看到这样的人,总令人感到时间正活跃着。 从这个人产生的时间,正通过身体毫无保留地将这样的姿态表现出来。 人类固有的言语当中,时间也在其中。一切的话语、书写的词句(文字), 是由一言一语的联系所构成的,含有深刻的意义。以下所述的,可以简 单地把音乐和时间的深刻联系表现出来。音乐在所有的意义上都属于时 间的艺术。音乐的三要素是律调、旋律、和音。旋律是“音之诗”,持 有双重的时间性,即音的时间性和诗的时间性。将音的高低、演奏的速 度、长短、区间、强弱等一体化,根据这些时间效果,就产生出各式各 样的旋律了。和音,姑且不论是否可称为音的空间化,其时间性要比空 间性更重要。例如三重奏、三部合唱的和音关系,可举出三条时间线。 此外,和音不见得必须保持一定长度,但是,只要保持一定长度,和音 之中必有时间关联着。
  音与时间的结合,就此诞生了音乐。思想、伦理、感情、自然、风 物、故事、美、甚至人的梦想以及生命等一切,由音和时间贯穿。

□时间的生物性


  关于时间的存在,也可以由别的角度来观察。蝉在初夏的时候出现, 夏天一结束,它也跟着死亡。蜉蝣则是在初夏开始出现,但只生存一天 就告终。在生物界里,像插入定时开关一样,照着时刻表进行的现象很
  
多。用钟表的归类推理来说,蝉或蜉蝣就是拥有“体内钟表”的缘故。 像这样子的机能、活动能力,一般称为“本能”。此后,由于分子生物 学的快速发展,本能这种神秘机构的秘密,才被渐渐了解。根据这样的 说法,生物的体内钟表,不外乎是 DNA 的遗传信息系统的产物。像电子 计算机内藏的钟表时间装置一般,蝉和蜉蝣,甚至蜜蜂和蟋蟀等,在细 胞中都正确地遗传这种系统,再现了“细胞钟表”的奥秘。由此想象, 就没有什么可惊奇了。
  以下是管理者的假设,也就是“时间的进化论”。假设的前提,是 时间的进化,即生物的进化,是平行进展的。生物受到本能的支配,即 支配时间的本能。但实际上反不如说本能是受时间的支配才对。生物的 进化,开始由单细胞到多细胞,然后到神经线的产生、发达并高度化; 接着中枢神经形成,学习能力产生,人类有了思考———意识的产生。 通过这样的进化过程,计算时间的功用渐渐地由本能开始分化、多样化 且高度化。
  一方面,时间本能是退化了,但是,另一方面,是时间能力的高度 化和进化。生物对时间的感觉、知觉、认识等高层次的能力,于是就产 生了。
人类是时间进化的顶点。时间本能几乎已完全消灭,取而代之的是
以意识和思考来完成本能的功用。时间从自我转变为非我。时间可说是 抽象的印象、观念、概念,为了掌握这些,就必须有洗练的时间感觉或 时间意识等高度的知性能力。
本能和知性,都是为了达到共同目的的两大生理系统,但是,两者
基本上处于二种相反的关系。昆虫用本能可以做到的事,人类只要行使 知性便能完成。知性比起本能,更是富有创造,但是,反过来说,知性 没有运作的,什么也无从产生。对人类而言,进化的结果,时间变成一 种眼睛也看不到的抽象物。为了计算时间而不得不使用人工的机械钟 表,但是,钟表不过是体内钟表的拷贝罢了。为了掌握有延长和密度的 活的时间及人类固有的原存性时间,高度的知性和思考力是有其必要 的。

三、掀起时间的盖头


□时间的内涵


  要利用时间,必须知道时间理论,了解时间的真面目,把握时间的 本质。
○应用时间的理论根据 什么是时间?
  令人吃惊的是,有许多管理者未针对这个问题加以思考,就坦然地 述说时间。这种虽对时间本质模糊不清,却能较好地利用时间的现实确 实令人敬佩。或许是这些人过于聪明,但许多管理者仍对时间存有种种 疑问。
  以树木为例,枝叶生长的根本是根。不了解时间的本质而探讨时间, 就好象无根的枝叶末梢,这种议论容易陷入错误的方向上。目前,有很 多此类的书泛滥于市面上。为了有效地说明时间管理术,必须针对“什 么是时间”,充分地加以讨论,缺乏思想与理论根据的时间术,可说是 毫无意义的废物罢了。
时间包含在人与事务中。以数学的论点看,即是一种函数关系。例
如:表示圆的数学关系式〔f(x,y)=(x-a)2+(y-b)2-r2〕, 双曲线〔xy=s〕。类似此类函数〔y=f(x)〕,x 与 y 之间有着密不可 分的关系存在。同样地,时间和人、事物的密切关系,表现在时间的存 在形式和数学函数中。活用时间,即为左右生活充实度的密度函数。此 密度函数为时间数学函数的一种。数学函数的特性,其关系式为曲线(函 数必为曲线)。相对地。钟表上表示的时间,一般的印象是直线形象。 但是,在活用时间的范围内,绝不可能是单纯的直线关系。因为,活用 时间具有伸缩性、生命性和密度性。这与活的事物(生物)相同,具有 流动性、可能性和柔软性的完备曲线。
钟表时间,即表示时间以直线处理。依据这种方式,时间生存的侧
面、实际生存的侧面和思考的对象,必然产生脱节的现象。持钟表时间 观点的时间论,缺乏以人为中心,并且于涩无味。
○时间的微分与积分
  捕捉时间的方法有两种:一是注意时间微小的部分,即将极小时间 的变化、差异、运动、现象加以认识,称之为“时间微分”。“瞬间” 是时间微分的象征,也就是无限小的时间内,从零开始到一定时间内所 产生的事物。如:运动员瞬间的爆发力,即在瞬间眼睛几乎看不到的微 小时间内发挥出来。两个体育选手一决胜负的关键,常决定于瞬间的爆 发力。瞬间,对于时间的性质、特征和运动是最鲜明的表示方法。换句 话说,时间的本质,以时间的微分观念最容易把握住。二是让时间充分 地延长和堆积,时间的变化、运动和构造被称为“时间积分”。“积分” 的概念,从长时间的尺度加以了解,如“一年”、“时代”、“世纪”, 即是积分的时间。时间经过这个世界时,产生收敛现象、发散现象、循 环现象和振动现象。收敛、发散、循环、振动,可思考为时间引起的作 用。对这些运动特征加以认识,必须依靠时间积分方法。
时间的微分与积分,最重要的论点为“河流”及“大海”。河水是

从上游流向下游,保持一定的律动。水面上的波光粼粼,水流动的潺潺 声,能明确显示时间的微分。另一方面,海与河流不同,好舍己为人, 以本身象征悠久的时间。惊涛拍岸所产生的白色浪花,眺望海边与水平 线连接的那一端,感觉上时间是停止的,让人有种回溯到 100 年或 300 年前的感触,或者实现跨越时空到达未来的梦想。
  时间的本质,以“流程”而言,是属于意识流程、生命流程和时代 流程,每一流程都能以时间的运动加以捕捉。如果要正确地把握住流程 的运动及本质,就必须掌握时间的微分和积分规律。时间的流程,由微 分的时间和积分的时间构成。例如:时代的流程,最终是用积分方法来 下结论。但是,左右流程的时间及无限短时间,是由微分方法来决定。 管理者的人生,以生存的时间流程加以捕捉。以此方式,管理者对 于自己人生的微分与积分,享有共有而实际的存在。简单地说,充实自
己现存的瞬间,最后形成充实的 1 年、10 年乃至一生。

□时间的价值


  “时间价值”与钟表时间价值、活的时间价值,做一比较探究。时 间价值,是一小时或一日的单位时间所产生的价值。然而,在某时间内 所获得的价值总量(生产量、利润额)等,以下列公式来表示:
价值量(v)=时间价值(q)×时间(t)。较聪敏的人,对时间价
值,以物理学方式表示:工作效率=力×距离÷时间(某时间内的工作 量)。从以上方程式中,可以明显看出时间价值。这些推论与事实相符。 工作及人的一切活动,可从时间观点捕捉。发生的价值 v,等于时间价值
q 乘以时间 t,能加以肯定。被实现的价值,其投入的时间,以钟表时间
或活的时间场合计算,会有很大的差别。其中的原因,由上述可以明确 地了解分析。对时间 t 的观察,有钟表时间和活的时间的差别 t,可随之 改变,产生距离。以一日工作 8 小时为例。如果以钟表时间计算,即为 8 小时。以生存时间计算,则要考虑时间的伸缩性、厚度及密度等因素。 比较的结果,8 个小时工作时间会产生膨胀或收缩的效果。这种思考的困 难,在于不易以常识衡量。例如:习惯于钟表时间的公司职员,公司一
日 8 小时的工作数,要产生一日 16 小时或 50 小时的工作数,会有强烈
的抵触感觉。较易接受的思考方式是,价值量 V 的差别,是由时间价值 所产生的。假设时间 t 为定值(8 小时)。相对地,单位时间价值 q,则 是保持各种价值的变数。生活于钟表时间的人,其 q 值是僵硬的,属于 安定停滞型。而生活于活的时间的人,实际的深度、延长、厚度一体化, 形成时间价值 qt 值有无限大的可能性。为何 qt 值在可能范围内极大化。 钟表时间的生活或活的时间的生存生活方式,其选择方法,是根据 qt 值, 由价值 v 的大小加以左右、决定。另外,还有一个必须重视的问题,即 为“效率”问题。效率会带给时间 t、时间价值 q 很大的影响。工作效率 化,将 8 小时的工作时数,以 5 小时完成,则节约了 3 个小时。如此, 效率提高 3/5,也就是 60%的工作效率。效率,常以“外部效率”或“钟 表效率”称呼。一般广泛通用的效率属于这种。信息化、技术革新、合 理化、系统化、标准化,是由人的外部对环境加以改善,使钟表效率提 高,同时,也使钟表时间产生的时间价值增大。此外,有一种效率称之

为“内部效率”。是从时间论上,从不同的角度所采取的观点。这反不 如钟表效率高。实存效率,并非由人的外部产生,而是由内部产生。生 存构造、实存深度、充实度、判断力、集中力,能对时间产生作用,使 实存效率提高,同时活的时间的时间价值也随之增大。
  时间效率提高,时间价值增大,这是时间开发的重要课题。因此, 钟表时间效率化、时间有效活用和时间的管理相当重要,但如果缺乏活 的时间的观点和方法论的展示,则开发时间是无法获得充分的成功。因 此,开发时间如果在钟表时间、活的时间两方面徘徊不前,反不如在活 的时间上下功夫。

□时间的意识


  关于时间,必须将三点明确化:第一,时间是由钟表时间和活的时 间两者共存而组成的,而后者与人的生存有密切的关系;第二,时间是 高度的抽象名词。要认识时间的重要性,必须具有高度的思考能力;第 三,时间的增长属于高层次的思考与自觉性的思考。
  空间和物体,凭肉眼能够看见。如咖啡杯、橱柜能根据其形象加以 识别,但时间并不能与形象相结合。对时间的认识,不能依靠视觉或表 面形象。以欲望、意志、感情,是无法认识时间的。因而,当管理者面 临喜怒哀乐时,常忘记了时间的存在。时间意识,是属于可知性的。管 理者必须更细致地分析。
时间的意识化,通过以下程序施行:首先,必须将时间加以“分节”。
因为时间具有延长、厚度和密度等特性,根据这些性质,把时间区分, 使事情成为可能,即依靠这些理论,这种作法,使漫长的时间,处于缓 和和扩张的起伏状态。接着,要把时间加以分区,按照区间分别。区间 的重要,是将时间“切断”。例如:管理者使用“时段”是用时间区间 的方法把时间分区。再者,时间的价值,是对其进行分析、把握。譬如: 依照“顺序”进行,是一种时间的概念,展开的顺序也极有意义。另外, 含有特权的空间,如舞厅、皇宫、董事长室,时间也存在着特权的价值。 如不能对这种时间的意义和价值加以分析、认识,是无法具有较深的时 间意识。另外,对时间的总体认识。如在区间(期间)的范围内加以把 握,是属于总体认识;在某种情况下,必须对时间的实存性质、意识、 价值,做总体的认识。历史认知,是时间总体认识的典型例子,意味着 时间意识,需借助于时间积分的考察方式和手续。否则,不易取得良好 的效果。
  时间的意识化及时间意识,对开发时间来说,是不可缺少的。因为 开发时间是将抽象的时间意义给予意识化开始的。开发时间是以时间价 值增大、自我充实为目的,即你对时间意识化做到了某种程度。事实上, 每个人都具有某种程度的时间意识。有许多情况,管理者对事情并非十 分自觉。所以。没有充分做到时间意识化。有时,对现有的时间意识己 感到满足,未能充分实现时间意识化。这些都将成为开发时间的绊脚石。 开发时间的出发点是意识的转换。如果没有不停的时间意识转换,你要 开发时间,是无法获得成功的。
  
□时间的判断


  管理者对时间认识的能力,相当于对时间的体会,即依存于判断力、 分析力、推理、构想等理性的思考和感知,而带给人们时间意识。
  认识时间的源泉,除了理性以外,还有“感性”。感性的行为,又 可称为“感觉”。把时间当作一种捕捉感觉的作用,称为“时间感觉”。 管理者具有一定的时间感觉是毫无疑问的。在进行某些行动时,虽然没 有看钟表,但对于时间的早、晚、长、短有实质的感受。关于时间的密 度、运动、律动,也存有一定的感觉与体会。每个人都具有不同的感觉, 感觉可以说是一种能力的表现,因个人而有差异。同一个人的身体内, 这种能力在睡眠中会产生很大的标准差。时间感觉现象非常明显。在所 有的感觉中,时间感觉一直处于负数的状态。例如:“短”、“长”、 “时间过了很久了”、“就快了”、“在这之间”,管理者经常保持这 种惰性的时间态度,是无法与钟表时间所把握的精确度相提并论。此外, 对于形态、色彩、规程、味道、温度的识别能力,也是相当有限的。一 般人认为时间具有惰性的性格。但以管理者的观点,这并非是属于性格, 主要由以下两种原因产生:第一,时间感觉较他人散漫;第二,时间意 识不发达。如果不从根本上加以改进,即会一直处在迟钝的时间感觉中。 相反地,为了提高认识时间的能力,对时间的感觉、使时间意识明确化, 是相当重要的课题。在睡眠中,锻炼出判断是否处于胡思乱想或清醒的 状态,才是有效的方式。
理性与感性,是开发时间的两种牵引力。强烈而明晰的理性,敏锐
的感性,能给开发时间很大的贡献。通常,管理者以理性为基础,感性 能辅助理性,能更完整地认识时间,甚至全面性地取代理性,是具有对 时间直观性加以认识的角色。

□时间的陷阱


  认识时间的方法之一,是借助于钟表,对时间加以表示,设计“时 段”,详细表示时间位置、时间经过。这种对应的形式称为时段主义, 即“将时间予以时段化的思想及观念体系”。“时段表现主义”、“时 段分割主义”、“计划主义”等都是由“时段主义”所变化而产生的时 间观念。由此可知,时段主义的合理性,是毫无疑问的。它使时间意识 发达,有着很大的贡献。钟表的发明,给予时间物理量上的衡量标准, 保证时间的正确性。让管理者能针对休闲时间、工作时间,合理地计划 与管理,使效率得以提高。这些是时段主义的优点。从反面来看,时段 主义将时间完全时段化。关于时间的问题,延伸到管理者的问题,全部 予以数量化,最后还原成一张计划表。时段主义是很容易掌握并实用的 方法,但由于它是彻底的还原主义,把“人生与时间”的实际存在的重 大问题,以乏味的时间计算术歪曲和矮化。这是时段主义所产生的致命 性缺陷及危害。
  在所谓的时间管理论中,这种问题总是重复提到。世上泛滥的时间 管理论,即是本质性的时间加以管理的思想论调与观念体系,它立足于 时刻主义、计划主义是毫无疑问的。从时间术来看,时间管理是十分有
  
效的方法。旧有的时间管理论根本的缺陷及实际存在已完全无法脱离时 间的问题,在毫无疑问的情况下从头至尾,将时间问题以时段及计划方 式来处理,这就是它的缺点。对于说明管理时间的书籍,几乎完全是这 类形式,好比沙子一般,毫无味道,都是由这些缺点引起的。更要强调 的是,从时段主义到管理时间而产生的思想及观念体系,会使管理者的 生活感到窒息。这是远离自我实现的阴谋,属于误区。如果要实现自我 价值,就必须站在自我生存的原点上,以免掉入误区。

□时间独特性


  一般管理者不善于时间管理,恐怕与时间的独特性有关。时间的独 特性有四点:
  一、供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的。它的供给量在任 何情况下都不会增加,但也不会减少。因此,管理者无法针对时间进行 开源。
  二、无法蓄积:时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。 不论管理者愿意或不愿意,管理者都被迫按一定的速率消费时间。因此, 管理者无法针对时间进行节流。
三、无法取代:任何一种活动都有赖时间的堆砌。这就是说,时间
是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。 四、无法失而复得:时间不能象遗失物那样失而复得。它一旦丧失,
则会永远丧失。例如,延迟半小时开车的司机安慰乘客说:“不用担心!
我会把丢失的时间抢回来,因为我们将按原定时间抵达目的地。”虽然 开快车可准时抵达目的地,但是司机与乘客却要因此而支付额外的代 价,如危险性、油量耗费、汽车折旧的增加等。严格说来,丧失的时间 是无法挽回的。

□时空的关系


  时间和空间有着密切的关系。管理者不可能将两者分开来加以思 考。为了能探索到“活用时间”的奥秘,处理好时间和空间的关系是至 关重要的。
○时间与空间的相互影响
  时间和空间的关系,第一是“影响”的关系。从未开发过的土地, 到形成开发热潮的现象,就是时间影响空间最好的例子,和非洲土地的 沙漠化、建筑物的老朽是同样情形。如铁的氧化或自然的风化一般,时 间会氧化或风化成空间。
  相反地,空间影响时间是怎样的情形呢?李光辉在极少变化的山林 荒野中,孤独地生活近 30 年,时间宛如静止一般。另一个例子是陶渊明 写的《桃花源记》,那些为“避秦时乱”的移民,长期隐居后到“不知 有汉,无论魏晋”。又如,人在列车之中,一面听着音乐,一面浏览着 窗外的景色。突然,窗外出现了奇妙的景色。这个时候,一般人的目光 都会渐渐地被景色所吸引,一时忘记了音乐的存在,只注视着景色。这 个过程是,在时间(音乐)中,空间(景色)渐渐地侵入,最后竟全面
  
地取代了时间。脑中的思考原本沉浸在音乐或对方的会话之中的时候, 周围突然发生意外事件,注意力就会转移到那上面去。这是由于空间的 突然侵入,时间的流程被迫中断,不按规律办事的原因。时间和空间的 “影响”关系,在思考中也常出现。思考有时间性和空间性二重属性, 两者时常互相影响。理论性地顺序地思考的时候,突然的一个意念、意 象的出现,就会慢慢地膨胀,即空间的侵入影响;另一种情形是,它被 某个意象吸引去的时候,不经意的思想理论或文章,会有纷乱的出现, 即时间的侵入影响。时间和空间的第二个关系是“规定”和“支配”可 以当作同义词。东西一般都有耐用年数,时间是东西的寿命,因此,规 定的存在就是支配的存在。规定他或支配他人的力量,时间要比空间来 的强而有力。但是,空间规定或支配时间的情形也井非没有。例如古代 的希腊,思想家、科学家、文学家等人才辈出。市民诞生的数目与政治 参与热情,都远远超越了当时其他的地区。都市的空间便由此产生,直 到今日,这段时间带来了极大且长远的影响。再如,随着今日的都市化, 产生了交通阻塞现象。热闹集中的都市空间,不可避免地带来了交通阻 塞,对时间也带来了很大的影响。
○时间和空间的变换 时间和空间之间,有着魔术般的关系。两者虽然是完全不同性质的
东西,但是空间变换时间,时间变换空间的例子,可以说是绝无仅有的。
关于空间变换成时间的例子,有一段非常精辟的叙述: “踏上旅途已有二日,人类还有生活在人类周围的事物,对尚未扎
根的青年是更甚的事——是日常生活,即义务、利害、忧虑、目标,用
自己的名称称呼的事物的时代已经远去。这些在前往车站时的马车里思 考后,也已经远远离去了。”
“通常,只有凭着时间产生的力量,在我们人类和故乡之间回旋,
显示出扩展的空间。即空间也时时刻刻产生心理性的变化。然而,这和 时间产生的变化相似的东西,在某种意义上。更为强烈”。
“和时间相同的,空间也会产生被遗忘的力量。但是空间是将人类
从各种关系中解放出来,转移到自由的自然状态的方法。实际上,空间 可以使孤陋的俗人,瞬间成为流浪者”。
空间变为时间,和时间变为空间都有相同的作用。通常没有发觉这
点的人,也没办法说明:另外,回顾自己的旅行体验的话,的确如此, 不是吗?讨厌的事,过了不久会遗忘。为了忘却讨厌的事而旅行的人也 很多。这种场合里,时间和空间就是相互变换的关系。
  其次,时间变换为空间的,可举钟表或电影为例。钟表上时间的推 移,是钟表上走动的指针来回地运动,是空间性的表现。变换是“印象”, 钟表是空间印象变换的装置。电影则是由几百个、好几千个片段,经过 高速的连续放映,而在银幕上出现的运动空间。如果还不明白,那么想 想音乐或说话,就比较容易理解了。音乐、说话的言词是由声音的连结, 如同念珠一般联结而成的,会浮现一种意念,这是时间的功用。人们一 边听着音乐,在不知不觉中自然的情景就会浮现于脑海,听着对方的话, 脑中也会浮现出各式各样的印象。这个时候,时间变换成空间,时间创 造空间。最后,现代物理学,也有空间和时间互相变换的原理。实际上, 变换公式早已被提出。
  
《流金岁月——时间管理艺术》 纵横无尽地运筹时间



  世上只有时间的利用家,没有时间的收藏家。能够正确地 掌握时间,运用时间,你的事业注定成功。

一、时间管理误区种种

□探索时间管理的误区


  管理者克服时间浪费的途径,管理问题便是“培养克服时间管理误 区的技能”。时间管理误区,是指导致时间浪费的各种因素。在作好这 项工作之前,管理者必须先认明自己所面临的时间管理误区。各种时间 误区,大致上可以区分为外生误区与内生误区两类。所谓外生,即指由 他人所引起的时间浪费因素;至于内生误区,则指由自己所引起的时间 浪费因素。在初次落入误区时,一般管理者所列举的多半是外生误区。 这种“先求诸人,后求诸已”的态度虽然是人之常情,但却有害于时间 管理效能的提高。
某专家曾针对参与某次时间管理研讨会的 40 位高层管理者进行实
验。在研讨会之前,他要他们列举自己参考的时间误区,结果获得下列 的外生误区:①供作解决问题的资料不齐全;②员工问题;③电话;④ 例行性工作;⑤会议;③访客;⑦外界活动;⑧危机的应付;⑨沟通欠 佳。
紧接着,让这些高层管理者观看一部由彼得·杜拉克现身说法制作
的有关时间管理的影片。看过影片后,他再让他们列举他们在看影片之 前未曾列举的时间误区,结果进一步获得下列的内生误区:①在同一时 间想做太多的事;②不切实际的时间估计;③拖延;④不注意聆听;⑤ 不好意思拒绝他人的请托;⑥事必躬亲;⑦办公桌零乱不堪;⑧只授与 下属责任,但不授与权力;⑨决策仓促。由此看来、因此在时间的有效 运用上,管理者的敌人原来是自己!因此,时间管理就是自我管理。
为了确切地证实“在时间的有效运用上,管理者的敌人原来是自
己”,管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式——自己的时间使用 状况。许多管理者一听到要他们记录自己的时间使用状况,都保持反对 的态度。原因是:第一、他们以为十分清楚自己的时间使用状况;第二、 记录时间使用状况是种费时的工作。这两种反对的理由都难以成立。先 就第一个理由来说,人们的记忆力并不像自己想象中那样正确。有许多 人甚至连前一天所经历的事都无从追忆,更不用说了解自己过去时间的 使用状况!时间管理专家一再指出,几乎所有记录时间使用状况的人对 自己的时间使用方式都会有惊奇的发现,这种记录工作对他们稗益甚 大;再就第二个理由来说,为了节省时间而花费时间,这是明智的。你 可自制一张时间记录表,记载每 15 分钟的活动。为避免记忆力不可靠, 你最好每隔 15 分钟或半个小时即在表中记载进行过的各种活动。其次, 按每一活动的重要性的大小在表中圈出适当的数字。所谓重要性,指对

实现目标的贡献的大小。对实现目标的贡献愈大者,其重要性愈大;反 之亦然。你可以事先假定“1”代表重要性极大,“5”代表毫无重要性, “2”、“3”、“4”则代表介乎“1”与“5”之间重要性的不同程度。 最后,在进行每一种活动时,倘若遭遇干扰,则在表中最后一栏注明干 扰的类别。
  如果电话、访客与会议占用了太多的时间,则你也可分别针对它们 作出详细的记录。
1.今天有哪些事情是在适当时间内完成的?
  2. 今天有哪些事情是在不适当的时间内做的?为什么要在不适当的 时间内完成这些事情?
  3.今天在哪一段时间着手进行最重要的工作?为何在这段时间进行 这种工作?这种工作有无可能提早一些进行?
  4. 今天最具工作效率的是哪一段时间?为什么在这段时间最有工作 效率?
  5.今天最不具工作效率的是哪一段时间?为什么在这段时间最无工 作效率?
6.今天工作过程中最大的干扰是什么?
  7.今天最严重的三个时间使用误区是什么?以后有没有可能克服这 些误区?如何克服它们?
8.今天做了哪些不必要做的事?
9.今天做了哪些不需要亲自动手的事?这些事可以授权给谁去做?
10. 今天花费了多少时间做重要的事?
11.今天花费了多少时间做不重要的事?
12. 今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做?
13.今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做?
14. 从明天开始。应该怎样做才能改进时间的使用? 有些管理者只记录了两三天的时间使用状况,即能发现自己的时间
误区,甚至还能找出若干克服的途径。有一些管理者则需要一两个星期
的时间才能获得类似的效果。不过,最好至少记录一个星期的时间使用 状况,以便切实了解自己的时间使用方式及时间误区。
假如你很幸运地拥有一位秘书或副手帮你处理业务,那么在记录自
己的时间使用状况时,希望你能借助他(她)们,使你的时间记录更加 精确详尽。
  就一般管理者来说,最典型的时间使用误区包括:①因欠缺计划而 导致时间浪费;②因不好意思拒绝他人付托而导致时间浪费;③因拖延 而导致时间浪费;④因不速之客的干扰而导致时间浪费;⑤因电话的干 扰而导致时间浪费;⑥因会议过多与过长而导致时间浪费;⑦因文件满 桌而导致时间浪费;⑧由上下班交通及商务旅行而导致的时间浪费;⑨ 由中餐所导致的时间浪费;⑩因“事必躬亲”而导致时间浪费;(11) 与秘书之间因欠缺协调而导致时间浪费;(12)由上司所导致的时间浪 费。

□误区之一:工作无计划

  查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管 理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时 间内做妥更多的事,我将支付给你合理的顾问费。”李爱菲于是递了一 张纸给他,并向他说:“写下你明天必须做的最重要的各项工作,并按 重要性的次序加以编排。明早当你走进办公室后,先从最重要的那一项 工作做起,井持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办 事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工 作花掉你整大的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚 持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,则就是运用任 何其它方法,你也同样无法完成它们,而且若不借助于某一件事的优先 次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成 你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部 属采用。这个建议的试验时间的长短,由你来定。试验后,请将你认为 这个建议所值的金钱数额,用支票寄给我”。数星期后,史瓦寄了一张 面额 25000 美元的支票给李爱菲,并附言她确已为他上了十分珍贵的一 课。史瓦的朋友事后曾问及何以他为那么简单的观念付了那么大的代 价。史瓦的答复是:“那些观念基本上不是简单的!”。他说经过李爱 菲的指点后,他与他的部属才开始养成“先做重要的事”的习惯。伯利 恒钢铁公司后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可 能是由于李爱菲的那数句真言。以上这件轶事给日理万机的管理者所带 来的启示便是:应重视计划的拟定以避免徒劳无功。所谓计划,即指未 来行动纲领的先期决策。
计划的拟定大致上包括下列六个步骤:①确立目标;②探寻完成目
标的各种途径;③选定最佳的途径;④将最佳的途径转化为每周或每日 的工作事项;⑤编排每周或每日的行事次序并加以执行;⑥定期检查目 标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。这六个步骤所指出的 是:“你要往哪里去?”以及“你要怎么去?”这是实际采取行动之前 的一种思考模式。倘若你不做这一番的思考与盘算,则你势将沦为一位 随波逐流迷失自我的人。
对于不从事目标制定的人的时间使用方式,管理者可以采取两种看
法:第一、既然他们的所作所为不以目标的实现为导向,则不论他们的 时间使用方式怎样,都不构成浪费。第二、不从事目标的制定与追求的 人通常都是浑浑噩噩而难有所成的。对这种人的任何时间花费,管理者 都可看作是浪费。在以上两种看法之中,管理者相信大多数人都会偏向 第二种看法。
  尽管有许多的管理者都能重视计划的拟定与执行,但仍有一些管理 者却从来不做计划。究其原因:①因过分强调“知难行易”而认为没有 必要在行动之前多作思考;②不做计划也能获得实效;③不了解做计划 的好处:④计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;⑤不知 如何做计划。
  就讲求实效的管理者来说,这些原因根本不应存在。现剖析如下: 第一、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可 能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直!”的侥幸心理。在这种 心理之下,“计划”将不受重视。试问房子正开始燃烧的紧要关头,消
  
防队员是应立刻拿起水龙头或灭火器进行抢救?还是应先花费少许时间 判别风向、寻找火源、分派工作,然后再予抢救?第二、在某些情况下, 虽然不做计划确实能够获得实效,但是这种实效的获得,完全是靠运气, 而非来自良好的管理。企业的经营不能只靠运气而不讲求管理。第三、 不做计划的人只是消极地应付工作,在心理上他将处于受摆布的地位; 做计划的人则有意识地支配工作,在心理上他将居于支配者的地位。这 显然是做计划的意义所在。做计划的另一种好处是,计划足以缩短工作 的执行时间并提高工作的效率。美国一位教授曾经针对某公司的两个工 作性质相近似的工作组就其计划时间、执行时间、以及所获的成效进行 比较。结果发现:①计划时间较长的那一组工作所需的执行时间较短, 而计划时间较短的那一组工作所需的执行时间则较长:②计划时间较长 的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和要少于计划时间较短 的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和;③计划时间较长的 那一组工作的成果在效率上要高于计划时间较短的那一组工作的成果。 许多管理者常常以“没有时间”作为不做计划的借口。这种借口是难以 成立的,因为根据上述的道理可知,越不做计划的人将越无时间,更何 况花时间做计划无异于“投资时间以节省时间”,这本来就是一种明智 的举措。第四、由于目标中拟定所假设的客观环境时时发生变动,所以 计划与事实常常难以趋于一致。但是,在计划执行过程中,管理者必须 定期审查目标的实现进程与完成目标的最佳途径。这样,管理者将能针 对目标本身及完成目标的最佳途径作必要的修正,以期符合实际。如果 无计划地引导,则一切行动将杂乱无章,杂乱无章的举措不仅导致时间 的浪费,而且迟早将把企业带向失败的死胡同。第五、在管理教育包括 学校教育及管理顾问机构所提供的训练及管理学文献极为普遍的今天, “不懂如何做计划”已不能成为不做计划的借口。从上面的分析可知, 计划的拟定是任何管理者责无旁贷的任务。
尽管多数管理者都了解,目标足以提供行动的方向,但却只有少数
管理者能真正了解目标对维护个人身心的稳定所发挥的积极作用。早期 的登月太空人巴兹的遭遇是一个很实际的实例。他在成功地登陆月球之 后,不久即发生精神崩溃。许多观察家对他的遭遇感到大惑不解,因为 他在登月之前元论是家庭或是事业一直都是春风得意。后来,他在所撰 写的一本书中,解答了观察家对他的遭遇的疑问。他说导致他精神崩溃 的原因很简单:他忘了登月之后他仍然要生活下去,换句话说,除了登 月之外他没有任何其它可供追求的目标,因此一回到地球他便生活在真 空状态之下,以致造成精神崩溃。在美国,许多调查统计显示,企业界 的高层主管在经历多年艰辛奋斗并取得了高度成就之后,多半在 65 岁那 一年正式退休。他们在退休之后大概只能活 18 个月便逝世。死因研究指 出,这些高层主管与太空人巴兹有一个极为相似之处:他们一抵达事业 的终点,将因顿然丧失了方向而在无意识中认为生命不再值得留恋。 目标的确立既然那么重要,管理者应如何确立良好的目标呢?
  (一)目标必须是你自己的。假定目标是由你自己所制定的,则你 本身将成为实现目标的原动力;倘若目标是由他人所制定的,则你应对 这些目标进行个人的思考与判断,尽量地让它们成为你的一部分。就任 何一种目标而言,当你所参与的成分愈高,则你对它的实现所赋予的承
  
诺将愈大。
  (二)目标必须切合实际。所谓“切合实际”,即指具有完成的可 能。但是,“目标必须切合实际”这句话并不意味目标应是低下的或是 容易完成的。事实上,一种不是轻易能够完成的目标对目标的追求者才 具有真正的挑战性。这就是说,目标本身必须具有相当的难度,以及具 有被完成的可能性。在你制定目标的时候,必须使它们成为你所愿意追 求的与你所能够追求的对象。一般说来,目标订得愈高,其挑战性将愈 大。但是,当目标高到今你感觉无法完成的时候,你或许将永远不会设 法去完成它们。
  (三)目标必须用书面形式列明。许多人都认为没有必要将目标写 出来。他们常说他们已将目标记在脑中,而且只要他们时常想起它们, 即使用文字写下来也不会产生任何实质上的差别。其实,这是一种似是 而非的推论。以书面方式写下目标,将可能产生下面四种好处:①有助 于目标内容的清晰;②正式地写下目标,表示个人在决心上的一种投资。 这种投资愈多,则投资者对实现目标的承诺将愈大;③书面目标较不容 易遗忘;④当目标种类较多时,以书面写下它们之后,比较容易协调它 们之间的潜在矛盾。
(四)目标必须具体而且可以衡量。含糊笼统的目标极难充作行动
的指南。例如某单位主管因该单位员工流动率过高,而下决心予以避免。 倘若他将目标定为“降低本单位的员工流动率”,则该目标肯定难以充 作行动的指南,因为他没有具体指出流动率应降低多少。但若该目标被 改为“在 6 个月内将员工流动率由 65%减至 25%”,则上述的缺点将不 复存在。
(五)目标必须具有期限。任何一种目标都必须指明完成的期限。
原因有二:第一、若不指明目标的完成期限,则人们很容易采取拖延的 态度,而使目标的实现遥遥无期。第二、确定目标的完成期限,有助于 恰当的行动纲领的拟定。不过,在估计完成目标所需的期限时,管理者 最好是按“至少”需要的时间作衡量的基础,这样才比较容易令管理者 的估计切合实际。
(六)目标之间必须相互协调。同时追求多种目标时,管理者必须
事先化解存在于各个目标之间的冲突或矛盾,以免让管理者所获得的各 种成果因相互抵消而徒劳元功。
在确立某一目标时,管理者首先必须衡量实现该目标所需的总时
间。其次,将这个总时间区分为若干细小的单位,以便令管理者在每一 单位时间内只须照顾目标的一小部分。例如一个为期五年才能实现的长 远目标,可以区分为五个“年度目标”,而每一个“年度目标”又可区 分为四个“季目标”,每一个“季目标”又可区分为三个“月目标”, “月目标”又可区分为“周目标”,以至“日目标”。这即是一般所谓 的“目标金字塔”。在长远、年、季、月、周、日六个层次的目标之中, 最容易把握的是“周目标”与“日目标”。“周目标”与“日目标”的 实现有赖于若干活动的进行,因此管理者必须依据周目标及日目标分别 编制“每周工作计划表”及“每日工作计划表”。
  “每日工作计划表”原则上应该在每日开始工作前编好,最好是在 前一工作日接近终了时编好。理由有三:第一、在编制次日的工作计划
  
前,管理者可以顺便简要地检查一下当天的工作情况。如今天哪些事做 对了?哪些事做错了?事情是否在自己掌握下进行?如何使明天的工作 做得更好?这一番检查将有助于编排次日的工作。第二、事先编好工作 计划可使自己在心理上处于安稳的状态。假如该工作计划是在前一天编 妥,则可利用上班途中对其恰当性作进一步的斟酌。这样,当自己一走 进办公地点即能胸有成竹地着手工作。第三、事先编好的“每日工作计 划表”可以充作权衡偶发事件的依据。例如工作途中某一事件突然发生, 这个时候管理者应该先考虑该突发事件是否比自己预先拟定的工作更重 要。倘若答案是肯定的,那么管理者应毫不犹豫地去处理这一宗突发事 件。倘若答案是否定的,则管理者可设法拒绝或延迟处理。“每周工作 计划表”及“每日工作计划表”中可设一栏填写履行各项工作的优先次 序。该优先次序的编排对管理者能否有效地实现目标具有决定性的作 用。
  假如管理者仔细地自我反省,就不难发现,管理者大概都依据下列 各种准则决定事情的优先次序:①先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做 的事;②先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事;③先做容易做的事,然 后再做难做的事;④先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需 要花费大量时间才能做好的事;⑤先处理资料齐全的事,然后再处理资 料不齐全的事;⑥先做已排定时间的事,然后再做未经排定时间的事;
⑦先做经过筹划的事,然后再做未经筹划的事;⑧先做别人的事,然后
再做自己的事;⑨先做紧迫的事,然后再做不紧迫的事;⑩先做有趣的 事,然后再做枯燥的事;(11)先做易于完成的整件事或易于告一段落 的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事:(12)先做自 己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事,然后再做自 己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事;(13) 先做已发生的事,后做未发生的事。
以上各种准则,大致上都不符合有效的时间管理的要求。管理既然
是以目标的实现为导向,那么试问在一系列以实现目标为依据的待办事 项之中,到底哪些事项应先着手处理?哪些事项应拖延处理,甚至不予 处理?这个问题在前文中已由管理顾问作出了解答:应按事情的“重要 程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡 献大小。对实现目标越有贡献的事越重要,它们越应获得优先处理;对 实现目标越无意义的事情,越不重要,它们愈应延后处理。在上述的 13 种决定优先次序的准则中,对管理者最具支配力的恐怕是第 9 种——“先 做紧迫的事,再做不紧迫的事”,即按事情的“缓急程度”决定行事的 优先次序。
  固然事情的“缓急程度”是任何一位管理者所不容忽视的,但是在 考虑事情的“缓急程度”之前,应先衡量它的“重要程度”。相信你对 “按轻重缓急办事”这句话早已耳熟能详。从时间管理的角度来看,这 一句话可供每一位管理者作为参考。但遗憾的是,大多数的管理者在编 排行事的优先次序时,所考虑的是事情的“缓急”,而非事情的“轻重”, 难怪他们经常把每日待处理的事区分为三个层次处理:第一层次:今天 “必须”做的事(即最为紧迫的事);第二层次:今天“应该”做的事
(即较不紧迫的事);第三层次:今天“可以”做的事(即不紧迫的事);

假如愈是紧迫的事,其重要性愈高,愈不紧迫的事,其重要性愈低,则 依循以上的优先次序办事并无不妥。可是在多数情况下,愈是重要的事 偏偏愈不紧迫。例如参加管理技能训练、向上级提出改进营运方式的建 议、培养接班人、甚至管理者个人的减肥、戒烟、身体检查、补牙、立 遗嘱等计划都是重要的,但却不是紧迫的事。它们往往因不具紧迫性而 被无限期地拖延办理。至于许多紧迫的事,则往往不具重要性。例如不 速之客的拜访、外来的电话等。按事情的“缓急程度”办事的管理者不 但使重要的事情的履行遥遥无期,而且使自己经常处于危机或紧急状态 之下。业务报告的编制就是一个典型的实例。任何一位管理者都承认, 业务报告的编制是极关紧要的事。但若现在离提出业务报告的截止日期 尚有两个月时间,则一般管理者大概不会将它视为今天“应该”做的事, 更不会将它视为今天“必须”做的事,而极可能将它视为今天“可以” 做的事。既然它是“今天可以做的事”,它也是“今天可以不做的事”, 因此,它将不断地被拖延下去,直到截止日期之前数天,这些管理者才 如临大敌般地处理“紧急事件”。结果不是迟交了业务报告,就是草率 地应付了事。经过了这一番挣扎之后,这些管理者可能信誓旦旦地下定 决心,下一年度的业务报告将提早准备。但是除非他们能彻底改变按“缓 急程度”办事的习惯,否则到了下一年度他们仍将重蹈覆辙。
管理者不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯。在此需要
强调的是,在编列行事次序时应先考虑事情的“轻重”,然后再考虑事 情的“缓急”。根据这个见解,各级管理者值得考虑采取的办事次序应 该是:第一优先:重要且紧迫的事。第二优先:重要但不紧迫的事;第 三优先:紧迫但不重要的事。第四优先:不紧迫也不重要的事。按事情 的“重要程度”编排行事优先次序的这一个准则是建立在“重要的少数 与琐碎的多数”原理的基础上。这个原理是 19 世纪末期与 20 世纪初期 的意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·柏瑞图提出的。它的大意是: 在任何特定群体中,重要的因子通常只占少数,而不重要的因子占多数, 因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多 年的演化,已变成当今管理学界所熟知的“80/20”原理——即 80%的价 值是来自 20%的因子,其余的 20%的价值则来自 80%的因子。如 80% 的销售额是源自 20%的顾客;80%的病假是由 20%的员工所占用:80% 的档案使用量集中于 20%的档案;80%的菜是重复 20%的菜色;80%的 垃圾是源自 20%的地方;80%的看电视时间都花在 20%的节目;80%的 阅读的书籍都是取自书架上 20%的书籍;80%的看报时间都花在 20%的 版面;80%的电话都是来自 20%的发话人;80%的外出吃饭都前往 20% 的餐馆;80%的讨论都是出自 20%的讨论者;80%的教师辅导时间都被
20%的学生所占用。“80/20 原理”对时间使用者的一个重要启示便是: 避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了 80%的时间,你也 只能取得 20%的成效;你应该将时间花用于重要的少数问题上,因为掌 握了这些重要的少数问题,你只花 20%的时间,即可取得 80%的成效。 “80/20 原理”在企业管理上的应用范围极为广泛,现举六例:
  实例一:在存货管理上,有所谓“ABC 分类法”。该分类法是将存货 分为 A、B、C 三类。A 类代表“重要的少数”,这类存货量少价值高。它 们应备受重视而享有最佳的存货管理,包括最完整的纪录、最充裕的订
  
货等候时间、最小心的保管等。C 类存货则指“琐碎的多数”。这类存货 量多而价值低,例如文件夹、订书针、纸袋、信封、邮票等办公文具皆 属于这类。对这类来说,简直不需要任何存货管理,因为如施以这种管 理,则所花的费用可能超过这些物品本身的价值。因此在一般情况下, 当负责存货者发觉这类物品用完时,才设法加以补充。B 类存货则指介乎
C 类与 A 类之间的货品。通常这类货品的存货管理可采用机械化方式进 行,即当存货数量降至某一特定数量时,企业应自动增补存货。
  实例二:某保险公司在偶然情况下针对其客户交易额的大小进行分 类,结果发现总营业额之中几乎有 90%的营业额源自总客户中不足 10% 的大客户。这个发现促使该公司对大小客户一视同仁的营业政策作出巨 大的改变——集中时间服务于少数的大客户。结果,该公司的总营业额 及利润即出现增长的趋势。
  实例三:某公司曾经要求各阶层主管指出阻碍公司利润增长的因 素,共有 37 项。由于项目太多,无法同时予以解决,公司领导于是要求 各阶层主管将这 37 项因素按其重要性的高低顺序予以编排、终于发现头 五项因素是阻碍利润增长的罪魁祸首。
  实例四:某钟表公司的总裁发觉该公司所生产的众多的钟表模型之 中,约有 1/3 模型的销售额只占总销售额的 4%,于是,它决定停止这些 模型的制造,在其后 6 个月内该公司的利润逐渐得到递增。
实例五:某部门主管因患心脏病,遵医生嘱咐每天只上班 3~4 个小
时。他很惊奇地发现,这 3~4 个小时所做的事在质与量方面与以往每天 花费 8~9 个钟头所做的事几乎没有两样。他所能提供的唯一解释便是: 他的工作时间既然被迫缩短,他只好将它花用于最重要的工作上,这或 许是他得以维护工作效能与提高工作效率的主要原因。
实例六:传统式的电冰箱,冷冻库位于上端,冷藏库则位于下端。
当你使用冷冻库时,可以维持站立的姿势,但使用冷藏库时,则往往非 蹲下不可。由于冷冻库的使用机会只有 20%,而冷藏库的使用机会则高
达 80%,致使许多家庭主妇在使用电冰箱时往往因蹲下的次数太多而腰
酸背痛。基于此,某家电器公司在电冰箱的设计上,便将冷藏库置于上 端,并将冷冻库置于下端。这种新型的电冰箱可以减少使用时蹲下的次 数。该种新产品的设计所依据的便是“80/20 原理”。
流金岁月—时间管理艺术的下一页
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