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财会革命—会计电算化



管理精英宣言


  我是不舍选择去做一个普通的人。如果我能够做到的话,我有权成为一 个不寻常的人。我寻找机会,但我不寻求安宁。我不希里在国家的熙顾下成 为一名有保障的市良,那将被人瞧不起而使我痛苦不堪。
  我要做有意义的冒险。我要梦想,我要创造,我要失败,我更要成功。 我绝不用人格来换取施舍;我宁愿向生活挑战,而不愿过有保证的生活: 宁愿要达到目标时的激动,而不愿要乌托邦式毫无生气的平静。我不会拿我 的自由去与慈善作文易,也不会拿我的尊严去与发给乞丐的食物作交易。我
 决不会在任何一位大师的面前发抖,也不会为任何恐吓所屈服。 我的天性是挺胸直立,骄傲而无所畏惧,勇敢地面对这个世界。所有的这一切都是一位企业 家所必备的。
 
财会革命
——会计电算化

——会计电算化《财会革命——会计电算化》会计电算化概述

一、会计电算化的发展状况


会计是以货币为主要计量单位,用专门方法对企业和行政事业单位的经 济活动进行连续的、完整的、系统的核算和监督的一种管理活动。会计的各 项活动都体现为对信息的某种作用,从而构成一个有秩序的数据处理和信息 生成的过程。电子计算机是一种能自动,高速进行大量信息处理、计算和管 理的电子设备。随着电子计算机的不断发展,其应用领域也迅速拓宽。会计 电算化就是随之发展起来的一种通过电子计算机来处理会计信息的新方法。 它用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐,以及替代部分由人脑完成的对 会计信息的分析和判断过程。会计电算化是会计发展史上的重大革命,它不 仅是会计发展的需要,而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求,是时 代发展的需要。
□电子数据处理会计经历的阶段
1.会计单项业务处理阶段 即将电子计算机应用于会计数据处理的低级阶段(1954~1965 年)。其
主要特点是:采用电子计算机只是模仿会计数据处理的手工方式,作简单的
“帐本搬家”,多用于处理那些数量大,计算简单而重复次数多的会计核算 业务(如工资核算,材料日常收发核算业务等),一项具体业务对应于一个 应用程序,主要采用单机用户。在此阶段,人们主要考虑的是如何用计算机 来提高工作效率和节省费用,并没有改变会计数据处理的性质。
2.会计数据综合处理阶段
即电子计算机应用于会计数据处理中级阶段(1965~1970 年)。其主要 特点是:通过计算机系统对各类会计数据进行综合加工处理,并用来控制某 些会计核算子系统,具有一定的反馈功能。为内部控制、分析、预测和决策 提供更为详尽、更为及时的会计信息。在这一阶段,整个数据处理基本上实 现自动化。计算机的应用不仅代替了人工处理会计业务,而且开始以“管理 工具”的面目出现在企业活动中,出现在会计管理活动中。但是,会计数据 处理仍是以处理为中心,处理技术仍是考虑的中心问题。每项业务数据仍对 应于一个程序,同一数据在许多业务中多次出现。在作业处理方式上,不仅 采用成批处理,而且使用了实时处理,进一步推动了会计处理向实时性、集 中化发展。
3.会计数据系统处理阶段
即计算机应用于会计数据处理的高级阶段(1970 年以后)。其主要特点 是:在会计中普遍采用电算方式。逐步建立起电算化会计信息系统。随着以 大规模集成电路为标志的第四代电子计算机的问世及应用,微机的研制成功 并推广普及,以及供多用户使用的集中数据库的建立,计算机网落化的出现 和投入使用,以及其他专门数学方法的广泛应用,逐步实现了电算化的全面 信息系统,即管理信息系统。在这个阶段,成批处理、实时处理同时应用, 以原来的单项业务数据处理方式发展到以“数据”为中心,实现了“数据共 享”,避免了重复劳动,从而能更快地提供各种会计信息,作为企业管理人 员决策的依据。
□我国会计电算化的发展

我国会计电算化起步较国外晚,但随着微型电子计算机(以下简称微 机)的诞生和使用,从七十年代末开始,由单项开发起步,不少企业已经开 发了会计电算化系统。这段历程也可分为三个阶段:
1.缓慢发展阶段(1983 年以前) 八十年代初,我国开始引进国外生产的计算机,其中大部分是微机,并
同时开发国产微机,使我国计算机缺乏的局面得到缓解,特别是国产微机的 质量不断提高,价格不断降低,为会计电算化的发展创造了物质条件。但这 时电子计算机主要应用于科技领域,而未进入财会领域。故此时会计电算化 人才奇缺,设备缺乏,各级领导没有充分认识其意义,这是导致会计电算化 发展缓慢的原因。
2.自发发展阶段(1983~1987 年)
1983 年以来,全国掀起了一个应用计算机热潮,微机及其技术逐步在国 民经济各个部门得到应用。其主要特点是:一是没有经过认真调查研究就匆 匆开发的会计软件项目占大多数,而且许多单位先买了计算机后,才确定上 什么项目,没有全盘考虑如何一步一步地实现会计电算化;二是开展会计电 算化的单位之间缺乏必要的交流,闭门造车,低水平、重复开发的现象严重, 学术交流也很少;三是会计软件开发的研究不够,其规范化,标准化程度低, 商品化受到限制;四是会计电算化的管理落后于客观形势发展的需要;五是 既懂财会知识又会计算机的会计电算化人才正在培养之中;六是会计电算化 的理论研究开始得到重视。
3.有组织、有计划的稳步发展阶段(1987 年至今)
1987 年 11 月,中国会计学会成立了会计电算化研究小组,标志着我国 会计电算化的发展走上了正轨。这阶段的主要特点是:一是出现了一批会计 电算化先进单位;二是会计软件的开发向通用化,规范化,专业化和商品化 方向发展;三是各级财政部门和业务主管部门加强了对会计电算化的管理, 许多地区和部门制定了相应的发展规划、管理制度和会计软件开发标准;四 是会计电算化的理论研究开始取得成果,1988 年 8 月中国会计学会在吉林市 召开了全国第一届会计电算化理论与实践学术研讨会,在会上交流了近百篇 论文,其中一部分有相当高的理论水平。此外人们的急于求成的思想也逐渐 克服,逐步走上了有计划、有组织的发展轨道。但是,到目前为止,我国的 会计电算化事业还只是处于初级阶段,还有待我们进一步地发展。下面我们 谈谈会计电算化对经济的影响。
□ 会计电算化与审计
审计是对经济活动进行监督的一种方法。对进行审计的人,必须由独立 的审计人员担任,通过对会计帐目及其所提供的有关信息的检查来确定其是 否正确、合理,是否存在问题,并作出审计结论。在会计电算化后,审计的 制度与方法也随之改变。在国外,审计电算化一直跟随会计电算化的发展而 发展,两者之间总有一定的差距,这样并不利于会计电算化的发展。所以在 我国会计电算化的发展刚起步的同时,研究审计电算化的整套程序,以及与 之相适应的审计制度,既可以促进会计电算化的更好发展,又可以促进审计 本身理论与实践的发展。
审计电算化包括制度审计、技术审计、数据审计三方面,采用手工与计 算机相结合的方法进行工作。
1.制度审计

除了原人工审计的制度检查,还要着重了解会计电算化之后的内部控制 制度,这也是整个审计工作的基础。任何单位在会计电算化系统正式投入运 行前,内部审计就要审查这个系统的内部控制制度是否建立。无内部审计机 构的单位,须将内部控制制度提交上一级会计机构及财政部门审核,批准之 后,才能正式运行。
2.技术审计 当在制度审计中发现漏洞与疑问时,或者认为有必要对系统设计,程序
设计进行实际测试时,需用一系列计算机技术对原设计审查,称为技术审计。 由于一个系统的设计文本(包括程序)相当庞大,审计员不可能逐一审查, 比较恰当的办法是抽查。抽查分随机抽查和指定抽查。若在制度审计中未发 现问题,可用随机抽查的办法;若有疑问,则在疑问处仔细审查。
3. 数据审计 所谓数据审计,就是审核会计报表及经济业务处理的真实性,合法性,
实际上仍是人工审计的主要内容。计算机数据审计主要执行审计人员认为需 审查、分析的大量事务性工作,例如各种计算、分类、抽样、核对等。这样, 审计速度加快,质量提高,使审计工作逐渐由业务审计转向管理审计和效益 审计,由单纯检查转向综合分析。
纵观会计电算化与审计的关系,可以得出如下结论:会计电算化之后,
审计工作必须加强,必须及时跟上会计电算化的步伐。其重点是内部控制制 度,核心是程序的可靠性,目的是数据真实性。

二、会计电算化的原则和实现条件

□会计电算化的任务
实现会计电算化的最终目的和表现形式是用计算机全部代替手工操 作。它实现了会计工作方式的变革和人的解放,是会计发展史上的一次重大 变革。它不仅减轻了财务人员劳动强度,提高了工作效率、工作质量,还促 进了会计工作的规范化和会计理论、技术的不断发展。但为了实现会计电算 化的最终目标,首先应了解一下会计电算化的任务,其主要有以下五方面:
(1)建立、健全会计电算化的组织机构和各项管理制度;
(2)建立完整的会计电算化信息系统;
(3)建立会计数据纵、横网络系统,实现数据共享;
(4)大力组织推广会计电算化信息系统,及时完成各种会计核算和管 理工作,提高会计核算和会计管理水平;
(5)提高会计工作效率和经济效益。
□实现会计电算化的原则
实现会计电算化必须遵循一定的原则,其具体有以下几点:
1.合法性原则 只有合法的会计软件才能得到推广和应用,合法性可以从两个方面来判
断:一方面是会计软件的设计是否符合财会的基本理论,现行会计制度等规
定;另一方面是会计软件的评审和鉴定及甩掉手工验收等是否符合有关规 定。
2.审计性原则
会计是通过记帐、算帐、报帐和查帐等核算手段,对经济活动进行反映 和监督的。所以会计必然也具有审计的功能,因此会计软件的设计应遵循审 计性原则,首先会计软件应留有审计的痕迹。会计软件应建立起一套内部控 制制度,包括数据的输入、校核、凭证传递、运行管理、资料保管等,以作 为审计的依据。其次,会计软件在设计时,应含有审计功能。这是因为在传 统的手工记帐会计中,凭证、帐簿及报表随时可以查阅,中间处理过程也都 记录在案,因此审计线索清晰,审计方法明确,而在实行电算化之后,这个 过程转由计算机代为行之,中间的核算处理过程全部在机内进行,无法进行 查核,所以会计软件的设计应提供必要的审计功能,打印出各种查询清单, 以便与手工凭证核对和检查会计事项的合法性,以达到审计的目的。
3.适用性原则
设计开发合法的会计软件,目的在于推广应用,所以会计软件的适用性 决定了它是否能全面推广使用。会计软件的适用性具体他说就是实用性和通 用性两方面。实用性就是说会计软件应尽量明晰化,要充分考虑会计人员对 程序操作的接受能力,尽量减少人工干预动作,全面采用全屏幕人机对话方 式来完成核算和分析工作。通用性是指会计软件应做到功能齐全,适合于各 种规模的企业事业单位应用。
□ 会计电算化的实现条件
在介绍了会计电算化的任务和原则之后,我们可以了解会计电算化的实 现是需要一定的条件的,这条件具体可以分为五方面:
(1)会计基础工作必须规范化、标准化、科学化。这是实现会计电算 化的前提条件。因为只有各企业的会计工作都按同一种规范、标准进行操作,

才能设计出统一规格的会计软件帮助核算,才能使会计电算化更加广泛地推 广。
(2)需要配备一些既熟悉财会业务又掌握计算机应用技术的复合型人 才。电子计算机和会计是两门各具独特内容的现代化应用科学,会计电算化 就是将二者结合在一起。为实现会计电算化,就必须配备一批具有两方面专 业知识的人员,才能承担起这项复杂艰巨的任务。这是实现会计电算化的组 织保证。开始时,这些复合型人才要进行会计信息系统的分析和设计,设计 完成投入实施以后,要根据财会制度的变化和不断提高的管理要求进行经常 性维护,并按照会计数据处理电算化后新的情况重新组织会计工作。
(3)合理选购符合会计数据处理需要的设备。由于会计信息系统数据 量大,数据结构和处理流程复杂,对数据的精度,安全可靠性等方面要求高, 必须购置符合需要的计算机设备。这是顺利实现会计电算化的物质保证。目 前计算机的种类、型号很多,各有特点,需要根据每个企业单位的生产经营 规模,组织机构,管理要求等方面的特点,需要通过详细的分析计算和对各 种计算机深入地调查了解,再确定选购计算机的机型。
(4)对电子计算机的应用需要有一个统一的正确认识。由于过去一个 时期我国电子计算机生产技术落后,应用范围很窄,有关电子计算机的基础 知识不够普及,因此,对电子计算机应用有许多错误认识。这对推广会计电 算化是一个障碍。故必须加强宣传解释,使各级领导和广大财会人员有一个 统一的明确认识,这是实现会计电算化的思想保证。
(5)要有一个总体规划。开发会计电算化信息系统必须要有一个总体
规划,并且坚持总体规划与局部开发相结合的原则。在总体规划中,要协调 以下三方面问题:
①设想要求与实现可能性之间的协调问题。开发系统时,必须充分估计
当时的管理状况,并计算在哪些方面可采用计算机处理,他们的工作量有多 大,应配什么样的机器,资金是否有保证等一系列问题,都应作全面分析。
②总体系统与各子系统的协调问题。会计电算化信息系统各子系统的设
立,一方面应具有明确的分目标,同时又要服从总体系统总目标的要求,而 且实现目标任务的方法、手段和依据,还必须与整个系统保持一致和相互联 系。
③新旧系统的协调问题。会计电算化信息系统一般都在现行的手工管理
系统基础上建立起来的,因此必然出现新旧系统平行运行和交替衔接问题, 若处理不好会造成交替过程中的业务中断。
会计电算化信息系统的建立,是一项十分复杂的任务,有了总体规划 后,还要考虑分阶段实现的步骤和要求,应有步骤地分期分批地实现。

三、会计电算他的研究对象和特点

□会计电算化的研究对象
会计电算化的研究对象是研究如何通过计算机获取会计信息的全过 程。具体而言就是会计信息的需求、产生、收集、处理、分发、使用的全过 程。
1.企业内、外对会计信息的要求 开发信息系统要根据系统目标,从调查、研究信息需求入手,确定企业
内外会计信 息要求输出什么,从而确定应该如何处理,需要收集什么资料和 数据。
2.会计信息流程和信息的研究 会计信息流程就是要弄清楚会计工作和作业过程中的信息流动过程。它
是以操作为时序,把有联系和变化的会计信息一一表示出来。信息量主要包 括需求信息的种类、内容、格式、时间性和字节数等。这些都需要通过对会 计信息的定性定量调查来获得,通常用会计业务流程图和信息调查表来表 示。
3.会计电算化信息系统的结构和计算机的作业方式的研究 主要研究电算化信息系统由多少子系统组成,以及研究计算机的实现方
式,其过程一般为:
(1)作业系统功能结构图;
(2)根据系统功能结构图,分析综合出系统的功能关联图;
(3)从系统功能关联图,按其功能和操作作出便于计算机处理的系统 流程图。
□ 会计电算化的特点
会计电算化信息系统具有电子数据处理系统所共有的一般特点,即存储 量大,运算速度快,计算精度高,逻辑判断准,自动化程度高等特点。但它 又是以处理会计信息为主要目的的,所以我们将其与手工记帐会计相比较来 分析其特点:
1.运算工具不同
手工系统使用的运算工具是算盘,机械的或电子的计算器,计算过程中 运算一次要重复一次。由于不能存贮运算结果,使会计人员不得不边运算边 记录,工作量大,速度慢。
会计电算化系统使用的运算工具是电子计算机,数据处理过程由机器完
成。由于它能存贮运算结果,人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。
2.信息载体不同 手工系统的所有信息都是以纸张为载体,占用空间大,保管不易,查找
困难。
电算化系统除必要的会计凭证外,均可用磁性材料(磁盘、磁带等)作 信息载体,它占用空间小(一般企业一年的信息量只占用一本明细帐册的空 间,约十余张软盘),查找方便,保管容易。
3.簿记规则不同 手工系统规定的日记帐,总帐用订本式帐册,明细帐要用活页式帐册;
帐簿记录的错误要用划红线法或红字法更正;帐页中的空行,空页要用红线 划销。

电算化系统打印输出的帐页是卷带状的,可装订成活页式,不可能是订 本式。就目前国内会计电算化实际情况看,大多打印的是日记帐、总帐。明 细帐的内容与前者重复,而且涉及大量的二级、三级科目,帐页打印量很大
(一个月的明细帐几乎相当于手工系统一年的帐册)一般都存贮在磁性介质 上。
两种系统的依据是会计凭证,所不同的是手工系统要用三套帐来实现相 互牵制、相互校对的目的。电算化系统规定出纳人员不得自行上机操作(当 然可以用计算机技术控制),数据输入可用二次输入,机器校验来保证其正 确性,而电子计算机的排序、分类、检索、转换、合并、更新等功能,随时 可生成任何一种帐册形式。电算化系统的改错方法与手工系统中的不一样。 它是将已经校验过的数据,规定不能更改(当然要辅以技术控制),即使有 错,也只能通过“更改凭证”程序加以更改,以免留下改动痕迹。
4.帐务处理程序不同 手工系统的帐务处理程序的主要特点,是重复转抄,造成人员与环节的
繁多。
电算化系统的帐务处理程序的特点则是会计凭证磁性化,中央处理机内 以“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”三大主模式为中心,设计 有适合本企业实际状况的程序,输出设备提供查询和打印的需要。
电算化系统的帐务处理程序不因企业不同或成本对象不同而不同;相
反,完善的电算化系统应用同一模式来处理会计帐务。成本核算只是其中的 一小部分程序,随着计算机技术的发展和成本核算的进一步规范化,可以将 不同行业的成本核算程序以软件固化形式拼装在计算机里。这样,从会计凭 证到会计报表,一切手工系统的中间过程都不必与使用者见面,而任何要求 的查询都能得到满足。
5.人员机构不同
手工系统中的人员均是会计专业人员,其中的权威应该是会计师。 电算化系统中的人员是由会计专业人员、电子计算机软件、硬件及操作
人员组成,其权威是系统设计师。
6.会计工作组织体制不同 手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为制定的主要
依据。一般的手工系统划分为如下的专业组:材料组、工资组、奖金组、成
本组、综合财务组等。它们之间通过信息资料传递、交换、建立联系,相互 稽核牵制,使系统正常运转。
电算化系统的会计工作组织体制,以数据的不同形态作为制定的主要依 据,它一般划分为如下的专业组:数据收集组(以原始凭证作为原始数据, 处理各项会计业务,其主要工作是面向系统外部);凭证编码组;数据处理 组(包括数据输入、处理、输出等操作);系统维护组(对系统的软、硬件 维护,保证系统的正常运行,满足系统的业务要求)。
7.内部控制方式不同 手工系统对会计凭证的正确性,一般从摘要内容、数量、单价、金额、
会计分录等项目来核对,对帐目的正确性一般从三套帐册的相互核对来验 证。此外还通过帐证相符、帐帐相符、帐实相符等方式来保证数据的正确, 堵塞漏洞。
电算化系统由于帐务处理程序和会计工作组织体制的变化,除原始数据

的收集、审核、编码由原会计人员进行外,其余的处理都由计算机部门负责。 很明显,原来的内部控制方式部分地被计算机技术所代替,由人工控制转为 人机控制,因此后者的控制要求更严密,范围更扩大。

四、会计电算化工作的基本内容

□ 设置专门的组织机构
会计电算化是我国会计工作实现现代化管理的一项宏伟事业,它是需要 宏观和微观领域共同努力的一件大事,在群龙无首的局面下很难完成,必项 自上而下建立相应的组织机构。《中华人民共和国会计法》第五条规定:“国 务院财政部门管理全国的会计工作。地方各级政府的财政部门管理本地区的 会计工作。”会计电算化的工作应由各级财政部门的会计事务管理机构负责。 各级财政部门的会计事务管理部门应设置专门人员管理会计电算化工作;各 级业务主管部门财务(经济调节)部门内也应设置专门机构或专门人员。当 然,在目前的条件下,机构并非一定要新建,可以借用现有机构,增加其工 作范围。企业开展会计电算化,也须成立专门的组织机构和配备专门人员, 没有组织机构和人员的保证,手工向计算机的过渡就难以实现。
□制定会计电算化的发展规则
为达到会计电算化的最终目标,应根据本单位、本部门人力、物力、财 力等方面的条件,制定相适宜的发展规划,以促进优秀会计软件的推广和数 据资源的共享。会计电算化规划一般可分为:近期规划、中期规划和长期规 划三种。
1.近期规划
近期规划是对今后较短时间内所要进行的会计电算化工作和所要达到 的目标作出计划,一般比较具体。
2.中、长期规划
中、长期规划着眼于全国以及地区、行业、部门、单位会计电算化的中、 长期发展,确定整体发展方向、目标及步骤。制订中、长期规划应结合经济 发展情况,对今后较长时间的数据处理要求,资料来源,人才资源等因素进 行综合分析,它的主要内容为:确定系统的发展方向和目标,分解系统目标, 确定系统发展的阶段目标,确定达到每一阶段所需的各种资源;可行性论证。
□制订会计管理制度
这是实现会计电算化工作最重要的一环。各级财政部门都要改革不合理 的会计制度,在现有基础上实现我国会计制度的规范化、统一化。这是实现 会计电算化的基础。
□确定实现会计电算化的方式
实现会计电算化,要建立起会计电算化的信息系统,这是一项中心工 作。它开发周期长、花费高,应分阶段,有步骤地进行。当前,建立会计电 算化信息系统的方式有四种:一是自己组织开发;二是请外单位来定点开发; 三是使用上级主管单位推广的会计软件;四是购买已商品化的会计软件。
对自己组织开发会计软件的单位来说,建立会计电算化信息系统应包括 以下步骤:
1.系统分析 财会人员不满意所使用的手工系统或已过时的会计电算化信息系统,而
提出修改旧系统,建立新系统的要求。系统分析人员应根据财会人员的要求 对原系统进行调查分析,产生系统分析报告。
2.系统设计 系统设计通常分为总体设计和详细设计两个步骤。

总体设计是根据需求分析报告,系统分析人员与系统设计人员对建立新 系统进行可行性论证,提出各种设计方案进行分析比较,围绕系统具备的各 种条件和存在的限制,设计出可实现的系统流程图、功能描述图等。
详细设计,亦称逻辑设计,是总体设计的具体化,其主要内容是:数据 结构设计、模块设计、算法设计等。此阶段的主要工作主要由系统设计人员 完成,系统设计人员应具备一定程度的财会业务知识,并按总体设计说明书 的要求进行设计。
3.程序设计 该项工作主要由程序设计员完成,是按照详细设计说明书的要求为系统
结构中的每个模块编写程序代码,即进行系统的物理设计。他们应掌握计算 机硬件和软件的特性,特别是计算机语言等软件技术,为系统设计出高质量 的程序。这个阶段以程序设计说明书和源程序清单结束为标志。
4.系统调试 程序编写后,就要把具体数据输入计算机,模拟系统正式运行的情况运
行,经过查错,排错的多次反复直至系统按设计要求发挥功能,正常运行为 止。最后编写系统使用手册。
5.系统运行 调试无误的系统即可投入运行,在由手工系统转入电算化系统时,一般
采甩“双轨制”,即让原手工系统与电算化系统并行工作,以互相验证,该
阶段称为运行阶段。经过一段时间后,证明新系统稳定可靠时,再放弃旧系 统,进入系统正式运行阶段。
6.系统维护
系统维护是使系统正常运转的技术支持。它包括程序维护和程序使用维
护。
□ 建立专业人员队伍
会计电算化信息系统是一个人机系统,需要配备专门的人员才能保证系
统的正常运行。所以实现会计电算化的另一项重要工作,就是培养一支专业 人员的队伍。培养会计电算化人才,应多层次,多形式,多渠道地进行,既 要在大专院校的财会专业开设电算化课程,又要有短期的操作使用培训和较 长期的开发维护学习。各个部门的领导干部,财会主管要亲自学习计算机应 用知识,以便推动会计电算化事业发展。
□ 评审会计核算软件
任何一个软件在研制完毕后,都要经用户和专业人员评审,审核该软件 是否可靠、正确、合法及易维护、方便用户等。这是会计电算化管理工作的 重要环节。
□ 推广使用会计软件
目前,我国的会计电算化工作正处于发展研制阶段,发展不平衡,水平 悬殊很大。推广使用成熟的会计软件,将加速我国的会计电算化工作的前进 步伐。

《财会革命——会计电算化》会计电算化信息系统 一、会计电算化信息系统的结构

□ 会计电算化信息系统的概念
近代的会计是以企业会计为主体,与传统会计相比较,其发展主要表现 为:它广泛利用货币作为价值尺度,采用复式记帐方式进行价值核算。企业 中的会计包含着两个重要领域:即财务会计和管理会计。财务会计主要是通 过定期的财务报告,为企业外部同企业有经济利益关系的各种社会集团服 务,即财务会计所提供的信息主要是针对企业外部的,为便于偏制对企业外 部的基本财务报表而设计的。向外部提供这些信息,及经加工核算过程中产 生的中间信息,也被用于企业内部管理。财务会计又常称为“对外报告会计”。 由于财务会计的管理是具体业务管理,事后管理,不能适应当今经济发 展的需要。因此为企业内部管理阶层服务的管理会计应运而生。管理会计是 在对财务会计的管理职能进行扩充与发展的过程中逐步形式的。它主要对财 务会计所产生的信息进行再加工、再利用,并从中收集和处理财务会计不能 提供的其他信息。如果说财务会计是管理会计的基础的话,那么管理会计则
是财务会计的再发展。 近年来,电子计算机在会计中的应用(简称为“会计电算化”)已越来
越广泛,以信息系统观点研究会计已成为入时的方式。
系统是指由一系列彼此相关,相互联系的若干部分为实现某种特定目的 而建立起来的一个整体。例如:文教系统、卫生系统、国民经济系统等。企 业是由一系列研究、生产、销售、管理等部门组成的为实现产品生产、销售 的系统。企业这个系统又可分为若干子系统,如生产管理、会计、物资供应、 产品销售、工艺技术、人事劳资等,会计子系统又可分为会计核算子系统, 财务管理子系统等。由此可知,系统是具有与周围环境有明确边界的独立性、 有各子系统之间相互依存、相互独立的整体性、有为达到某个预定目标,而 共同奋斗的目标性、以及层层划分若干层次的子系统的结构性等特性的一个 整体。
信息,是反映客观事物的状态和特征的各种事物的集合。它与“数据”
不同。它是经过加工处理以后的有用数据。信息和数据这两个概念常常被人 们混淆,其实在一个数据处理应用系统中,信息与数据都具有它们自己的特 征。数据是用来记录客观事物的性质、形态、特征等的符号。归纳起来可分 两类:一类是数值化的数据,如十进制数据,二进制数据等。另一类是非数 值化的数据,如文字、图形、声音等。而在会计系统中的信息主要有三类, 它们是财务信息、定向信息和决策信息。财务信息反映财务上过去所发生的 一切情况;定向信息是为管理所需要的特定信息;决策信息是指对未来具有 预测性的信息,如会计预算后所得的一系列信息。
会计信息系统(Accounting lnformation System,简写 AIS),是企 业组织内部一个重要的数据处理系统。它的主要任务是收集、加工、存储、 传送和利用会计信息,加强对经济活动的管理和控制。当会计信息系统使用 计算机作为主要数据处理工具后,所形成的系统就称之为电算化会计信息系 统,也即会计电算化信息系统(Computer Based Accounting Infor- mation System,缩写 CBAIS)。
在这个系统中,凡是填制凭证、登记帐簿、编制报表等工作都可由计算

机来做,数据汇总、分类、计算、分析等工作也可由计算机承担,此外计算 机还整理、存贮、查询各种需转换成数据的文件、档案、资料等,生产经营 过程中生产的大量原始数据,经由系统收集、整理、存贮、传输、及时为管 理提供各种信息。该系统的效益比传统的会计信息系统要大,主要有以下几 方面:
(1)扩大了会计核算功能,提交了效率,增加了计算能力。
(2)节省人工费用,特别是书写和计算方面的费用。
(3)能建立起灵活及时的会计核算体系,并尽量减少手工数据处理的 大量重复现象、简化了信息流转。
(4)辅助管理部门进行决策,增强了企业的竞争力。□ 会计电算化信 息系统的结构
任何一个信息系统都是由若干个功能模块组成的,会计电算化信息系统 也不例外。所谓功能模块,是指能完成某一独立功能的若干个程序语句的集 合。一个功能模块又可由若干个程序模块组成。为了便于程序的调试开发、 维护修改,从软件设计的观点出发;要求将一个对象系统,划分为若干个模 块时,一般遵循按功能分割的方法,要求各模块之间的耦合最松散,模块内 部聚合最紧凑。即模块之间联系最少,模块内部联系最密切的原则。
对电算化会计信息系统的模块划分应视企业具体特点及计算机在企业
中的应用程度而定,将现行手工会计业务流程与专业核算的内容进行适当修 改,使之更加合理,更能满足现代化管理的要求,以实现财务管理目标的优 化。
根据目前我国电算化会计信息系统的实用情况,可将模块划分的方式归
纳为三种类型:
(1)为局部实现会计电算化系统,用以对会计工作的某一部分进行单 独核算,如对工资或固定资产等进行核算。在这种类型中,功能结构都是参 照工业企业手工会计业务的分工及各企业的会计业务特点确定,大致分为: 帐务处理,固定资产核算、材料核算、工资核算、销售利润核算、成本核算 和会计报表编制等七个功能模块。本单位可根据需要任意选择实施某一模 块。由于各企业会计业务处理量和手工会计业务处理情况不同,有的还可多 分几个功能模块。
(2)使用计算机处理全部会计工作,从帐务处理、货币资金核算、工
资、原材料、固定资产、成本、销售、输出各类会计报表。在这样的系统中, 输入的原始数据可得到较充分的利用。这是计算机进入会计工作发展到了中 级阶段。在这阶段中,许多单位把财务管理纳入企业管理信息系统的条件下, 将财务管理作为一个子系统来划分功能模块。帐务管理功能模块包括科目管 理,凭证处理、查帐、对帐及报帐等。财务子系统的功能模块结构图,可用
下 列 几 个 图 表 示 ( 如 图 ) 。


























(3)把财务管理和会计核算密切结合在一个系统中,并利用计算机网
络组成计算机信息管理系统。这样的系统可以把整个企业的各个下属部门的 信息全部综合起来,由计算机加以全面管理。这是计算机在管理工作中使用 的高级阶段。

二、会计电算化信息系统的维护和改进

□会计电算化信息系统的维护
会计电算化信息系统的维护,包括会计核算软件的调整和会计核算软件 运行环境的维护。
1.会计核算软件的调整
(1)修正程序。指修正正常实现原设计功能的会计软件的程序,这一 般是由程序设计人员完成。
(2)会计软件参数调整。指调整会计软件使用的控制参数,使会计软 件适配于不同的硬件设备与系统软件,并保证电算化会计信息系统的正常运 行。
(3)维护会计数据。指修正会计核算软件运行中由于各种故障而出现 的数据问题,包括系统数据的改正与恢复等。
2.会计软件环境的维护 是指对会计核算软件运行的硬件和软件环境进行修整,使之适合于会计
软件的运行。
(1)硬件环境维护。这是对计算机硬件设备进行检测,功能修复及零 部件配置等工作。首先应对硬件配置进行调整,使之符合软件运行要求,如 单软盘换双软盘等。
(2)软件环境维护。这是对系统的软件进行调整,使之符合会计核算
软件运行的要求。如调整汉字系统等。
(3)常见故障的维护。
①硬盘故障。硬盘故障一般应请专业计算机人员解决,但有些简单的故 障,如硬盘不能启动,可查看一下是否是驱动文件被删除了。当硬盘出现故 障时,应认真分析原因,如确实无法解决,再请专业人员来处理,这时应注 意确保硬盘数据的安全。
②计算机内存不够。一般情况下出现内存不够是因为调用电算化会计信
息之前调入内存的文件太多,或是内存中打开的文件太多,这种故障可通过 删除、关闭一些没用的文件来解决。
③系统参数丢失。计算机参数是存贮在计算机内存中的、控制计算机系
统运行的配置参数,主要包括系统时间、软驱密度、内存配置、键盘接口通 道配置以及显示器配置等。系统在运行过程中经常会因非法操作或意外事故 丢失系统参数,使得电算化系统不能正常运行。遇到这种情况时,一般是通 过在启动硬盘的过程中调用一些命令修正系统参数来解决的。
④计算机病毒感染。计算机病毒传播的媒介主要是软盘,计算机软盘上 只要有带病毒的软件,通过对带病软盘的读写,就会将病毒传染到无毒的计 算机硬盘和软盘上。发现系统染上病毒,应用一张未染病毒的系统软盘启动 计算机、然后用杀毒软盘进行操作,即 A>KILL C:或 A>KTLL B:或 A> KILL。对付计算机病毒主要还是预防为主,现在市场上有不少性能好的防病 毒卡,有条件的单位应每台机器均以配备。
□会计电算化信息系统的改进
会计信息系统的改进不同于会计信息系统的维护,它包含的内容不仅是 维护,还有系统功能的扩展。因为无论什么会计信息系统在投入运行一段时 间后,必然会发现有一部分功能不能完全满足会计工作的需要,这其中有当

初设计时就没有考虑周到的,也有随着会计工作的不断发展,这部分功能过 时了的,总之是会计信息系统的功能需要扩充;这就需要进行系统改进了。 系统改进主要包括会计核算软件改进和运行环境改进两方面。
1.会计核算软件改进 按照对会计核算软件改进程度的大小,可分为少量改进和大量改进,少
量改进的情况比较容易理解,如打印帐表时,增减一两条横线等。这里我们 主要讲讲对会计软件的功能进行扩充。这在商品化会计核算软件中经常被应 用。这主要就是补充开发一部分新的软件,如帐务处理软件以前没有银行对 帐功能,在新的帐本中补充了这一功能。所以这种改进又称作会计核算软件 的版本更新。一般来说,商品化会计核算软件的开发单位,都要不定期地对 软件功能进行扩充,以满足用户的需要,直到软件臻于完善。
(1)会计核算功能的扩充。 这种扩充主要有:增加核算功能,如增加销售核算功能等;更改算法,
如成本核算中分步法改品种法,固定资产核算中分类折旧改单台折旧等;人 一机界面改进,如屏幕显示更加直观,操作更加方便等;打印输出功能改进, 如打印输出帐簿由计算机画线,改为在印好的帐簿上套打等。这些功能的扩 充必然对正在运行的系统产生一定影响,故为作好版本更新工作,应注意几 个问题:
①做好操作使用人员的培训工作;
②作好试运行工作;
③必要时申请审批和评审。
(2)管理功能的改进。 管理功能也是会计电算化信息系统的一个重要部分,它的改进对试运行
等环境要求不如核算功能的改进要求那么严,但也不能放得太松,否则提供
的信息是虚假的,对经营决策是很不利的。
2.运行环境的改进 运行环境的改进包括硬件环境和软件环境的改进。硬件环境的改进主要
是因为硬件设备在容量和速度上已不能满足改进会计核算软件的运行要求,
必须对其进行扩充改进。改进了硬件设备,其相应的系统软件及各种支撑软 件也要进行相应的调整,这就是运行环境的改进。
以上我们讲的是对会计信息系统的改进,当一个会计信息系统已完全不
能适应需求了,那么对它就不是改进的问题了,而是一个重新开发的问题, 在下面的两节中,我们将具体介绍会计电算化信息系统的开发。

三、会计电算化的系统分析


会计电算化信息系统的开发主要包括系统分析和系统设计两大方面的 内容,本节介绍系统分析,下节介绍系统设计。
□现状调查
现状调查主要就是对企业当时的会计现状进行调查,来确定系统开发的 方向。它主要调查企业各机构与会计机构的信息联系状况、会计机构的内部 分工及其业务联系状况、现行簿记的要求和方法、数据信息量、企业已使用 的编码以及企业系统开发的设备及人员等。下面我们逐一介绍一下。
1.企业各机构与会计机构的信息联系状况 会计机构的信息量很大,来源渠道较多,在企业中,它几乎与所有的部
门都有业务联系。会计机构的大量信息都是由企业各机构提供的,所以要进 行系统设计,就必须弄清楚其他各机构数据的来龙去脉和它们对会计机构的 要求,以及会计机构的要求。若企业的其他机构中已有应用计算机处理业务 的,更要了解它们的输入和输出内容,弄清哪些信息是可由会计系统直接调 用的,哪些信息是需经过人工加工后才可调用的。
2.会计机构的内部分工及其业务联系状况 我们了解会计机构的内部分工是为了在系统设计时将每一模块的功能
范围划分清楚,同时必须注意模块之间的联系,弄清信息传递路线、数据分
类、汇总的地点、处理过程、步骤及方法,便于划清人一机界面,使程序的 编制既符合会计事务的流程又便于电子计算机处理。这步的做法主要是先向 会计机构的负责人作总的了解,然后是向帐务人员了解帐务处理流程,再次 是向成本核算人员了解成本计算方法,最后是向出纳人员调查。调查的重点 的放在材料核算、成本核算、帐务流程三个环节上。此外还有一点需注意, 就是在向业务人员调查时,应注意了解经济业务的例外处理。
3.现行簿记的要求和方法
簿记是会计理论和方法的一种应用。簿记工作主要是指会计核算的业务 工作,就是通常所说的记帐、算帐、报帐工作。而所有会计分析、检查、审 计工作,都要以簿记的核算资料为基础。会计电算化的第一步工作就是实现 薄记的电算化。我们对现行簿记的要求、方法进行调查,是为了更好地实现 簿记电算化,所以应主要调查与电算化关系较密切的记帐规则和帐务处理程 序;若发现企业在这方面的管理较混乱,应向领导提出建议进行整顿,而不 能接着进行下面的调查,否则开发出来的会计电算化系统会因为混乱管理而 变得毫无价值。
4.数据信息量的调查 会计的数据信息一般是以凭证、帐册、报表的形式贮存的。通过对它们
的调查,可以了解本系统的数据信息量,从而为确定系统开发资源奠定基础, 为计算机输入输出设计确定基本要求。对它的调查方法,一般是先收集近几 年和当年的上述各种书面资料,然后按照系统设计的要求进行汇总统计。
5.企业已使用的编码调查 当前由于我国有关部门还没有制订出一套统一的标准化代码设计体
系,各企业内部使用的代码一般比较混乱,所以我们应深入到企业各部门中, 将已有的代码内容,编码方法作完整的调查。调查的方法主要是通过查阅资 料,如会计科目表,产品目录,材料目录,人员名册,固定资产登记簿等,

将其中的各种代码整理、归类,然后着重弄清各种代码表示的实际意义,代 码位数,每位的含义以及位数是否有伸缩性等。
6.企业系统开发的设备和人员 在作好以上几项调查后,就应当计算出本系统的信息量和存贮量,然后
确定采用何种类型的机器。再接下来的问题就是成立研制小组,研制小组的 任务是进行系统开发,其组成一般是系统设计师、系统设计员,程序设计师、 程序设计员、操作员。他们各负其责,进行系统的开发设计工作。
□现状描述
在对开发对象有了一个全面、深入、细致的调查之后,我们就可以用业 务人员和开发人员都易懂的文字、符号、图表来描述调查结果。这就是现状 描述,它是系统分析的关键所在,是系统设计的基础。如果描述不符合手工 会计作业的基本现状(不包括合理的修改),新系统设计是很难被用户接受 的。
现状描述包含三方面的内容:会计信息系统总作业流程。会计信息系统 各子系统作业流程及相互关系、与电算化有关的输入/输出信息调查和代码调 查描述。这三方面内容一般都是用图表的形式来表示的。
□确定系统开发范围和目标
1.系统开发的条件 经过上面所说周详的调查的分析之后,应提出书面的可行性报告,明确
阐述可行或不可行的理由作为决策的依据。可行性研究包括三方面内容:开
发的必要性;开发的可能性一开发的前提条件是否具备;经济效益或社会效 益的评价。那么会计电算化到底应具备什么条件呢?下面介绍五个主要条 件:
(1)会计部门对使用电子计算机的认识;
(2)手工作业的规范化、条理化、格式化;
(3)与会计机构相关的业务部门对数据的时效性、严肃性的理解的一 致性;
(4)决策机构对新系统的建立导致的数据传递路线、处理方式和工作
习惯的变化给予认可;
(5)系统开发的设备功能与信息量能够相容,软件设计人员有过开发 大系统的经验,以及具备软件、硬件的维护人员。
2. 确定系统开发的范围和目标
分析了可行性条件之后,就应根据条件,确定系统开发的范围和目标。 系统开发的目标应根据企业的实际需要来确定,有的企业只需开发会计 信息系统的二、三个子系统,如工资子系统、帐务子系统、成本核算子系统 等;而有的企业则需把会计信息系统作为管理信息系统的一个子系统,会计
信息系统是计算机网络中的一部分。这样,目标就要随之改变了。 工作范围的划分是关系工程开发量的问题,应量力而行。即一是要看会
计机构内部的人员配备,新系统中应有他们可干的工作;二是要看计算机人 员的力量,这是保证工程质量的关键。在研究系统范围时,要突出系统的主 要目标和主要功能,对目前不开发,而未来准备开发的系统要留有扩充余地, 并考虑与其他系统的接口。

四、会计电算他的系统设计


系统设计的目标是根据系统分析所描述的总作业流程图、各子系统作业 流程图及相互关系,按照用户的需求和条件,进行总体设计和详细设计,这 在本书前面的章节中都已提及过。下面我们就具体介绍一下会计电算化系统 的总体设计和详细设计。
□总体设计
系统总体设计的要求是可变更性、完整统一性和简单可靠性,根据这些 要求,会计信息系统采用“树状模块连接结构”最为合适。此外还可采用网 状不循环或网状循环等形式。在系统设计时,应照“树状结构”自顶而下设 计步骤,即首先设计第一层结构模块一主控模块然后再设计第二层结构模 块??;以此类推,直到模块的功能具体单纯为止。
程序总体结构设计的主要依据是系统总作业流程图和相关子系统作业 流程图。
□详细设计
总体设计告诉了我们在系统设计时应该“做什么”,而详细设计就是关 于“怎么做”的问题了。它包括模块结构图设计、代码设计、文件设计和输 入输出设计,下面我们对其分别进行介绍。
1.模块结构图设计
系统设计的一个主要任务是设计系统的模块结构。即确定整个系统应由 哪些模块组成,以及这些模块之间的联系。结构化系统设计方法(SD 方法) 是系统设计中较为常用的方法,它是把系统逻辑模型转换成模块结构图的重 要工具,由两部分组成,一是按模块化设计要求,自顶向下设计出模块的层 次结构,一是设计各模块的输入、处理、输出。
2.代码设计
为了便于计算机数据处理,要求处理对象进行编码,如对会计科目、材 料物资、产品、部门、职工等编码。会计信息系统码设计最主要的是会计科 目的设计。一级科目码是由财政部门统一规定的,明细科目根据单位具体情 况和系统设计方法来决定。科目编码一般明细到三级,也有到四、五级的。
3.文件设计
文件设计是系统设计的一个重要环节。其设计好坏,直接影响到系统水 平。进行文件设计时,首先要根据系统数据流程图,数据字典中的有关说明 以及业务处理的要求和特点,建立有关文件,应注意在设计时尽量减少文件 的数量,合并一些性质相似,处理要求相同的文件。为每个一级会计科目设 立一个
总分类文件是没有必要的。其次要确定文件的组织和存取方式,再次是 确定文件及其数据项名称、性质、长度、存取权等。
4.输入输出设计
输入输出设计又叫 I/O 设计。在设计时,应从用户需要的 角度出发,以“用户至上”为宗旨进行设计。 输入设计应确定数据输入内容、设备、输入格式、输入顺序等。数据输
入内容应满足用户的需要。输入设备的选择要考虑输入的方式、速度、准确 性、纠错排错功能、保密性、经济性等。微机输入一般是键盘输入。输入格 式应尽量保持原手工格式,习惯。修改数据应采用全屏幕编辑。屏幕采用菜

单驱动方式比较直观明了,易于操作,但层次不宜过多。 输出设计受信息系统输出内容的影响。会计信息系统的输出内容主要
有:日记帐、总分类帐、明细帐、报表、内部管理报表等等。根据不同的内 容需要,选择不同的输出方式,或者打印帐表,输出文件,或者屏幕显示。 在屏幕输入输出设计时,必须详细描述输入输出格式,以便于程序设计。

《财会划命——会计电算化》电子数据处理会计的基本过程

一、会计数据和会计信息


在前面的章节中我们已经谈过了数据和信息的关系。这两者是既有联系 又有区别。数据是信息的载体,信息表现为一定形式的“数据”,是对数据 的综合和解释。会计数据和会计信息之间也存在着这种关系。
□会计数据
会计数据是指采用“单、证、帐、表”等基本形式记录会计事项处理所 需的各种未加工的数字,字母与特殊符号的集合。它主要包括伴随生产经营 活动或预算执行过程中产生的引起资金增减变动的源数据,也包括并未引起 资金增减变动但需要在会计核算中记录和反映的客观事实。会计数据来源广 泛,数量大,具有连续性、系统性、周期性和多重利用的特点。
□会计信息
会计信息是指会计数据经过加工处理后产生的,为会计管理和企业管理 需要的一部分经济信息。广义的会计信息包括财务信息(即资金的筹集,运 用和分配的信息)和业务处理中产生的有关经济信息。这些信息既可是能用 货币表现的历史信息,也可是会计提供的非货币表现的未来信息。
会计信息应具有准确性、及时性、适用性和经济性的特点。会计信息的 准确性是指会计信息必须如实反映情况,并有足够的精度保证;会计信息的 及时性是指会计信息必须满足使用者在时间上的要求,否则将失去会计信息 的价值;会计信息的适用性是指信息必须适合使用者的特定用途,满足企业 内外相关人员的不同需要;企业中一切经济活动都必须考虑成本效益原则, 提供会计信息的价值应大于信息的成本。只有当信息成本小于信息价值时, 获得的会计信息才是经济合算的。这也就是会计信息的经济性。在整个管理 过程中,会计信息占有相当重要的地位。
口会计数据处理
会计数据转化成会计信息,需要采用某种处理方式,按照会计制度的规 定和一定的会计核算程序进行加工,这个过程就叫会计数据处理。它一般流 程可用下图表示:
会计数输入→会计数据处理→会计信息输出
这个过程具有以下特点:
(1)会计数据来源广泛,数据量非常大;
(2)会计数据类型复杂,对其输入必须进行严格审核;
(3)一般计算工作简单,计算量相对较少,但准确性要求很高;
(4)会计信息输出频繁,输出形式多种多样;
(5)处理过程中必须符合会计制度规定,满足会计管理的要求:
(6)处理环节较多,有些处理步骤是定期重复进行:
(7)检查有严格的程序,科学的方法和统一的要求;
(9)单、证、帐表种类多、数量大、要求按会计制度规定的保存期限 作为会计档案保存,并便于查找;
(10)对会计数据处理的安全性、保密性有一定的要求。

二、会计数据编码

□会计数据编码的概念
会计数据编码就是用数字,字母或其它符号来代替处理对象——会计数 据名称、属性、状态等,借以区分各会计数据项目的类别和项别。对会计数 据实行编码,是因为会计数据数量大,种类多,其表示方式各不相同,这对 用计算机处理来说极为不方便。实行了会计数据编码后,使得会计数据的长 度标准化、并能按规定的符号格式输入;方便了机器识别和对各种会计数据 进行加工处理。此外,在多台微机或网络数据处理情况下,数据代码化、标 准化后,数据可在不同时间、不同地点得到相互调用,实现会计数据的共享。
口会计数据编码原则
数据编码是改进或开发数据处理系统的一项非常重要的基础工作。在系 统设计一开始,就应尽量把代码系统设计出来,以便其他设计工作能顺利进 行。数据编码看似很简单,但实际上选择和更新适用的代码系统,并保证最 初设计的准确性,却并不是一件容易的事,往往需要花费大量的人力和时间。 故而在设计编码的开始,就应该按照以下的基本原则进行:
(1)唯一性。编制的代码必须是唯一的,即一个代码对应一个确定的 实体或属性,对于两个具有不同意义的处理对象不能同时采用一个代码。
(2)简明性。编码系统应尽量简单明了,含义单纯,便于用户掌握和
记忆。在满足处理要求的前提下,尽可能选择最小值代码。
(3)稳定性。代码系统要能适应环境变化,能在整个系统中较长时间 内使用,而不应经常变动。这是编码时应遵循的一条重要原则。
(4)通用性。编制的代码必须以企业(或行业)的整体目标为基准,
应能尽量在企业各业务部门或行业中通用。
(5)逻辑性。编制的代码应考虑其组成代码的字符具有某种逻辑意义, 使之直观性好,便于满足用户的使用需求。
□会计数据编码的方法
掌握了编制代码的基本原则后,还应了解编制代码的方法。会计数据编 码的方法有很多,经常采用的有数字编码法、字母编码法、数字字母组合编 码法三种。不同的编码方法及其组合使用,使得代码具有多种形式,我们用 下图表示: 顺序码
数字码
组码


群码 代码
字母码 特定数字码
    数字字母组合码 在实际工作中,不同的数据编码方式经常是组合起使用的。这之中又以
数字码使用比较普遍。困为数字码较少发生错误,在代码位数较长时也容易 记忆,而且其组合方式比较灵活,与字母码和助忆码相比,更适合于计算机 处理。因此,会计数据处理中习惯于按数字编码,如职工代码、部门代码、

固定资产代码、原材料代码等。下面介绍几种常用的编码:
1.会计科目代码编制 会计科目的编码,不仅要考虑核算的需要,而且要考虑分析的需要,可
以充分地利用计算机的分类、合并、更新的功能,对其编码位数可以稍长一 些。码位少,固然有操作方便、不易出错的优点,但适应性和扩展性较差, 使用一个时期后,会引起整个代码体系的变动,得不偿失。根据大多数企业 的经验,以九位数码的长度作编码比较合适、较有弹性。若觉得不便于记忆, 可以滥用会计科目图章的办法,将会计科目名称和代码刻在一起,编制分录, 填写凭证就方便多了。样式如下:
145103002 企业管理费———分厂计划科办公费 财政部的会计科目编号已经用代码设置了全部科目的资金属性,为计算
机进行借贷运算带来了极大方便。一级科目编号除财政部外,任何机关、企 业无权更改。这样前三位已有了统一的代码。后六位的编制,则视一级科目 下统驭的二级科目的数量,以及二级科目下统驭的三级科目的数量多寡,和 该企业的核算要求等实际情况来确定。
2.物码的编制 企业的物码有财产设备(固定资产)、原材料、成品、低值易耗品等。 编制固定资产代码,前五位按照一至三级科目编制,后四位数码,二位
作使用部门代码,二位作具体设备代码。使用部门代码与具体设备代码的位
置可以交换。为了便于计算机识别,尽可能在一定范围内统一两者的位置。 若使用部门或设备数量超过 99,可以单独为这种编码对象设立一个文件。或 单独为生产用固定资产设立一个文件。
原材料的代码编制要考虑两方面的要求,一是会计核算的要求,二是物
资管理部门的要求。财政部将原材料的一级科目统一编号为 112,并规定各 企业可视自己的业务情况,将 112 原材料变通为 113 原材料及主要材料、或
114 外购半成品、115 辅助材料。后面六位数码一般要表明原材料的大类、品
种、规格。即第四、五位为大类编码,第六、七位为品种代码,第八、九位 为规格代码。若某一项的数目超过 99,可按固定资产的处理办法,另外开设 文件。
3.人员码的编制
人员码与会计核算一般不发生直接联系,因此设计时不需用九位数码, 可视具体职工人数而取数码。通常用分段顺序编码的办法来区分部分,或用 部门代码加职工工号的方法来编制。
4.部门码的编制 部门码一般不单独设置,仅在上述各种代码中反映。因此,在编制上述
各种代码之前,应系统地对企业各部门作一分析再予以编码,然后插入到其 他代码中去。
5.事物码的编制 事物码指的是会计凭证或明细帐中的摘要。由于摘要内容较复杂,一般
不用数字码,而用文字码。根据多数人的习惯,用摘要内容中每一词组的第 一个汉语拼音字母组码较为合适,便于记忆。
6.校验码的编制 设置校验码是为了验证手工书写和输入数码时,是否有错。它们编制方
法一般有:

(1)算术级数法。
设原代码为 101714923,各数码分别乘以算术级数“权”数 9、8、7、6、
5、4、3、2、1,然后将乘积相加,再除以“模”11,余数即为校验码。
(2)几何级数法。
设原代码为 61184327,各数码分别乘以几何级“权”数,128、64、32、
16、8、4、2、1,然后乘积相加,再除以“模”10(因该码为 8 位数),再 用“模”10 减去余数,差即为校验码。
(3)质数法。
设原代码为 1234567890,各数码分别采以质数 2 和 3(或 2,3,5 等) 然后乘积相加,再除以“模”13,余数即为校验码。

三、会计数据输入

□会计数据输入方式
在电算化会计中,会计数据的输入方式目前主要有直接输入方式、间接 输入方式和点对点数据传送方式三种。
1.直接输入方式 直接输入方式又称联机输入方式,是把带有键盘的设备与主机相联,通
过键盘(如微机键盘、CRT 显示终端等)将数 据直接送入计算机内 存的输入方式。这种输入方式的主要优点是便于操作,便于人机对话,便于 核对和修改数据。但这种 输入方式占用的机时较多,机器的工作效 率较低,而且当输入数据量较大时,容易产生键入错误。因此,在采用直接 输入方式输入数据时,为确保输入数据的正确性,必须编制一些有效的校错 程序,以加强输入数据的校验。
2. 间接输入方式 间接输入方式又称脱机输入方式。首先把数据录制在磁盘上,然后利用
输入装置将记录在磁盘上的数据输入计算机内存。这种输入方式的优点是占 用机时少,输入速度快,机器工作效率高。但是,这种输入方式需要一定的 人工干预,将数据转录到磁盘上才行。
3.点对点数据输入方式
点对点数据输入方式又称远距离数据输入方式。它是通过调制调解器
(MODEM)将数据从一个地方的计算机传递到另一个地方的计算机内存中的一 种数据输入方式。这种方式需事先编制数据转换程序,即计算机输出端要将 数据转换成文本文件,而计算机的输入端则需将文体文件再转换成数据文 件。
在实际应用中,这三种方式到底选用哪种,应从企业现有的技术设备条
件出发,综合分析各种因素,协调各方面的要求,尽量达到操作简便,处理 效率高,适应性强等要求。具体应考虑以下几方面因素的影响:
(1)输入数据的长度。若每次输入的数据在 20 个字符以内,通常采用
直接输入方式;若数据长度超过 2O 个字符,尽量采用其它输入方式。
(2)数据量的大小。若数据量不大,也应采用直接输入方式;若较大, 就有必要采用间接输入方式,选择输入效率较高的载体;若数据需要成批输 入且数据来源又不在同一地点,则采用点对点数据输入方式最为合适。
(3)数据处理的形态。若数据处理周期短,要求响应快,一般可采用
CRT 显示终端键盘等设备进行直接输入;若数据处理周期长,一般采用间接 输入方式。
□会计数据输入过程
会计数据输入过程是指会计数据从外部设备送入内存的处理过程。由于 数据输入的方式不同,其输入处理的过程也不一样。若采用间接输入方式, 其数据已记录在磁盘上,它的输入过程就比较简单;若采用的是直接输入方 式,那么其输入过程往往包括很多步骤,十分麻烦。
□会计数据输入校验
从上面列示的图中我们注意到了,无论采用哪种输入方式,数据输入的 每一步处理,几乎都有一步数据校验。这就是我们现在要谈的会计数据输入 校验。这是在整个会计数据处理过程中一个非常重要的步骤,是十分关键的

首要环节。 会计数据输入校验主要有以下几种方法:
1.静态校验 静态校验即人工校验。它一般是在输入前,由人工对会计凭证数据事项
进行检查,也可在凭证数据输入的同时,由计算机将输入的数据重新输出(打 印或屏幕显示),然后由人工将之与凭证数据一一核对,看其是否一致。这 种方法的查错率约为 70%左右。
2.屏幕显示校验
这种方法是通过 CRT 屏幕将输入数据显示出来,提供人工查核、更正的 一种校验方法。这种方法与静态校验类似。在实际应用中,比较普遍采用。 但由于实际操作时,操作员的工作十分紧张,通过屏幕用肉眼检验,必然会 影响输入速度,也不可能查出所有错误。故此法只能作为数据校验的一个辅 助手段。
3. 二次录入校验 此法又称重复输入校验。对同一张凭证上的数据,由一个操作员重复键
入两次或由两个操作员分别键入,然后由计算机程序自动进行校验,如不相 等,则打印或显示出错误信息。这种方法对数据输入的完整性和准确性能提 供较高的保证,但效率较低。
4.逻辑校验
这是校验凭证数据是否符合逻辑性,有关数据的值是否合理的一种方
法。
5.金额计算校验 这是指在凭证数据输入过程中,由计算机程序自动根据有关数据进行一
次金额计算,再与输入的金额核对校验的方法。通过此法,可校验凭证中有
关数量、单价和金额等数据输入的正确性。
6.平衡校验 亦称关系校验。象在采用借贷记帐法下的记帐规则是“有借必有贷,借
贷必相等”。在凭证数据输入时,由计算机程序自动进行借贷金额平衡校验,
若借贷相等,则进行下一步处理,否则输出的信息必然是错误的。

四、会计数据处理

□会计数据处理的基本方式
由于会计电算化系统是以电子计算机为硬件基础,所以计算机的使用方 法、应用技术决定着会计数据处理的方式。通常,较常用的大概有以下几种 处理方式:
1.成批处理 这是会计数据处理系统中使用最为广泛的一种处理方式。它是通过定期
收集资料,把几个相互无关的独立作业程序汇集起来、按顺序进行处理的一 种方式。在成批处理过程中,人和机器不发生任何交互作用,机器根据操作 系统的控制程序,把作业逐个按作业控制语言所给定的指示进行处理。采用 这种处理方式可使机器的工作流程自动化、作业的吞吐量大、资源的利用率 高。
2.分时处理 这种方式是指多个用户通过各自的终端装置(一台电传电字机或一部
CRT 显示终端),同时以“分时”共同计算机系统的一种处理方式。所谓“分 时”是由于操作系统把 CPU 的时间划分为最短的时间片,轮流分配给各个终 端作业,若某个作业在时间片内并没有完成,也需暂时中止。将 CPU 让给另 一作业,等下次时间片轮到之间,再继续处理。这种方法在作业运行过程中, 可采用人——机对话的形式控制作业的运行,边进行管理,边进行处理,方 便了用户。
3.实时处理
这种方式又称为即时处理,是指每产生一次数据或用户有一次处理要求 时,就立即进行必要的处理。这种方式下,机器随时接受处理的要求和数据, 即时进行处理,并在要求的时间内作出处理的结果,能满足一部分用户的需
要。
4.多道程序处理 多道程序处理是指在一段时间内主机可以同时交替执行存放在内存中
的多个程序的一种处理方式。这种方式解决了 CPU 和 1/O 装置在处理时间上
的差距问题。由于 CPU(中央处理机)的处理速度快,而 1/O 装置的速度则 相对慢得多,所以 CPU 经常得等 1/O 完成了这一程序后,才可进行下一程序 的处理。这样效率就低多了。采用这种方式则可解决这个问题,在 I/O 输出 时,利用这等待的时间,通过程序控制 CPU 关闭当前正处理的程序。转而处 理下一程序,这就大大地提高了处理效率。
5.多重处理
这种方式是使用一部以上的同型 CPU,同时处理同一程序。这样做提高 了计算机的可靠性和系统资源的利用率,还扩大了处理能力。
□会计数据处理的基本作业方法
以上所说的是对会计数据的基本处理方式。在实际应用中,会计数据往 往是以会计文件的形式出现,在会计数据处理过程中的各种处理,如排序、 合并、更新等,一般也都是对会计文件进行相应的操作。因此,会计数据处 理的基本方式可扩展为实际操作文件的基本作业方法。基本作业方法是相对 会计文件而言的,一般有五大类:
1.会计文件建立
财会革命—会计电算化的下一页
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