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能挣钱巧开支—企业出纳手册



管理精英宣言
  我是不会选择去做一个普通的人。如果我能够做到的话,我有权成为一 个不寻常的人。我寻找机会,但我不寻求安宁。我不希望在国家的照顾下成 为一名有保障的市民,那将被人瞧不起而使我痛苦不堪。
  我要做有意义的冒险。我要梦想,我要创造,我要失败,我更要成功。 我绝不用人格来换取施舍;我宁愿向生活挑战,而不愿过有保证的生活; 于愿要达到目标时的激动,而不愿要乌托邦式毫无生气的平静。我不会拿我 的自由去与慈善作交易,也不舍拿我的尊严去与发给乞丐的食物作交易。我
决不会在任何一位人师的面前发抖,也不会为任何恐吓所屈服。 我的天性是挺胸直立,骄傲而无所畏惧,勇敢地面对这个世界。所有的
这一切都是一位企业家所必备的。

能挣钱巧开支——企业出纳手册

《能挣钱巧开支——企业出纳手册》 出纳业务基础




一、出纳工作的特点


  出纳是管理货币资金支出与收入的一项工作,出即支出,纳即收入。从 出纳角度看,管理货币资金主要包括实际持有的库存现金、银行存款和其它 货币资金。具体地说,出纳是按照有关规定和制度,办理本单位的现金收付、 银行结算及有关帐务,保管库存现金、有价证券、财务印章及有关票据等。 在市场经济环境下,货币作为交换的手段,任何经济活动都要通过货币 资金的收付结算来完成。如企业在经营活动中资金的筹集与使用、职工工资 的发放与费用的报销,行政事业单位资金的拨付与上缴等,这些活动都需要 专职的岗位和人员去专门办理。这个岗位就是出纳岗位,在这个岗位上工作
的人就是出纳员。 出纳是会计工作的一个重要岗位,担负着现金收付、银行结算、货币资
金的核算和现金及各种有价证券的保管等重要任务。任何工作都有自身的特
点和工作规律,出纳是会计工作的组成部分,具有一般会计工作的共同性质, 但它又是一个专门的岗位,一项专门的技术,因此,具有自己专门的工作特 点:
(1)社会性。出纳工作担负着一个单位货币资金的收付、存取活动,而
这些活动是置身于整个社会经济活动的大环境之中的,是和整个社会的经济 运转相联系的。如出纳人员要了解国家有关财会政策法规并参加这方面的学 习和培训,出纳人员要经常跑银行等。因此,出纳工作具有广泛的社会性。
(2)专业性。出纳工作作为会计工作的一个重要岗位,有着专门的操作
技术和工作规则。凭证如何填,出纳帐怎样记都很有学问,就连保险柜的使 用与管理也是很讲究的。因此,要做好出纳工作,一方面要求经过一定的职 业教育,另一方面也需要在实践中不断积累经验,掌握其工作要领,熟练使 用现代化办公工具。(3)政策性。出纳工作是一项政策性很强的工作,其工 作的每一环节都必须依照国家规定进行。如办理现金收付要按照国家现金管 理规定进行,办理银行结算业务要根据国家银行结算办法进行。《会计法》、
《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》等法规都是把出纳工作并入
会计工作中来,并对出纳工作提出具体规定和要求的。不掌握这些政策法规, 就做不好出纳工作;不按这些政策法规办事,就违反了财经纪律。
  (4)时间性。出纳工作具有根强的时间性,何时发放职工工资,何时核 对银行对帐单等,都有严格的时间要求,一天都不能延误。因此,出纳员心 里应有个时间表,及时办理各项工作,保证出纳工作质量。

二、出纳员的职责和权限


  我国现行的《会计法》、《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》 所指的会计人员,都包括出纳员;现行的财政部颁布的《工业企业会计人员 工作岗位责任制》,列明出纳岗位是会计人员的一个岗位。
  
根据上述法规制度,出纳员的职责和权限是:
  (1)按照国家现金管理、银行结算和财务管理有关规定,办理现金收付 和银行结算业务。
  (2)按照会计制度,填制和审核收付款凭证,并据此登记现金和银行存 款日记帐。
  (3)保管库存现金、各种有价证券(如国库券、债券、股票、奖券等)、 单位的重要权益凭据和贵重物品,代办本单位人员的有价证券。
  (4)保管收付款和银行结算所需用的印章、空白收据和空白支票(银行 帐户的预留印鉴,通常是单位财务公章和出纳员名章。为防止舞弊,该财务 公章不要由出纳员保管,应由财会主管或部门负责人掌握,做到帐户每笔款 项的支付,都要经过两个人审查,共同负责)。
(5)维护财经纪律、执行财务会计制度,抵制不合法的收支。 根据《会计法》(修正)第十九条规定,出纳员对违法的收支不予办理。
出纳员认为违法的收支,应当制止和纠正;制止和纠正无效的,应当向单位 领导人提出书面意见,要求处理。单位领导人应当自接到书面意见之日起 10 日内作出书面决定,并对决定承担责任。出纳员对违法的收支,不予制止和 纠正,又不向单位领导人提出书面意见的,也应当承担责任。
(6)对主管部门、财政、税务、审计、纪检、监察、检察、法院、银行
等部门人员来本单位了解检查出纳工作和帐务,要负责提供凭证、帐册、报 表和有关资料,如实反映情况。会计师事务所、审计师事务所和财会、税务 咨询单位按规定接受委托执行查帐业务,均比照办理。
(7)出纳员调离本岗位、离职或请假较长时间的,要将经管的款项、有
价证券、贵重物品、凭证、帐册、报表、公章、收据、支票和未了事项,向 接办人移交清楚,办妥交接手续。
我们通常所说财务会计制度规定一人不能同时兼做出纳和会计,根据《会
计法》第二十一条规定,是指:出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管,以 及收入、费用、债权债务帐目的登记工作。也就是说,出纳员可以兼做这些 项目以外的会计工作,例如工资核算、成本计算、编制会计报表、综合分析 等工作。
此外,出纳员还不应兼管材料物资、商品的采购或保管工作,以免涉嫌。
  现金出纳日常工作量大且次数频繁的单位,应实行钱帐分管的内部牵制 原则,就是一人管钱,一人管现金帐,管钱的人不管帐,管帐的人不管钱。 还可以把管钱分解为专管收款与专管付款两个岗位。
  现金和银行结算两方面业务均很繁重的单位,有多个下属报帐单位(与 本单位之间常有款项收支)的,应设置总出纳和分设管现金与管银行结算两 个岗位,再视工作量实行钱帐分管。

三、出纳工作的组织


  出纳工作的组织是指出纳机构与人员设置、出纳工作交接、出纳工作原 则等。由于各单位实际情况不同,出纳工作的组织内容也不可能完全一致, 但无论如何其组织形式必须符合国家财务会计法律、法规规定。因此说,出 纳工作的组织也是一项政策性很强的工作。
□出纳机构与人员设置

  《会计法》第二十一条第一款规定:“各单位根据会计业务的需要设置 会计机构,或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员。不具备条 件的,可以委托经批准设立的会计咨询、服务机构进行代理记帐。”会计法 对各单位会计、出纳机构与人员的设置没有做出硬性规定,而是要求各单位 根据业务需要来设定。各单位可根据单位规模大小和货币资金管理的要求, 结合出纳工作的繁简程度来设置出纳机构。以工业企业为例,大型企业可在 财务处下设出纳科,中型企业可在财务科下设出纳室,小型企业可在财务科 下配备专职出纳员。出纳员设置也要以业务需要为原则,既要满足出纳工作 量的需要,又要避免徒具形式、人浮于事的现象。一般可采用一人一岗、一 人多岗、一岗多人等几种形式:
一人一岗:规模不大的单位出纳工作量不大,可设专职出纳员一名。 一人多岗:规模较小的单位,出纳工作量较小,可设兼职出纳员一名。
如无条件单独设置会计机构的单位,至少要在有关机构中(如行政单位的办 公室、后勤部门等)配备兼职出纳员一名。但兼职出纳不得兼管收入、费用、 债权、债务帐目的登记工作及稽核工作和会计档案保管工作。
  一岗多人:规模较大的单位,出纳工作量较大,可设多名出纳员,如分 设管理收付的出纳员和管帐的出纳员,或分设现金出纳员和银行结算出纳员 等。
□出纳工作交接
  《会计法》第二十四条规定:“会计人员调动工作或者离职,必须与接 管人员办理交接手续。一般会计人员办理交接手续,由会计机构负责人、会 计主管人员监交”。出纳交接要按照会计人员交接的要求进行。出纳员调动 工作或者离职时,与接管人员办清交接手续,是出纳员应尽的职责,也是分 清移交人员与接管人员责任的重大措施。办好交接工作,可以使出纳工作前 后衔接,可以防止帐目不清、财务混乱。
出纳交接要做到两点:一是移交人员与接管人员要办清手续;二是交接
过程中要有专人负责监交。交接要求进行财产清理,做到帐帐核对、帐款核 对,交接清理后要填写移交表,将所有移交的票、款、物编制详细的移交清 册,按册向接交人点清,然后由交、接、监三方签字盖章。移交表应存入会 计档案。出纳交接一般分三个阶段进行。
第一阶段,交接准备。准备工作包括以下几个方面:
(1)将出纳帐登记完毕,并在最后一笔余额后加盖名章。
  (2)出纳帐与现金、银行存款总帐核对相符,现金帐面余额与实际库存 现金核对一致,银行存款帐面余额与银行对帐单核对无误。
(3)在出纳帐启用表上填写移交日期,并加盖名章。
(4)整理应移交的各种资料,对未了事项要写出书面说明。
  (5)编制“移交清册”,填明移交的帐簿、凭证、现金、有价证券、支 票簿、文件资料、印鉴和其它物品的具体名称和数量。
  第二阶段,交接阶段。出纳员的离职交接,必须在规定的期限内,向接 交人员移交清楚。接交人员应认真按移交清册当面点收。
  (1)现金、有价证券要根据出纳帐和备查帐簿余额进行点收。接交人发 现不一致时,移交人要负责查清。
  (2)出纳帐和其它会计资料必须完整无缺,不得遗漏。如有短缺,由移 交人查明原因,在移交清册中注明,由移交人负责。
  
  (3)接交人应核对出纳帐与总帐、出纳帐与库存现金和银行对帐单的余 额是否相符,如有不符,应由移交人查明原因,在移交清册中注明,并负责 处理。
  (4)接交人按移交清册点收公章(主要包括财务专用章、支票专用章和 领导人名章)和其它实物。
  (5)接交人办理接收后,应在出纳帐启用表上填写接收时间,并签名盖 章。
  第三阶段,交接结束。交接完毕后,交接双方和监交人,要在移交清册 上签名或盖章。移交清册必须具备:单位名称、交接日期、交接双方和监交 人的职务及姓名,以及移交清册页数、份数和其它需要说明的问题和意见。 移交清册一般一式三份,交双方各执一份,存档一份。
□出纳工作原则
  出纳工作原则主要指内部牵制原则或者说钱帐分管原则。《会计法》第 二十一条第二、三款规定:“会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不 得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务帐目的登记工作。”钱 帐分管原则是指凡是涉及款项和财物收付、结算及登记的任何一项工作,必 须由两人或两人以上分工办理,以起到相互制约作用。例如,现金和银行存 款的支付,应由会计主管人员或其授权的代理人审核、批准,出纳人员付款, 记帐人员记帐;发放工资,应由工资核算人员编制工资单,出纳人员从银行 提取现金和分发工资,记帐人员记帐。实行钱帐分管,主要是为了加强会计 人员相互制约、相互监督、相互核对,提高会计核算质量,防止工作误差和 营私舞弊等行为。
《会计法》专门规定出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、
债权债务帐目的登记工作,是由于出纳员是各单位专门从事货币资金收付业 务的会计人员,根据复式记帐原则,每发生一笔货币资金收付业务,必然引 起收入、费用或债权、债务等帐簿记录的变化,或者说每发生一笔货币资金 收付业务都要登记收入、费用或债权、债务等有关帐簿,如果把这些帐簿登 记工作都由出纳员办理,会给贪污舞弊行为以可乘之机。同样道理,如果稽 核、内部档案保管工作也由出纳员经管,也难以防止利用抽换单据、涂改记 录等手段进行舞弊的行为。当然,出纳员不是完全不能记帐,只要所记的帐 不是收入、费用、债权、债务方面的帐目,是可以承担一部分记帐工作的。 总之,钱帐分管原则是出纳工作的一项重要原则,各单位都应建立健全这一 制度,防止营私舞弊行为的发生,维护国家和单位财产的安全。
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《能挣钱巧开支——企业出纳手册》 出纳业务(一)——会计凭证

一、会计凭证

□会计凭证的概念和种类
  会计凭证,简称凭证,是记录经济活动,明确经济责任的书面证据,也 是登记帐簿、进行会计监督的重要依据。
  任何企业、事业、行政单位、部队和社会团体在从事任何一项经济活动 时,都必须办理会计凭证,也就是由有关人员根据有关规定和程序填制和取 得会计凭证,对整个经济活动过程作出书面记录。有关部门和人员要在会计 凭证上盖章签字,表示对会计凭证的真实性、正确性与合法性负责。会计人 员必须对巳取得的会计凭证进行严格的审核。正确填制和认真审核会计凭证 是财务管理不可缺少的基础工作,是会计人员,特别是出纳员,进行会计核 算的基本方法之一。出纳员每办理一项业务,无论是款项的收付,还是出纳 帐的登记,都必须以经过审核的真实、合法、有效的会计凭证为依据。没有 凭证,就不能进行任何款项的收付,也不能进行帐务处理。
会计凭证多种多样,按不同的划分方法为。






























□原始凭证
  原始凭证是在经济活动发生的同时填制或取得的会计凭证。它是进行会 计核算的原始资料,是从事会计监督的重要凭据。原始凭证的种类很多,如 发货票、收货单、领料单、收据和入库单等。对于出纳员来说,凡是涉及现 金收付和银行结算以及外汇的收付和结算的业务,都必须取得或填制原始凭 证,才能进行出纳核算。这些原始凭证必须是能反映经济业务的发生或完成 情况的各种书面凭据,如发票、收据、银行收款通知、各种费用开支单据等
  
等,而那些不能证明经济业务的发生和完成情况的书面凭据,如经济合同等, 则不能作为原始凭证。
  按取得凭证的来源划分,原始凭证可以分为自制原始凭证和外来原始凭 证两种。
  (1)自制原始凭证。是指单位内部有关部门和人员在从事某项经济活动 时填写的原始凭证。如结算并支付工资时填制的“工资表”、单位内部发生 款项往来时填制的“收款收据”及材料入库时的“收料单”等。
  (2)外来原始凭证。是指在经济活动中,从外单位获取的原始凭证。如 销货单位开具的发票、银行转来的收款通知单等。
  自制原始凭证按其记录经济业务的次数又可分为一次凭证、累计凭证和 汇总原始凭证三种。
  (1)一次凭证。是一次完成填制的记录一项经济活动的原始凭证。如购 买材料时填制的发货票,验收材料入库时填制的收料单等都是一次凭证。
  (2)累计凭证。是一定时期内连续累计记录若干同类经济业务的原始凭 证。对于频繁发生的同类经济业务,运用累计凭证,可以简化会计核算手续, 提高工作效率。如企业内部使用的限额领料单,凭证上有管理部门根据一定 时期的生产任务和消耗定额确定的领料限额数,每次领退料时,都要在限额 领料单上相应记录,结出限额余额,期末结算出实际领用的数量和金额。限 额领料单的一般格式如表 2.1。
表 2.1 限额领料单
领料单位 发料仓库: 用途 年 月 日 编号:
材料 类别 材料 编号 材料名称及规 格 计量 单位 单 价 领用 限额 实领 数量 金额
供应部门负责人 生产部门负责人



日期 请领 实发 退库
限额结余 数量 领料单位负责人 数量 发料人 领料人 数量 退料单编号 合计
仓库负责人


  (3)汇总原始凭证。又称原始凭证汇总表,是汇总记录了一定时期内若 干张原始凭证反映的同类经济业务的凭证。如发料凭证汇总表,其格式如表
2.2。汇总原始凭证只能汇总同类经济业务,不能汇总两类或两类以上的经济 业务。

表 2 . 2 发料凭证汇总表 年 月份




字第 号 附件 张


日期 领料 单 张数 贷方科 目 “原材料 借方科目
合计 生产成本 委托加工材料 制造费用 管理费用 合计
会计主管 记账 审核 填制




□原始凭证的基本内容
  原始凭证所包含的基本内容也称原始凭证要素。由于各单位的经济业务 的内容和经营管理的需要各不相同,因而各单位所使用的原始凭证的名称、 格式和内容也不完全相同。但是,原始凭证作为反映经济业务已经发生或已 经完成的原始证据,必须反映经济业务发生或完成的情况,并明确有关经济 人的责任,所以各种原始凭证都必须具备一些基本内容,具有一些基本要素, 这些基本要素主要包括以下几个方面:
(1)原始凭证的名称:标明原始凭证所记录业务内容的种类,反映原始
凭证的作用。如“发货票”、“入库单”等。一式几联的原始凭证,只能以 注明作报销凭证的发票联或收据联作为依据。
(2)原始凭证的编号:原始凭证应连续编号,以有利于查对核实。
  (3)填制原始凭证的日期:填制原始凭证的日期一般是业务发生或完成 的日期。如果在业务发生或完成时,因各种原因未能及时填制原始凭证的, 应以实际填制日期为准。
(4)接受原始凭证的单位名称:即原始凭证的“抬头”,是指发生经济
业务的对方单位。将接受凭证单位与填制凭证单位或填制人相联系,标明经 济业务的来龙去脉。
(5)有关的经济业务内容:经济业务内容主要是表明经济业务的项目、
名称、规格及有关的附注说明。
  (6)经济业务所涉及的数量、计量单位、单价和金额总量:这是与经济 业务有关的定量说明,是原始凭证的核心。
(7)填制单位和经办人员的签名盖章以此明确经济责任。
□记帐凭证
  记帐凭证,是由会计部门根据审核后的原始凭证,按其所载经济业务确 定会计分录,直接用来作为记帐依据的会计凭证。原始凭证是会计核算的重 要依据,但因原始凭证只初步反映了经济业务情况,其格式和内容又不相同, 因此,必须依据会计帐户的设置情况,加以系统地归类和整理,编制会计分 录,审核无误后,才可以规范地登记入帐。
1.记帐凭证和原始凭证的区别 记帐凭证和原始凭证同属于会计凭证,但二者存在着以下差别:
  (1)原始凭证是用来记录、证明经济业务已经发生或完成的会计凭证, 记帐凭证则是依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理。
(2)原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制;记帐凭证是根据审核

后的原始凭证填制。
(3)原始凭证是填制记帐凭证的依据;记帐凭证是登记帐簿的依据。
  (4)原始凭证是由经办人员填制的;记帐凭证一律由会计人员填制。可 见,原始凭证记载的是经济信息,记帐凭证记载的是会计信息,从原始凭证 到记帐凭证是经济信息转换成会计信息的过程,是一种质的飞跃。
2.收款凭证、付款凭证与转帐凭证 记帐凭证按其所记录的经济业务是否与现金、银行存款收付有关,可以
分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证三种类型。
(1)收款凭证是用于现金和银行存款收入业务的记帐凭证,它是根据现 金、银行存款收入业务的原始凭证编制的。对于出纳人员而言,收款凭证既 是收入款项的依据,又是登记现金和银行存款日记帐的依据。出纳人员根据 收款凭证收入款项时,要在凭证上加盖“收讫”戳记,以避免差错。收款凭 证也是会计人员登记现金和银行存款总帐以及其它有关总帐和明细帐的依 据。收款凭证一般按照现金和银行存款分别编制,即现金收款凭证和银行存 款收款凭证。其基本格式如表 2.3 和表 2.4 所示。
借方科目 现金


收款凭证 出纳编号
年 月 日 凭证编号 现收


摘要 贷方科目 金额 记账 符号 总账科目 明细科目 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 合计金额
会计主管人员 记账 制单 出纳 交款人
(签章) (签章) (签章) (签章) (签章)



借方科目 银行存款

表 2 . 4 银行存款收款凭证


  收款凭证 出纳编号 年 月 日 凭证编号银收
  

















会计主管人员 稽核 记账 制单 出纳
(签章) (签章) (签章) (签章) (签章)


(2)付款凭证是用于现金和银行存款付出业务的记帐凭证,它是根据现
金、银行存款付出业务的原始凭证编制的。对于出纳人员而言,付款凭证既 是付出款项的依据,又是登记现金和银行存款日记帐的依据。出纳人员根据 付款凭证付出款项时,要在凭证上加盖“付讫”戳记,以避免重付。付款凭 证也是会计人员登记现金和银行存款总帐以及其它有关总帐和明细帐的依 据。付款凭证一般按照现金和银行存款分别编制,即现金付款凭证和银行存 款付款凭证。其基本格式如表 2.5 和表 2.6 所示。
对于现金和银行存款之间的相互收付业务,为避免重复记帐,一般以付
方为主,只填制“付款凭证”,不填制“收款凭证”。

表 2 . 5 现金付款凭证



贷方科目现金


付款凭证 出纳编号 年 月 日 凭证编号现付

























会计主管人员 稽核 记账 制单 出纳 交款人
(签章) (签章) (签章) (签章) (签章) (签章)






贷方科目 银行存款

表 2 . 6 银行存款付款凭证
付款凭证 出纳编号


年 月 日







凭证编号 银付

















会计主管人员 稽核 记账 制单 出纳 交款
(签章) (签章) (签章) (签章) (签章) (签章)


(3)转帐凭证是用以反映与现金和银行存款收付无关的转帐业务的凭
证,根据有关转帐业务的原始凭证填制而成。由于它与现金和银行存款的收

付无关,因而不由出纳员作帐务处理。
3.专用记帐凭证、通用记帐凭证和汇总记帐凭证 记帐凭证按凭证格式可分为专用记帐凭证、通用记帐凭证和汇总记帐凭
证三种。
  (1)专用记帐凭证是指按照经济业务的性质不同采用不同格式的记帐凭 证。专用记帐凭证基本上可分为三种:收款凭证、付款凭证和转帐凭证,这 三种专用记帐凭证在各种经济核算业务中应用十分广泛。专用记帐凭证也可 以设计为银行业务记帐凭证、现金记帐凭证和转帐记帐凭证三种,其格式与 收款、付款、转帐凭证类似。还可以按上述方法分为现金收款凭证、现金付 款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证和转帐凭证等。其格式相同,只需用 不同颜色印纸,同时在名头上加以注明,即可表明不同的记帐凭证。
  (2)通用记帐凭证是指各类经济业务都采用统一格式的记帐凭证,以简 化记帐凭证。对于一般的小企业,如果业务量较少,需要的凭证也不多,都 可以使用通用记帐凭证。这种凭证的优点是整个会计事项都反映在一张记帐 凭证上,便于审核、保管和查阅。若经济业务较为复杂,涉及两个以上的会 计科目,也列在一张记帐凭证上;若一张凭证容纳不下,则可连续列在若干 张凭证上,用一定的编号予以连接即可。其基本格式见表 2.7。
表 2 . 7 记账凭证
年 月 日 字第 号

借方金额 记

贷方金额 记

摘 总账
要 科目

明细 千 百 十 万
科目

千 百 十

元 角 分 账 千 百
符 号

十 万 千 百

十 元 角 分 账 符

















结算方式 合计
及票号
会计主管(签章) 记账(签章) 稽核(签章) 出纳(签章) 制单(签章)


(3)汇总记帐凭证是指按照会计核算的要求定期将所有 的记帐凭证按
经济业务的性质进行分类汇总编制成的记帐凭证,然后再据以登记总分类 帐。汇总记帐凭证是会计核算的重要组织程序,可分为汇总收款凭证、汇总 付款凭证和汇总转帐凭证三种。其中,汇总收款凭证和汇总付款凭证可由出 纳员根据收款凭证和付款凭证分别编制。现金汇总收款凭证和银行存款汇总 付款凭证的基本格式如表 2.8,表 2.9 所示。

表 2 . 8 汇总收款凭证
借方科目 现金 年 月 日 汇付第 号



借方 科目 金额 合
证 计 总账页数 1 — 10 日收款凭证 第 号至第 号 11 — 20 日收款凭证 第 号至第 号 21 — 31 日收款凭
第 号至第 号
借方
贷方 合计
会计主管人员(签章) 记账(签章) 稽核(签章) 制单(签章)


表 2 . 9 汇总付款凭证
贷方科目 银行存款 年 月 日 汇收第 号


贷方 科目 金额 合 计 总账页数 1 — 10 日付款凭证 第 号至第 号 11 — 20 日付款凭证 第 号至第 号 21 — 31 日付款凭证 第 号至第 号 借方 贷方 合计
会计主管人员(签章) 记账(签章) 稽核(签章) 制单(签章)


□记帐凭证的基本内容
  原始凭证反映经济业务的具体内容,但它是初步的、原始的,它不能反 映应计入的具体的会计科目,也不能确定记帐方向,不能凭以直接入帐。记 帐凭证主要是用来将原始凭证中包含的经济信息转换成会计信息,对经济业 务进行分类核算的凭证。记帐凭证是在原始凭证的基础上,按照会计核算方 法的要求,将其进行归类、整理,确定应记入的记帐名称和应借、应贷的金 额,即确定会计分录,凭以直接登记入帐。记帐凭证可以根据每项经济业务 编制,即根据每项经济业务的原始凭证编制,也可以根据若干项同类经济业 务编制,即根据汇总原始凭证编制。记帐凭证有多种形式,但作为确定会计 分录和进行示项收付、帐簿记录的依据,必须反映经济业务归类核算的项目、 填制依据以及有关人员的责任,所以,记帐凭证必须具有一些基本内容,具 备一些基本要素,这些基本要素主要包括以下几个方面:
(1)记帐凭证的名称,如收款凭证、付款凭证和转帐凭证以及汇总收款
凭证、借项记帐凭证等。
  (2)凭证编号,又称字号。其中“字”是指凭证的性质,如现收字、银 收字、现付字、银付字、汇收、汇付、记字、转字等。出纳员所涉及的凭证 不包括转字。“号”是指凭证的流水编号,如银付字 017 号,意思是该月第
17 张银行存款付款凭证,一般每月换一次顺序号。
(3)填制凭证的日期。
  (4)有关经济业务内容提要,对原始凭证中所反映的经济业务的内容, 在记帐凭证中应予以简要说明。
  (5)有关会计科目(包括总帐科目和明细科目)的名称、记帐方向和金 额。记帐方向是指应记在会计科目的借方还是贷方。
  
  (6)记帐符号。一般用“√”符号来表示该凭证已登记入帐,用以防止 重复登记。注意填制记帐凭证时不能打上此符号,只有当记帐凭证已入帐后, 才能在凭证的“记帐符号”栏打上“√”符号
(7)该记帐凭证所附的有关原始凭证张数和其他有关资料份数。
  (8)会计主管人员、记帐人员、稽核人员、制单人员(凭证填制人员) 的签名或盖章,以明确经济责任。收款凭证和付款凭证应由出纳员签名或盖 章。
  
二、会计凭证的填制

□填制原始凭证的注意事项
填制原始凭证,除了必须遵循上述基本要求外,还应注意如下一些事项:
1.书写格式要规范 原始凭证要用蓝色或黑色笔书写,字迹清楚、规范,填写支票必须使用
炭素笔,属于需要套写的凭证,必须一次套写清楚,合计的小写金额前应加 注市值符号,如“¥”、“HK$”、“US$”等。大写金额有分的,后面不 加整字,其余一律在末尾加“整”字,大写金额前还应加注币值单位,注明 “人民币”、“美元”、“港币”等意字样,且币值单位与金额数字之间, 以及各金额数字之间不得留有空隙。各种凭证不得随决涂改、刮擦、挖补, 若填写错误,应采用规定方法予以更正。对于重要的原始凭证,如支票以及 各种结算凭证,一律不得涂改。对于预先印有编号的各种凭证,在填写错误 后,要加盖“作废”戳记,并单独保管。
  阿拉伯数字应一个一个地写,不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应写人 民币符号“¥”。人民币符号“¥”与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。 凡阿拉伯数字前写有人民币符号“¥”的,数字后面不再写“元”字。所有 以元为单位的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分。无角分 的,角位和分位可写“00”,或符号“-”;有角无分的,分位应写“0’, 不得用符号“-”代替。
汉字大写金额数字,一律用正楷字或行书字书写,如壹、贰、叁、肆、
伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆、角、分、零、整等易于辨 认、不易涂改的字样。不得用一、二(两)、三、四、五、六、七、八、九、 十、毛、另(或 0)等字样代替,不得任意自选简化字。
阿拉伯金额数字中间有“0”时,汉字大写金额要写“零”字,如¥201.6O,
汉字大写金额应写成人民币贰佰零壹圆陆角整。阿拉伯金额数字中间连续有 几个“0”时,汉字大写金额中可以只写一个“零”字,如¥1006.91,汉字 大写金额应写成人民币壹仟零陆圆玖角壹分。阿拉伯金额数字元位是“0”或 数字中间连续有几个“0”,元位也是“0”,但角位不是“0”时,汉字大写 金额可只写一个“零”字,也可不写“零”字,如¥172O. 41,汉字大写金 额应写成人民币壹仟柒佰贰拾圆零肆角壹分,或人民币壹仟柒佰贰拾圆肆角 壹分。
2.原始凭证的填制要有连续性
  各种原始凭证应该连续编号的,必须连续编号,以便查考。如一式几联 的发票、收款收据都应连续编号,按照编号顺序使用。作废时应加盖“作废” 戳记,连同存根联一起保存,不得撕毁。
3.红字发票的使用 按规定,企业发生销售退回等可填制红字发票,冲销原有记录,但是在
发生退款时,除红字发票外,还必须取得对方的收款收据或汇款银行出具的 汇款凭证,不得以红字发票代替退款的原始凭证。
□填制记帐凭证的注意事项
填制记帐凭证时,应注意如下几个方面:
  (1)摘要栏要简单明了地填写经济业务的内容,文字说明要简练概括。 要突出说明经济事项的内容,对方单位的名称、货物的名称、数量以及经办
  
人员等,比如“从甲公司购入 A 商品 100 件”等,根据经济内容的特点,填 好摘要栏对于查阅凭证,登记帐簿都是十分必要的,也是做好记帐工作的一 个重要方面。
  (2)会计科目的使用必须正确,应借、应贷帐户的对应关系必须清晰。 编制复合分录时,不能多借、多贷,只能一借多贷或一贷多借,防止帐户对 应关系不清。对于出纳员来说,只涉及收款凭证和付款凭证,不涉及转帐凭 证。对于收款凭证,其借方科目自然为“现金”或“银行存款”,其贷方科 目则应根据经济业务的内容和本行业会计制度的规定具体确定。对于付款凭 证,其贷方科目自然为“现金”或“银行存款”,其借方科目应根据经济业 务的内容和行业会计制度的规定而具体确定。
  (3)金额的登记方向、大小写数字必须正确、符合数字书写的规定,角 分位不留空白,多余的金额栏应划斜线注销。
  (4)各种记帐凭证必须连续编号,以便查核。采用通用凭证的,可按经 济业务发生的先后顺序编号,每月从第 1 号编起。如果一项经济业务需要填 制多张记帐凭证的,可采用分数编号法。例如,一笔经济业务需要填三张转 帐凭证的,凭证的顺序号是 12,则可编制转字第 12 1/3 号,第 12 2/3 号,
第 12 3/3 号。采用多种记帐凭证的可分类编号。例如收字第 1 号,付字第 1 号,转字第 1 号等。每月末最后一张记帐凭证的编号旁边要加注“全”字以 免凭证散失。无论哪一类编号,都必须做到按月、分类顺序,即每月从第 1 号编起,顺序编制到月末,不允许漏号、重号和错号。为保证记帐凭证编号 不重不漏,可以使用“凭证销号单”,预先编好凭证号码,每编一张凭证就 在销号单上划去一个号,月终将销号单与有关凭证一并装订。凭证销号单一 般为 100 号,其基本格式如表 2.1O。如一个月使用的销号单在两张以上的,
也应编定顺序号。

  (5)每张记帐凭证都必须注明所附原始凭证的张数,以便日后查阅原始 凭证。记帐凭证必须以能证明其所记录的经济业务的原始凭证作为附件。凡 是能证明经济业务内容的各种原始凭证,不论张数多少,都应按规定贴在该 记帐凭证后面。
  原始凭证的张数一般以其自然张数为准计算,即凡是与记帐凭证中的经 济业务记录有关的每一张凭证都算一张,如果原始凭证是附在原始凭证汇总 表后面的,还应该把原始凭证汇总表的张数一并计算在内。有些零散的原始
  
凭证,如火车票、飞机票、船票、市内车票等,用“原始凭证粘贴单”粘贴 在一起,也可以直接将其粘贴在报销单上或者一张纸上作为一张原始凭证计 算。
  如果一张原始凭证涉及几张记帐凭证,可把原始凭证附在一张主要的记 帐凭证后面,在其他记帐凭证上注明附有原始凭证的记帐凭证的编号,如“单 据××张,附在第×号记帐凭证上”。如果一张原始凭证所列支出需要几个 单位共同负担的,应将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进 行结算。
  (6)记帐凭证的日期。一般应为编制记帐凭证的当天的日期。对于出纳 业务而言,收款凭证和付款凭证,按规定应在经济业务发生的当天及时编制, 这样才能做到日清,从而凭证日期也就是编制凭证当天的日期。
  (7)一张记帐凭证填写完毕后,要加计合计数,检查借贷双方的金额及 总帐科目和二级科目或明细科目的金额是否平衡。记帐凭证的一方不论是一 个会计科目或若干个会计科目,或一个会计科目下有若干个明细科目,都应 将一方的金额加计合计数后填写在相应的“合计”栏内。合计金额前应加注 市值符号,如“¥”。
  (8)记帐凭证填制完后应由填制人员签名盖章。制单人员在填制完记帐 凭证后在凭证下“制单”栏签章,稽核人员稽核后在凭证下“稽核”栏签章, 会计主管人员对凭证进行复核后在凭证下“会计主管人员”栏签章,出纳员 在办理款项收付后,在凭证下“出纳”栏签章等,以便明确各自的责任。
□出纳常用会计符号
  会计员、出纳员在填写记帐凭证、登记帐薄、编制报表时,通常使用约 定俗成的下列会计符号:
√——表示已记完帐或已核对。填在凭证金额右边或帐页余额右边的格
子内。
  ¥——表示人民币。已在金额前写此符号的,金额后边就不用写“元” 字。
@——表示单价。
  △——表示复原。将原来书写的数字划红线更正或文字更改后,发觉错 误,即原写的是对的,仍应恢复原来记载,便在被划线的数字或被更改的文 字下边,用红墨水写此符号,每个数码或文字下边写一个△,并在这笔数字 或文字加符号处盖小章。
——表示赤字。在一笔数字周转划长方形框框,以代替红墨水书写,
这在不能用红墨水书写的地方使用,大都用在书刊上。
#——表示编号的号码。
∑——表示多笔数目的合计,即总和。
※——表示对某笔数字、文字另附说明。

三、会计凭证的审核

□原始凭证的审核
  根据财务会计制度和财经纪律的要求,对原始凭证进行严格的审核,是 保证原始凭证的真实、合法和有效的前提条件。
  原始凭证是进行会计核算的重要资料和重要依据。只有原始凭证是真 实、合法、有效的,才能保证在此基础上进行的会计核算和取得的会计核算 资料是真实、合法和有效的。对于出纳员来说,只有经过严格认真审核无误 的、符合规定的原始凭证,才能据以编制记帐凭证,才能据以办理款项的收 付。对原始凭证的真实性、合法性、有效性进行认真的事前、事中审核,既 是出纳员应履行的财务监督职责的一部分,也是出纳员做好出纳工作的前提 条件。
1.原始凭证的审核内容 对原始凭证的审核应包括如下几个方面的内容:
  (1)原始凭证的合规性。即原始凭证反映的经济业务是否符合现行财 政、税收、经济、金融等有关的法令规定,是否符合现行财务会计制度。例 如,费用开支是否符合开支标准、范围的财务规定,付出现款是否符合现金 管理规定,等等;同时,还要审核原始凭证本身是否合法凭证,任何企业、 单位购进物品、材料,委外加工、运输、建筑安装以及其他服务,都必须取 得对方开具税务局规定的统一发票;外地企业来本地承办本企业单位加工、 运输、建筑安装、装饰等业务的,应开具业务发生地税务局规定的统一发票
(包括临时经营发票),不得开出外地发票收款,更不得开出白条;对方是
行政事业单位开具的收费、收款收据,要符合本地财政局的规定。
  (2)原始凭证的真实性。即审查原始凭证所反映的经济业务是否同实际 情况相符合,如购进货物的数量、品种、规格等是否和验收单相一致,销售 货物的数量、品种、规格等是否和出库单相一致等,有无伪造、变造凭证从 中贪污等情况。
(3)原始凭证的完整性。即原始凭证的内容是否填写齐全,手续是否完
备,是否有经办人签字或盖章。对出纳员而言,在具体审核过程中,应注意 如下几个方面:①对于外来发票和收据,应注意凭证上单位名称、发票抬头、 品名、计量单位、数量、单价、总金额等各项内容是否齐全,是否有单位财 务专用章或发票专用章,是否有税务机关的发票监制章。②对于外来的原始 凭证,本单位办理手续是否齐备,比如发票、收据等是否经过有关人员复核, 货物是否经过验收,报销时有关经办人员是否签章,是否经过领导批准等等。
③对于自制的原始凭证,同样应审查填写是否齐全,有关人员是否签章,是 否经有权批准人员批准等等。
  (4)原始凭证的准确性。会计人员应认真审核原始凭证所填列的数字是 否符合要求,包括数量、单价、金额以及小计、合计等填写是否清晰,计算 是否准确,是否用复写纸套写,有无涂改、刮擦挖补等弄虚作假行为。对于 发票,应特别注意其金额(包括合计数)计算是否准确,大写金额和小写金 额是否相符;发票上的字迹特别是金额数字有无涂改痕迹,复写的字迹和颜 色是否一致,正面和反面的对照有无“头小尾大、头大尾小”情况等。
2.发现问题的处理 在原始凭证的审核过程中,对于出现的问题,应分清问题的性质,按照

有关规定进行处理:
  (1)对于违反财经纪律的一切开支,会计人员有权拒绝支付和报销;对 不符合法令规定的经济业务,有权拒绝执行并及时向有关部门和领导汇报。 例如,如果发现原始凭证所记载的经济业务是违反法规制度的,或者该原始 凭证是不合法的、伪造的,或者是白条的,出纳员都有权拒绝收款、付款或 报销,并可扣留凭证,向上反映处理。
  (2)对于审核中发现的填写不齐全、手续不齐备的原始凭证,会计人员 有权退回给填制单位或经办人员,要求其及时补办完整,否则不予受理。
  (3)对于审核中发现的填写、计算金额有误的原始凭证,或是书写不规 范的原始凭证,要退回给有关部门或人员,以补齐手续或更正错误。
□发票的审核
  发票是会计核算中最重要的外来原始凭证。对原始凭证的审核,自然就 包括对发票的审核。在这个意义上,发票的审核指的是外来发票的审核。所 谓外来发票,是指纳税单位和个人在经济往来中,接受外单位和个人开具的 发票。它是出纳付款的书面证明,是会计核算的原始依据。外来发票的审核, 就是检查已在会计核算中入帐的发票的真实性和反映经济业务的合法性,也 就是检查发票上所反映的经济交往事项的内容是否真实,是否符合党的方 针、政策和财务制度,是否符合发票管理办法的规定,是否符合有关财经纪 律。具体讲就是检查发票的以下方面:①真实性,看业务内容是否真实,有 无弄虚作假问题。②合法性,看业务内容是否符合政策,有无违反财经纪律, 白纸条、收据付款的问题。③合理性,看支付的款项是否合理,有无不合理 的费用。④正确性,看填写是否符合要求,有无张冠李戴、计算错误、大小 写不符的现象。另外还要审查违章用票,看是否有转借、代开和从外地带到 本地填开使用的发票,以及辨别真假发票,看是否有过期作废和涂改伪造的 假发票。
单位和个人从中国境外取得的与纳税有关的发票或凭证,税务机关在纳
税审查时有疑义的,可以要求其提供境外公证机构或者注册会计师的确认证 明,经税务机关审核认可后,方可作为记帐核算的凭证。
□记帐凭证的审核
  正确编制记帐凭证是正确处理帐务的前提,为了保证记帐凭证的正确 性,除了编制人员应当认真负责、加强自审外,财会部门还应建立相互复核 或专人审核的制度。对于出纳员来说,收款凭证、付款凭证既是登记出纳日 记帐的直接依据,同时也是出纳员办理款项收付的直接依据。因此,记帐凭 证的准确与否,既直接关系到出纳日记帐帐簿记录的准确性,也关系到款项 收付的准确性。因此出纳员在办理款项收付和登记出纳日记帐以前,也应对 记帐凭证进行认真的审核。对记帐凭证的审核主要应包括如下基本内容:
  (1)除结帐和更正错误的记帐凭证可以不附原始凭证以外,其他记帐凭 证是否均附有真实、合法、有效原始凭证。
(2)记帐凭证所填列的附件张数与实际所附的原始凭证张数是否相符。
  (3)记帐凭证所反映的经济业务的内容和原始凭证所反映的内容是否一 致,记帐凭证金额和原始凭证金额是否一致。在有些情况下,记帐凭证与原 始凭证所反映的金额是不相等的。比如有些费用只能按规定标准报销,而原 始凭证所列金额可能超过报销标准,在这种情况下记帐凭证金额只能按批准 的报销金额填列,而不能按原始凭证所列金额填列,出纳员也只能按经批准
  
的报销金额办理款项收付和登记出纳帐薄。
  (4)记帐凭证中会计科目(包括总帐科目、二级科目、明细科目)和记 帐方向是否正确,对应关系是否准确,两方金额是否相等。
  (5)记帐凭证各项目填制是否齐全,字迹是否清楚规范,“摘要”栏的 说明是否清楚、准确,手段是否齐备,有关人员是否皆已签章等等。
  如果在审核过程中发现记帐凭证填制不完备,应及时予以补充,对于发 现的差错应采用划线更正法予以改正或重新填制,并由更正人员在更正处签 章。只有经过审核无误的记帐凭证才能作为登记帐薄的依据。
□会计凭证的错弊与防范
1.会计凭证的错弊及特征 会计凭证错弊就是在设计取得或填写会计凭证等项工作中,由于主观原
因造成的会计错弊。其主要表现在凭证中的数字书写、名称、日期、编号、 摘要、汇总、凭证格式等不正确、不合法。
2.会计凭证数字书写的错弊 出现在凭证中数字书写的错弊主要有:阿拉伯数字书写潦草,难以辨认;
在阿拉伯金额数字前面未写人民币符号;有的阿拉伯金额应在角分位用“OO” 或“-”代替的而未填写;汉字金额大写字迹潦草,自造简化字;应在大写 金额后写“整”字的没有写,而不应写的却写了。如“壹佰伍拾陆元柒角捌 分整”中的“整”字便是多余。因为写“整”的目的是为了防止在金额后添 加数字进行舞弊,如果金额已到分位,即使不写“整”字,也无法在后面添 加数字;大写金额前未印有也未注明“人民币”字样,且在大写金额前留有 空余处,以致被人在此和相应的阿拉伯数字前添加数字,用以贪污公款;对 于阿拉伯数字中“0”的大写金额的写法不规范等。
上述会计错弊发生后,其疑点便直接地、明显地滞留在会计凭证中了。
对此错弊查证的思路和方法是,审阅会计凭证或有重点地抽出一部分会计凭 证进行审阅,看其在数字书写上是否符合规定,如有不符合规范之处,应对 其进一步查证。若是一般性的会计错误,通过向有关当事人(如制证人员) 调查询问便可查证;若是会计弊端,还应通过帐证、证证、帐实等方面的核 对,对有关问题进行鉴定、分析来查证问题。如对于在数字前后添加数字进 行贪污的问题,就需要对所发现的有添加数字的痕迹进行技术鉴定,从而查 证问题。
3. 会计凭证名称的错弊
  无论是原始凭证,还是记帐凭证应有其名称。如原始凭证中的“借款单”、 “发货票”、“工资结算单”、“关于×××的说明(或证明)”等;记帐 凭证根据其采用凭证的格式,其名称可以为“记帐凭证”,或“收款凭证”、 “付款凭证”和“转帐凭证”;另外,在采用科目汇总表核算形式和汇总记 帐凭证核算形式的情况下,还有“科目汇总表”、“汇总记帐凭证”的凭证 名称。会计凭证的名称应确切反映该证所记载的经济活动。
  出现会计凭证名称中的错弊主要有,有的原始凭证无名称,如有的单位 在计算已销售商品进销差价的原始资料上未注明“已销商品进销差价计算 单”,反映某转帐业务的原始凭证也有未标明名称;有的原始凭证虽有名称 但不简明、确切,如有的证明或说明材料的名称不够简明或准确;最主要的 是有些凭证其名称与所反映的经济活动内容不相符,表现为有关单位或个人 的舞弊行为,如有的采购员在利用单位内部会计控制系统不健全的机会,在
  
报销差旅费时将自己支付托儿伙食费收据、私人购书发票等一起报销,这样, 就造成反映托儿伙食费支付的“收据”和私人购书“发票”的名称与采购员 出差的经济业务不相符。又如,有的单位的原始凭证的名称是“发票”,但 反映的却是“收据”所反映的业务,名称是“收据”,但反映的却是“发票” 所能反映的业务。
  对于此类会计错弊,可通过审阅、核对会计凭证发现疑点,查证问题, 如属会计错误,只需通过审阅会计凭证的名称便可发现问题;如属会计弊端, 则需要在审阅凭证名称发现疑点后进行名称与所反映经济业务内容的分析、 比较,进行原始凭证与记帐凭证或原始凭证之间的核对,从而查证问题。
4. 会计凭证编号的错弊 无论是原始凭证,还是记帐凭证,都应按照一定的标准和顺序对其编定
号码。如对订本成册的发票、支票、收据等原始凭证,每本从第一张到最后 一张应印制连续的号码;对记帐凭证应每月从月初到月末编制连续的号码。 对会计凭证进行编号,可以发挥两个方面的作用:
(1)控制会计错弊的发生。 在实际中,有的会计人员或其他有关人员以销毁、隐匿发票、支票、收
据等原始凭证的手段从事会计舞弊活动,如出纳员利用单位内部会计控制系 统不健全,签发现金支票取款后将其贪污,而将支票存根销毁。如果不对会 计凭证编号,这类弊端发生的机会和可能性更会增大,因为弊端发生后的疑 点相对来讲难以发现。如果对会计凭证进行连续编号,这类弊端发生后,便 使凭证的号码不连续,这样,便可通过检查号码是否连续发现这种弊端的疑 点,进而查证问题。因此,会计凭证有了连续的编号,便可控制或减少会计 弊端的发生。
(2)便于查阅会计凭证。
  会计工作以及其他有关工作,有时需要查阅会计凭证,以便了解有关情 况,这样,便可根据帐簿或其他方面记录的凭证号码,在装订成册的号码有 序的凭证中很快找到所需要的会计凭证。
总之,对会计凭证进行连续编号,是有其重要意义的。但是,在实际工
作中,存在着会计凭证无编号、编号不连续、编号虽连续但不符合经济业务 实际情况的会计错弊,如有些小型企事业单位以其业务量小,会计凭证少为 由,对记帐凭证不予编号;有的因工作疏忽造成对会计凭证的编号不连续。 再如,出纳员将支票填错后未妥善保管造成丢失,以致使附在记帐凭证后的 支票存根的编号不连续。对于会计凭证编号中的会计错弊,可以按照以下程 序和方法进行查证。
  (1)确定号码应连续的会计凭证的范围。哪些和哪个期间的会计凭证号 码应连续是有其规定的规律的。如记帐凭证的编号,每个月的是连续的;一 次购进的所有发票、收据或支票,其号码应是连续的。对于连续编号的有关 原始凭证,使用后,其存根联由于都保存甚至单独保存在填制单位,所以, 这些存根的编号应和特定范围内号码连续;但是,对于接受单位所接受的与 存根联套写的有关联次(如银行转来的客户托收货款用的发票,随货同行的 发票副联等),由于接受单位在不同时间接受,所以,某一单位不同时间接 受的所有这种联次的原始凭证,其编号不会或不可能是连续的,除非填制此 原始凭证的单位在很长时间内(与检查接受单位此原始凭证号码连续与否的 期间相同)只与此接受单位发生了业务往来,填制或签发一此原始凭证,而
  
未与其他单位发生业务往来,未填制或签发此种原始凭证。一般来讲,这种 情况是不可能的。确定被查单位号码连续的会计凭证的范围,对于查证人员 判断被查单位有关原始凭证的号码连续是正常现象还是不正常现象是非常重 要的。
  (2)根据查帐工作需要或工作计划,将应号码连续的会计凭证找出,检 查、核对其有无编号,编号是否连续。若无编号或号码不连续,应以此为疑 点,结合运用帐证核对、证证核对、帐实核对、调查询问等方法进一步查明 其原因,是由于工作疏忽,内部控制系统不健全所致,还是舞弊行为。如对 于支票存根号码不连续的问题,可通过银行存款日记帐与银行对帐单的核 对,来查明其是因签错支票而将其遗失或丢弃的会计错误,还是提款后将其 贪污或私分而未记帐的会计弊端。
  (3)注意查找在不同时间接受某单位的若干张号码连续的有关原始凭 证。根据上述可知,在不同时间接受某单位的有关原始凭证,其编号一般是 不连续的,若连续,便是奇异现象。以此为疑点可进一步查证问题。如查证 人员在审阅某单位会计凭证时,从 2 至 6 月的凭证中查阅到接受某企业的不 同时间开出的 5 张发票,号码连续,业务内容都为购进材料。以此为疑点, 查证查阅其他会计资料,调查询问了经办人员和会计人员,最后证实是该经 办人员(采购员)利用拣来的 5 张发票,自己在不同时间填上虚假的购进材 料业务,骗取有关人员签字和验收单后先后到会计部门报销了。
□会计凭证的错弊处理
  会计凭证的上述错弊查证后,应根据其具体形态和性质作出调整和处 理:
(1)对于被查单位或有关当事人“自以为是”的问题,应向被查单位或
有关当事人口头或书面指出问题的存在及其造成或可能造成的不良影响,促 使其改正错误。如对于会计凭证格式设计不合理的问题,就可以采取这种调 整与处理方法。
(2)对于有关当事人由于工作疏忽或技术差错所造的问题,也应向当事
人指出问题的存在,并应根据问题所造成的不同后果作出调整处理。如对于 汇总差错造成的会计凭证的多汇总或少汇总的问题,若已根据错误凭证登记 入帐,应运用红字更正法或补充登记更正法对多记或少记的金额进行调整, 以使帐实相符。
(3)对于会计凭证中的舞弊问题,应根据其具体形态和造成后果的严重
程度作出合理的调整与处理。如对于在会计凭证中以多汇总或少汇总进行贪 污舞弊的问题,首先应没收当事人听获取的赃款,并处以一定金额的罚款。 其次,根据其贪污金额的大小及采取手法的具体过程,以及当事人的其他有 关情况(如有无前科,认罪态度等)作出行政或司法性的处罚。第三,根据 具体情况作出调帐处理。如对于没收当事人的赃款,可调帐如下:
借:现金(或“银行存款”、“其他应收款”) 贷:管理费用(或其他有关费用科目或营业收入科目) 对于罚款收入,可调帐如下: 借:现金(或“银行存款”、“其他应收款”) 贷:营业外收入

四、发票管理

□我国现行发票的分类
  发票的适用范围较广,具体格式也较多,为了加强管理,必须对发票进 行科学分类。其分类方法全国尚未作统一规定,按照不同的管理要求,目前, 一般有以下几种分类方法:
  (1)按经济性质结合行来特点可分为:工业发票、商业发票、交通运输 发票、建筑安装发票、服务业发票、特种发票、其他行业发票、私营个体类 发票。
  (2)从我国目前发票管理现状来看,我们还可以对发票进行这样的分 类:增值税专用发票,普通发票两类。
  增值税专用发票只限于增值税的一般纳税人领购使用,增值税的小规模 纳税人和非增值税纳税人不得领购使用,并且增值税的一般纳税人在一些情 形也不得开具增值税专用发票。
  普通发票是指除增值税专用发票以外的一般经营活动都可以使用的发 票,仅作为一种商事凭证,而通常不能作为增值税扣税凭证。对于普通发票, 一般由各省、自治区、直辖市税务机关对发票的种类、各联用途、具体内容、 版面排列、规格、使用范围作出统一规定,如果统一的发票式样不能满足业 务需要,也可以自行设计本单位的发票式样,符合自印发票条件的,经县(市) 以上税务机关批准可以印制专用式样和要求的发票。
普通发票大体可分为:特种类发票、工业类发票、商业类发票、服务类
发票、维修业类发票、运输业类发票、个体工商业类发票、综合类发票。
□发票的基本内容
1.发票的基本要素 发票的种类很多,具体内容也有差别,为了正确反映经济交往活动,明
确有关单位和个人在经济活动中的责任,发票必须具备以下两部分:一是票
面表格内容(六要素),即品名、规格、单位、数量、单价、金额。二是非 表格内容(七要素),即票头、字轨号码、联次及用途、客户名称、开票日 期、银行开户帐号、开票单位及责任人等。归结起来,发票是由发票的表格 和非表格两部分内容所组成。
2. 发票各要素的内在联系
  由于发票是由票面表格内容(六要素)和非表格内容(七要素)组成, 因此,用票人在填写发票时,必须全面、完整、准确、真实地填写,不能各 取所需,少填或乱写。这是因为发票各要素之间存在一定的内在联系,它们 共同构成一个完整的有机整体,共同作用于一起经济交往事项。对于票面表 格内容(六要素)中,通过品名、规格、单位反映出成交商品的实物形态和 劳务服务项目的内容;通过数量、单价、金额反映了计价标准及成交金额, 并通过大、小写金额牵制,保证金额的准确。通过这些要素使商品和劳务服 务从实物内容到金额内容得到双重体现。
□发票监制章
  发票监制章我国是从 1993 年 1 月 1 日起在全国统一的,发票监制章统一 后形状为椭圆形,字形为正楷,印色为大红色,长轴为 3 厘米,短轴为 2 厘 米,边宽为 0.1 厘米,内环加刻一细线,上环刻制“全国统一发票监制章” 字样,下环刻制“国家(或地方)税务局监制”字样,中间刻制税务机关所
  
在地省(市、区)、市(县)的全称或简称,“发票监制章”套印在发票联 票头正中央。增值税专用发票抵扣联也套印“发票监制章”在票头的正中央。 统一后的“发票监制章”是税务机关管理发票的法定标志和识别发票真伪的 重要依据。
  发票作为商事凭证,是单位财务收支的法定凭证,是会计核算的原始凭 据,是税务稽查的重要依据,多年来我国的发票监制章形状、规格和印色等 由各省、自治区、直辖市税务机关确定,由于各地发票监制章形状各异、差 别很大,给广大用票单位和个人乃至税务机关本身(外省发票)识别发票的 真伪,正确进行会计核算、财务监督以及税收征管带来了许多困难,不利于 发票管理,统一发票监督章对规范我国的经济活动和税收征收管理无疑是有 益的。
□发票联底纹
  发票联底纹是指在发票联加印花纹图案,以增强防伪性,统一后的发票 联一律为第二联,底色为白色,套印大红色椭圆监制章和淡黄色底纹,底纹 为“中国税务”和“发票监制”篆体字及花纹图案连接而成,而其他联次不 加印底纹。
  发标联加印底纹与发票监制章一样目的都是为了提高发票的防伪性,是 为了针对目前社会上一些不法分子利用私印、私售、倒买、盗卖、转借、代 开、伪造、涂改发票等手段,进行偷税、骗税等违法犯罪活动,通过加印底 纹乃至增值税专用发票由中国人民银行造币厂来承印等有效措施,对不法分 子进行控制,从而维护正常的社会经济秩序,保证我们的经济生活的正常运 行。各单位在接纳外来发票时,一定要按照全国统一后的发票式样、标志来 识别真伪和作废发票。
□什么是发票专用章
  发票专用章是指没有(或者不便使用)财务印章的单位和个体工商户按 税务机关的统一规定刻制的,在领购或开具发票时加盖有其名称、税务登记 号、发票专用章字样的印章。
根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则规定,发票专用章
式样和使用办法由省级税务机关确定。
□发票的基本联次与票面
  发票的基本联次为三联,第一联为存根联,开票方留存备查;第二联为 发票联,收执方作为付款或收款原始凭证;第三联为记帐联,开票方作为记 帐原始凭证。增值税专用发票的基本联次还应包括抵扣联(共十四联),收 执方作为抵扣税款的凭证。
  发票联以及增值税专用发票抵扣联印有全国统一发票监制章,为大红 色,发票联还加印淡黄色发票底纹,发票联字色为棕色,用专用白纸印制, 发票号码为大红色(变色);存根联为白纸黑字;记帐联为白纸字淡红色。 增值税专用发票票面的规范式样由国家税务总局确定。除了增值税专用 发票外,对于普通发票的规范式样,由各省、直辖市、自治区税务机关根据 本地区实际需要制定本地区统一的发票式样规范,并按该式样规范印制发 票,供发票使用单位领购,通常省级税务机关制作发票样本,由县(市)税 务机关根据所辖区内的用票种类和数量,统一到指定的发票印制厂印制,用 票单位按照一定的程度,到税务机关购买。发票样本上所列类别式样一般为 经常使用的,对于有固定生产经营场所、财务和发票管理制度健全、发票使
  
用量较大的单位,经县(市)以上税务机关批准,可以申请印制印有本单位 名称的发票;如果统一发票式样不能满足业务需要,也可以自行设计本单位 的发票式样。
□发票的使用
1.领购发票需要办理的手续 依次办理税务登记的单位和个人,在领取税务登记证后,可向主管税务
机关申请领购发票。 凡向税务机关领购发票的单位和个人,必须按照规定提出领购发票申请
报告,提供经办人身份证明,税务登记证件或其它证明,以及财务印鉴或者 专用章的印模,经主管税务机关审核后,发给发票购领簿。
  (1)提供领购发票申请报告,应载明单位和个人的名称、税务登记号码、 所属行业、经济类型、核准可购领的发票种类、名称、数量等内容,并加盖 申请人、经办人及税务机关审核人印章。
  (2)“经办人身份证明”是指经办人的居民身份证、护照、工作证及其 它证明经办人身份的证件。
  (3)“税务登记证明”是指税务登记证(正副本),注册税务登记证(正 副本)。
(4)“发票专用章”是指按税务机关统一规定刻制的含有纳税人名称,
税务登记号码和发票专用章字样的,在领购或开具发票时在发票上加盖的印 章。
(5)发票购领簿的内容应包括用票单位和个人的名称、税务登记号码、
所属行业、经济类型、领购方式、核准可购发票种类、发票名称、领购日期、 准购数量、起讫号码、违章记录、领购人签章、核发税务机关经办人签章。
2.异地经营领购发票
  到本县(市)以外从事经营活动需要发票的,属固定工商户的,根据《发 票管理办法》第十八条的规定精神,持所在地税务机关开具的证明,向经营 地税务机关申请领购经营地发票。
(1)凡属此类情况的,经营地税务机关应要求其提供具有担保能力的公
民法人或其它经营担保作为保证人,并填写担保书,写明担保对象、担保范 围、担保期限和担保责任以及其它有关事项,国家机关不能作为担保人,担 保书须经三方签字后生效。
(2)如果在领票地无法取保者,可根据所领购发票的票面限额及数量交
纳不超过一万元的保证金,并限期缴销发票。
  (3)按期缴销发票的,解除担保义务或退还保证金,未按期缴销发票的, 责令保证人缴纳罚款或者以保证金缴纳罚款。
  纳税人所属非独立核算分支机构领用发票,应就具体情况而定。对在同 一县市内的非独立核算机构按规定不能作为单独的用票单位,其需要用的发 票应向总机构限量申请,验旧换新,对于总机构不在同一县市的非独立核算 分支机构,应向所在地税务机关申报办理税务登记,申请领购发票。
  对于那些未经工商行政管理机关核准发给营业执照而从事临时生产经营 活动的单位和个人,因其生产经营活动是一种短暂行为,不具有固定经营地 点和长期经营的条件,因此对其使用发票有一定的限制,不能作为固定的用 票单位和个人直接供给发票,其需要用发票时应按次直接向经营地税务机关 申请填开。
  
对有下列情况之一者,税务机关一律不予领购发票:
(1)不符合《发票管理办法》规定的领购发票条件的;
(2)不按规定办理领购发票手续或者领购手续不齐全的;
(3)发生严重的违反发票管理法规行为未按规定期限纠正的;
(4)发生变更或者注销税务登记,原使用的发票正在清理之中的。 用票单位和个人有上述不予领购发票的情形之一的,需用发票时,应按
次向主管税务机关申请填开。
3.开具的发票 销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人,对外发生经
营业务收取款项,收款方应向付款方开具发票;特殊情况下,收购单位和扣 缴义务人支付个人款项时由付款方向收款方开具发票。
  所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事 其他经营活动支付款项,应当向收款方取得发票,取得发票时,不得要求变 更品名和金额。
  填开发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票, 未发生经营业务一律不准开具发票。
  开具发票后,如发生销货退回需开红字发票的,必须收回原发票并注明 “作废”字样或取得对方有效证明;发生销售折让的,在收回原发票并注明 “作废”字样后,重新开具销售发票。
开具发票发应当按照规定的时限、号码顺序填开,填写项目齐全,内容
真实,字迹清楚,全部联次一次复写、打印,内容完全一致,并在发票联和 增值税专用发票抵扣联加盖单位财务印章或者发票专用章。
使用电子计算机开具发票,须经主管税务机关批准,并使用税务机关统
一监制的机外发票,开具后的存根联应当按顺序装订成册。 任何单位和个人不得转借、转让、代开发票;未经税务机关批准,不得
拆本使用发票;不得自行扩大专业发票使用范围。
  开具发票应当使用中文,民族自治地区可以同时使用当地通用的一种民 族文字,外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。
发票一般不得跨省、自治区、直辖市开具使用,特殊情况由国家税务总
局规定;跨市(县)开具由省级税务机关规定。
4.发票丢失后的处理 使用发票的单位和个人应当妥善保管发票,不得丢失。发票丢失,应于
丢失当日书面报告主管税务机关,并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作
废。对于丢失增值税专用发票国家税务总局规定必须在《中国税务报》刊登 遗失声明。
5.发票的缴销 纳税人所用发票的缴销主要有以下三种情况:
  第一种情况:纳税人因改组、合并、停业、分设等经营情况发生变化时 的发票缴销。
第二种情况:因某种发票的换版而缴销部分结存发票。 第三种情况:因发票印刷质量等问题而需作缴销处理的。 对于上述第一种情况的,在纳税人自查的前提下,税务机关应对其作全
面的清理检查,核对其所购发票与实际使用情况是否相符,有无隐瞒不报私 自留存的问题。第二种情况也应作同样处理。属第三种情况的,首先则要确

定该发票是否确系印刷质量,还是由于其它原因而推之于质量问题的。 以上三种情况除必须按规定作出处理外,均须填写《发票清理缴销登记
表》,此表至少应保存五年。
表 2 . 11 发票清理缴销登记表
填报日期: 年 月 日


单位全称 税务登记号 发票购领证号 发票名 称、规格
购或印
字轨 清理缴销 所属时间
期存结存 本期印制或购 领
本期使用
缴销 份/本 份/本 份/本 份/本 清理缴销 性质
违章情况记录 报送单位 说明 发票责任人(签章)企业 公章 税务机关检 查人员意见 责任人(签章) 年 月 日
备注


《能挣钱巧开支——企业出纳手册》出纳业务(二)——出纳日记帐
{ewc MVIMAGE,MVIMAGE, !15900180_0064_1.bmp} 查找错帐的方法有:顺查法和逆查法。


一、出纳日记帐

□出纳日记帐的概念
  出纳日记帐是出纳员以收款凭证和付款凭证为根据,全面、系统、连续 地记录和反映本单位现金和银行存款的收付业务及其结存情况的一种主要工 具,是各单位会计帐簿的重要组成部分。出纳日记帐包括现金日记帐和银行 存款日记帐两种。
  (1)现金日记帐。现金日记帐是用来逐笔记录和反映本单位在经济业务 中,由于使用现金结算而发生的现金的收入、付出及其结存情况的帐簿。
  (2)银行存款日记帐。银行存款日记帐是用来逐笔记录和反映本单位在 经济业务中由于使用银行转帐结算而使银行存款发生增减变动及其结存情况 的帐簿。
  现金日记帐和银行存款日记帐必须采用订本式帐簿,帐页按顺序编号, 不得随意抽换或增添,以保持帐页页数和序时记录的系统性、完整性,防止 不法分子从中舞弊。
□出纳日记帐的格式
  现金日记帐有既登记现金收入,又登记现金支出的现金收付日记帐,也 可更细地分别设置现金收入日记帐和现金支出日记帐。现金收付日记帐一般 采用的是三栏式,即在同一张帐页上设置“借方”、“贷方”、“余额”三 栏,分别反映现金的收入、付出和结存情况。此外,还在“摘要”栏后设置 “对方科目”栏,以具体登记对方科目名称。三栏式现金日记帐的格式如表
3.1。
表 3 . 1 三栏式现金日记账
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